Exemplo de regras para escrever cartas oficiais. Como escrever uma carta amigável

Em princípio, não devem surgir questões sobre como e por que meios podem ser criados e enviados. No entanto, nem todos estão preparados para iniciar imediatamente esta tarefa quando se trata de cartas oficiais, especialmente quando o autor da carta espera receber uma resposta. Eu vou abrir para você pequeno segredo correspondência de negócios, quanto mais rigorosa for a carta em caráter e estilo, maior será a chance de resposta do destinatário. Nesta lição, fornecerei vários exemplos de e-mails que devem ajudar os usuários a decidir sobre seu próprio estilo e, posteriormente, redigir mensagens da maneira mais competente.

Primeiro, precisamos decidir qual será a natureza da letra que estamos criando. Eu divido todos os e-mails enviados em três tipos principais:

• Oferta comercial
• Consulta comercial
• Endereço amigável

Assim, para todos os três tipos tenho modelos, tanto na forma de arquivos de texto simples quanto na forma de modelos personalizados para programas de e-mail específicos. Vamos passar para cada um deles em ordem.

Oferta comercial

Olá (Boa tarde), [nome da pessoa a quem se dirige]!

É aconselhável indicar o nome em qualquer carta no momento da comunicação, pois um endereço pessoal deixa a pessoa amigável. No entanto, se você ainda não conseguir descobrir o nome, um modelo de saudação será suficiente.

Deixe-me apresentar à sua atenção um novo serviço ( Novo produto) da nossa empresa [nome da empresa].

Permita-me oferecer cooperação na área de [nome do ramo de atividade].

A seguir, descreva brevemente as vantagens da sua proposta em termos de preço, ou algumas características de qualidade. O principal é não exagerar. Megabytes de texto, e até mesmo complementados com imagens brilhantes e sem sentido, apenas assustam as pessoas. Se o destinatário da carta estiver interessado na sua oferta desde as primeiras linhas, ele certamente entrará em contato com você para obter informações adicionais.

Se você está seriamente interessado em pessoas necessárias entrou em contato com você no primeiro contato, ou seja, faz sentido pensar em acessibilidade não apenas por e-mail. Seria uma boa ideia criar contas em serviços comoICQ eSkype. Às vezes é muito mais fácil para uma pessoa entrar em contato com você por telefone normal, a menos, é claro, que você tenha deixado o número em sua assinatura.

Por que você precisa duplicar seu próprio endereço de e-mail na assinatura, você pergunta, se ele é encaminhado automaticamente pelo servidor de e-mail. A regra aqui é que o excesso de informações na correspondência comercial nunca é desnecessário. Vamos imaginar uma situação em que sua carta seja recebida por uma pessoa que potencialmente não está interessada na oferta ou que simplesmente não tem competência para respondê-la corretamente. Ele encaminha a mensagem recebida para outro usuário, mas por algum motivo, as informações sobre o verdadeiro remetente são perdidas nos dados adicionados automaticamente, o que dificulta o contato com você. No entanto, bastará sempre olhar a assinatura para determinar o autor da carta e os contactos necessários.

Consulta comercial

Olá boa tarde)!

Ou, se o nome do destinatário for conhecido, então(Querido, [Nome, Patronímico])!

Forneça informações sobre o produto (serviço) [nome do produto/serviço] com uma descrição especificações completas e qualidades competitivas.

Baseado Lei federal RF [número e data do documento], forneça informações [descreva os dados necessários para obter].

Você também pode entrar em contato com a administração de um determinado serviço na Internet se seus direitos forem violados.

Em conexão com a violação da cláusula [número da cláusula no contrato do usuário] do contrato do usuário, a saber: “[citação texto completo ponto nomeado]”, peço-lhe que conduza uma investigação e tome as sanções apropriadas contra o culpado [responsável (se estamos falando sobre sobre funcionários de serviço)] pessoas [site (nome do site)]. Por favor, informe os resultados da inspeção e as sanções impostas para [seu próprio endereço de e-mail].

Endereço amigável

Saudações (Bom dia) (Olá), [nome da pessoa]!

Quando você nos contatar pela primeira vez de maneira amigável, bom indicador sua mensagem de texto estará completa. Um texto volumoso e escrito corretamente indicará seu grande interesse em entrar em contato com a pessoa certa e despertará o desejo de uma resposta. Não se esqueça de iniciar a conversa com algumas perguntas iniciais.

Exemplo e-mail Preparando uma carta comercial

Qualquer que seja o propósito das cartas comerciais, elas são escritas para atingir o objetivo desejado nos negócios. Nem todo funcionário de uma organização possui a competência adequada na área de correspondência comercial; com uma abordagem inepta, corre-se o risco de arruinar completamente a reputação da empresa com uma carta. Mas se você utilizar o serviço de redação de cartas de nossa agência, o destinatário certamente terá interesse em trabalhar com você.

Objetivo das cartas comerciais

As cartas comerciais não perdem sua relevância na resolução de questões de trabalho e tarefas de marketing. As informações fornecidas por escrito são convenientes porque você sempre pode acessá-las ou recorrer ao resolver questões controversas. O texto escrito permite formular pensamentos de forma mais sucinta e clara do que a comunicação oral. Além disso, alguns destinatários só podem ser contatados através do envio de uma carta comercial. E quanto maior o status desse destinatário, mais profissional deve ser o texto. Os tipos de cartas comerciais são tão variados quanto o escopo das relações comerciais. A correspondência comercial pode ser comercial (desejo de concluir um negócio, uma reclamação a uma parte de uma transação) e não comercial (uma carta de agradecimento, informação, uma carta de garantia, cartas de solicitação, convites, lembretes, etc.) Com base na sua funcionalidade, distinguem entre cartas de iniciativa e cartas de resposta, bem como mensagens que não requerem resposta.

Como escrever cartas comerciais corretamente. Características da estrutura e do texto de uma carta comercial

As cartas comerciais têm uma composição clara:

A introdução indica o propósito e o motivo da carta e fornece um link para o documento que serviu de ponto de partida para esta mensagem;

A parte principal descreve a situação, fornece uma análise da situação e argumentação. A natureza da evidência depende da direção da carta: por exemplo, para persuadir a comparecer a uma conferência, a investir em um projeto, a adquirir um produto;

Concluindo, chega-se a uma conclusão com base no exposto: oferta, pedido, recusa, desejo, etc.

Antes do texto da carta, é sempre colocado um endereço educado ao destinatário (por exemplo, “Caro Sergei Mikhailovich!”) E também no início ou no final do texto há uma fórmula de polidez elaborada de acordo com os cânones de correspondência comercial. As fórmulas de polidez geralmente começam assim: “Expresso minha gratidão pela assistência prestada... / gratidão pelo convite... / espero uma cooperação frutífera...”. Ao escrever cartas deste tipo, as seguintes regras devem ser seguidas: estilo de negócios. Suas características: concisão, clareza, inequívoca, uso de termos, tom neutro, padronização.

Dificuldades em escrever cartas comerciais

Esteja bem atento ao destinatário e às informações que ele já possui sobre a sua pergunta;

Conhecimento das regras da língua russa e das características do estilo empresarial: fórmulas linguísticas, regras para redigir frases, etc.;

Uso correto e apropriado da terminologia;

Correção no tratamento ao destinatário.

Como escrever cartas comerciais corretamente.

Dicionários e exemplos de redação de cartas comerciais podem ajudá-lo a lidar com essa tarefa sozinho. Mas se não houver funcionário competente suficiente ou tempo para se preparar para escrever cartas comerciais, uma agência profissional pode fornecer esse serviço. Especialistas agência de comunicação A Comagency irá ajudá-lo a desenvolver um papel timbrado, coletar Documentos exigidos para apresentar um argumento convincente, escreva uma carta comercial competente e apresentável, melhorando assim a imagem da sua organização.

Uma carta comercial é uma ferramenta de correspondência comercial que desempenha papel importante a caminho de encerrar ou manter relações mutuamente benéficas e relações amigáveis com parceiros, fornecedores, clientes, funcionários. Uma carta comercial bem escrita permite criar uma imagem positiva da organização. Nosso site contém exemplos de redação e design. tipos diferentes cartas comerciais.

Amostras de cartas comerciais

Carta de agradecimento

Uma carta de agradecimento é uma carta comercial que contém palavras de gratidão por algum motivo: por trabalho profissional, serviços de qualidade prestados, etc. Uma carta de agradecimento pode ser dirigida à organização como um todo ou a uma pessoa específica. Pode ser uma carta em resposta a uma carta de iniciativa: uma carta de felicitações, uma carta-convite ou uma carta de iniciativa escrita por iniciativa do próprio autor. Como escrever uma carta de agradecimento Carta de agradecimento...

Carta de agradecimento ao professor

Uma carta de agradecimento ao professor é uma carta comercial que expressa gratidão ao professor do jardim de infância por seu árduo trabalho na criação dos filhos em nome do diretor da instituição pré-escolar ou dos pais das crianças. Como escrever uma carta de agradecimento a um professor Uma carta de agradecimento a um professor de jardim de infância tem o mesmo formato de uma carta comercial normal e consiste nos seguintes elementos estruturais: Cabeçalho do documento. Contém o cargo, sobrenome e iniciais do professor em...

Carta de agradecimento ao médico

Uma carta de agradecimento a um médico é uma carta comercial que expressa gratidão ao médico por sua ajuda na recuperação. Uma carta de agradecimento é escrita em nome do paciente ou de seus familiares. Como escrever uma carta de agradecimento a um médico Uma carta de agradecimento a um médico tem o mesmo formato de uma carta comercial: Título da carta - nome completo do médico ou médico-chefe da instituição de saúde no caso dativo (escrito como necessário). Recurso - nome completo do médico a quem...

Carta de agradecimento pela cooperação

Uma carta de agradecimento pela cooperação é uma carta comercial que expressa gratidão em nome do chefe da organização ao seu parceiro pela entrega pontual e de alta qualidade de bens, trabalho executado e serviços prestados. Como escrever uma carta de agradecimento pela cooperação Uma carta de agradecimento pela cooperação tem os mesmos detalhes de uma carta comercial: Cabeçalho da carta. Anote o cargo, sobrenome e iniciais do funcionário da organização a quem são dirigidas palavras de agradecimento por...

Carta de agradecimento da organização

A carta de agradecimento de uma organização é uma carta comercial que expressa gratidão por implementação bem sucedida negociações, reuniões e tempo gasto, hospitalidade oferecida durante uma viagem de negócios, etc. Como escrever uma carta de agradecimento a uma organização Uma carta de agradecimento a uma empresa contém os detalhes de uma carta comercial: O cabeçalho do documento é o nome completo do funcionário da organização ao qual o agradecimento é expresso. Apelo - nome completo do funcionário da organização a quem são dirigidas palavras de agradecimento....

Carta de agradecimento aos pais

Uma carta de agradecimento aos pais é uma carta comercial que expressa gratidão aos pais de graduados da escola ou do jardim de infância pela boa educação de seus filhos, Participação ativa na vida de um grupo, classe e instituição educacional, ajuda na escola, Jardim da infância e assim por diante. É redigida uma carta de agradecimento em nome do diretor, professor da turma, professor ou diretor. Como escrever uma carta de agradecimento aos pais Uma carta de agradecimento aos pais de graduados consiste na seguinte estrutura...

Carta de agradecimento ao funcionário

Uma carta de agradecimento a um funcionário é uma carta comercial que expressa gratidão ao funcionário pelo seu trabalho, contribuição para o desenvolvimento da empresa, atitude conscienciosa para com o trabalho, etc. Uma carta de agradecimento é escrita em nome do chefe da organização em homenagem a algum evento significativo: aniversário, feriado profissional, etc. Como escrever uma carta de agradecimento a um funcionário Uma carta de agradecimento a um funcionário tem o mesmo formato e estrutura de uma carta comercial normal: Cabeçalho do documento. EM...

Carta de agradecimento ao aluno

Uma carta de agradecimento a um aluno ou aluno é uma carta comercial que expressa gratidão ao aluno pelo sucesso acadêmico, pela atividade atividades sociais, participação na vida esportiva, etc. Uma carta de agradecimento é redigida em nome do diretor da escola, reitor da universidade. Como escrever uma carta de agradecimento a um aluno A gratidão a um aluno é escrita em qualquer formato. O texto da carta de agradecimento contém palavras de agradecimento ao aluno. Abaixo, abaixo do texto da carta...

Carta de agradecimento ao professor

Uma carta de agradecimento a um professor é uma carta comercial que expressa gratidão ao professor, para o professor da turma para trabalhar na criação e ensino de crianças em nome do diretor de uma instituição educacional ou dos pais de crianças estudantes. Como escrever uma carta de agradecimento a um professor Uma carta de agradecimento a um professor contém os detalhes de uma carta comercial: Cabeçalho do documento - indica o nome do professor para cujo endereço são enviadas as palavras de agradecimento. Opcional elemento estrutural carta de agradecimento...

Tipos de cartas comerciais

Carta de garantia

Uma carta de fiança é uma carta comercial não comercial que contém a confirmação (garantia) da realização de determinadas ações ou do cumprimento de determinadas condições: condições e fato de pagamento de produtos recebidos, trabalhos executados ou serviços prestados, garantias de qualidade, etc. Em outras palavras, uma carta de fiança é uma forma de garantir o cumprimento de uma obrigação por parte de uma parte de uma transação. Uma carta de garantia pode ser redigida em resposta a uma carta de reclamação. Como redigir uma carta de garantia Formulário de garantia...

Carta de fiança para provisão endereço legal

A carta de fiança para fornecimento de endereço legal é uma carta comercial que contém a confirmação do fato da celebração de um contrato de locação com uma empresa existente ou da intenção do proprietário instalações não residenciais alugá-lo após registro estadual do novo entidade legal. Ou seja, garante o direito de celebrar um futuro contrato de arrendamento. Esta carta é submetida à autoridade de registo e é elaborada a pedido do inquilino. Como escrever uma carta de garantia sobre...

Carta de garantia de emprego

Uma carta de garantia de emprego é uma carta comercial que contém uma garantia de conclusão contrato de emprego empregador e empregado. Na maioria das vezes, é necessário submetê-lo ao Serviço Federal de Migração quando um funcionário se muda para outro país. Como redigir uma carta de fiança de emprego O formulário da carta de fiança de emprego contém os seguintes dados: número e data do documento; destinatário da carta - o nome da organização e o nome completo do funcionário a quem se dirige ou o texto:...

Carta de garantia de pagamento

Uma carta de garantia de pagamento é uma carta comercial que confirma o momento e o fato do pagamento dos produtos recebidos, serviços prestados ou trabalhos executados. Uma carta de garantia de pagamento pode ser uma resposta a uma carta de reclamação. Como redigir uma carta de fiança para pagamento de uma dívida O formulário da carta de fiança contém os seguintes dados: número e data do documento; destinatário da carta - o nome da organização e o nome completo do funcionário a quem se dirige; Título do documento -...

Escrevendo uma carta comercial

Antes de escrever uma carta comercial, pense no resultado final que você deseja alcançar: aumentar as vendas, agilizar o processo de pagamento, oferecer cooperação, fazer reclamações, parabenizar, convidar e muito mais. De acordo com isso, redija uma carta comercial, tentando enfatizar ao máximo seu objetivo.

Formatando uma carta comercial

A carta comercial é redigida em papel timbrado da empresa, que deve indicar o nome da organização, endereço, números de contato, possivelmente e-mail, site, logotipo.

A carta comercial deve ser impressa com margens: a margem esquerda deve ter no mínimo 3 cm (para arquivamento de documentos), a margem direita deve ter no mínimo 1,5 cm.

O cabeçalho de uma carta comercial deve conter o nome da empresa destinatária, indicando o nome completo e o cargo da pessoa destinatária (à direita canto superior).

No canto superior esquerdo, sob o cabeçalho de uma carta comercial, a data de redação e número de registro(extrovertido). Se uma carta comercial for uma carta de resposta, é necessário indicar a qual documento esta carta responde.

Se necessário, o título do documento é indicado após a data e o número do documento.

Uma carta comercial deve conter um apelo ao destinatário da carta.

Ao final da carta comercial deverá constar a assinatura do remetente (nome completo, cargo, assinatura).

Para correspondência comercial formal, a fonte normalmente usada é Times New Roman, tamanho 12, espaço simples.

Qualquer organização, seja uma fábrica estatal, uma pequena loja ou uma grande holding, mais cedo ou mais tarde surge a necessidade de entrar em correspondência. Para fazer isso, você precisa ser capaz de escrever, formatar e enviar corretamente uma carta comercial. Neste artigo analisaremos os tipos de cartas comerciais e falaremos sobre como preparar os detalhes básicos deste documento.

Primeiro, vamos definir quais tipos de cartas comerciais existem. Afinal, dependendo disso, as regras para escrever cartas diferem: o que escrever, como escrever, para quem escrever e assim por diante.

Você pode listar várias dezenas de tipos de cartas comerciais, mas os mais comuns são:

• correio informativo;
• carta de apresentação;
• carta de garantia;
• carta de agradecimento;
• reclamação;
• alegar;
• oferta (não comercial);
• Oferta comercial;
• convite;
• parabéns;
• desculpa;
• mensagem;
• declaração;
• confirmação;
• aviso;
• notificação;
• lembrete;
• recomendação;
• recusa;
• ordem;
• solicitar;
• referência;
• solicitar;
• oferta de emprego.

Existe outra categoria separada de cartas - são cartas judiciais. Não as consideraremos, pois apenas advogados lidam com essas cartas e sabem muito sobre como escrevê-las. Tudo o que todos os demais funcionários da organização precisam saber, principalmente os que trabalham com correspondência: se você encontrar tal carta (está marcada como “judicial”), guarde tanto o envelope quanto a carta.

Carta comercial: estrutura

Uma carta comercial, entre outras coisas, difere de uma carta normal por ter uma estrutura clara, que consiste nas seguintes partes:

Destino.

Assunto da carta.

Título ou apelo.

Parte introdutória.

Parte principal.

Parte final.

Aplicativo (se disponível).

Assinatura.

Executor.

Esse é o formato mais comum para cartas comerciais, mas, claro, alguns pontos podem ser alterados.

Destino

Este é aquele para quem estamos escrevendo uma carta. Aqui você pode indicar o nome da empresa, seu diretor ou o funcionário com quem você se corresponde atualmente. No caso de uma carta comercial ser enviada a uma organização pela primeira vez, o destinatário é diretor geral. A carta também pode ser enviada para uma pessoa comum– para um indivíduo. Podem ser vários destinatários, mas é melhor não colocar mais de cinco. Nesse caso, seria mais correto fazer.

Dependendo de para quem enviamos a carta, formatamos os dados de forma diferente. Se o destinatário for o chefe de uma empresa, deve-se primeiro indicar o cargo, depois o nome da empresa e as iniciais com o sobrenome, e tudo. do acima deve estar no caso dativo.

para CEO

LLC "Energotras"

OU. Zazublin

Se a carta for endereçada a uma pessoa específica da empresa, você deverá primeiro escrever o nome da organização em caso nominativo, depois o cargo, iniciais e sobrenome da pessoa, mas no dativo:

CJSC "Butil-Express"

Chefe de produção

R. N. Taburetkin

Se a carta for enviada sem destinatário específico para uma organização, indique o nome da organização no caso nominativo:

OJSC "Mystic Pro"

Se a carta comercial for destinada a uma pessoa física, escreva primeiro o sobrenome no caso dativo, depois as iniciais e nas linhas seguintes - o endereço postal para o qual a carta será enviada. Caso o endereço postal seja desconhecido e o documento esteja previsto para ser transferido de alguma outra forma, deixamos apenas o sobrenome e as iniciais:

Komarova S.V.

rua. Polevaya, 5, apto. 457,

Moscou, 123456

Não há necessidade de colocar ponto final no final ou alterar a fonte, ela deve ser igual ao texto da carta. O texto do atributo “Destinatário” está alinhado à direita.

Assunto da carta

Esse resumo cartas. Você precisa escrevê-lo acima do texto principal.

Existem alguns documentos em que não é necessário indicar o assunto da carta, nomeadamente: notificação, reclamação, reclamação, felicitações, carta de fiança ou advertência. Em todos os documentos listados, o tipo de carta deverá constar no título, com exceção apenas para felicitações.

O texto do tópico não deve ultrapassar 50 caracteres; você precisa escrever de forma muito breve, mas ao mesmo tempo clara, do que se trata este documento. Muitas vezes o tópico pode ser expresso em 2 a 3 palavras, por exemplo “Solicitação de informações” ou começar com a preposição “sobre” e escrever no caso preposicional.

A fonte do tema pode ser um ponto menor que a fonte do corpo, mas não mais, e isso não é obrigatório. O alinhamento deve ser deixado.

Por exemplo:

Sobre coordenar os procedimentos para as organizações atuarem em situações de emergência

Pedido de informação

Título ou endereço do destinatário

O título ou recurso é escrito no centro, a uma linha vazia do assunto da carta.

Este poderia ser o título da carta, que essencialmente substitui a linha de assunto. Na maior parte, isso se aplica a reclamações, reclamações, cartas de garantia, declarações, advertências ou avisos. Também pode ser um apelo pessoal ao destinatário da carta.

Se você escrever um título, é melhor digitá-lo em letras maiúsculas e colocá-lo no centro. Não há necessidade de destacar o título em fonte maior, ele deve ser exatamente igual ao texto principal; Você pode deixar a fonte em negrito:

NOTIFICAÇÃO

ALEGAR

Quanto aos endereços, deve-se começar com a palavra “Prezado”, depois o nome e patronímico do destinatário:

Querida Galina Viktorovna!

Caro Evgeniy Borisovich!

Se o primeiro e patronímico Individual desconhecidos, não são substituídos por iniciais, mas são escritos assim:

Prezado Sr. Petrov!

Prezada Sra. Lisitsyna!

Se uma carta comercial for enviada a uma organização, cujo sobrenome, nome ou patronímico do chefe não seja conhecido por você, escreva de forma neutra “Prezados colegas” ou “Prezados senhores”. Não esqueça de colocar um ponto de exclamação no final, mas apenas um, não precisa colocar três ou mais vezes, demonstrando seu respeito, ficará completamente infantil.

Texto da carta

O texto da carta está dividido em três partes: introdução, parte principal e conclusão. Não precisa ter três parágrafos, talvez mais. Cada parte do texto transita suavemente entre si. Caso sua organização não possua fonte corporativa para escrever o corpo da carta, é melhor escolher a fonte Arial ou TimesNewRoman, escolha a fonte 12 ou 14. Você deve começar a escrever a partir da linha vermelha, alinhando-a em largura. O texto precisa ser alinhado em largura. Pode consistir em frases simples ou complexas, e cada uma delas deve ter algum tipo de pensamento e não ser vazia. O estilo de discurso empresarial não tolera nenhuma “água”. Cada parágrafo começa com uma linha vermelha.

Introdução

Com sua introdução, você pode apontar para uma carta do destinatário que chegou anteriormente, para a qual você está escrevendo uma resposta, ou informar que combinou previamente com o destinatário que enviaria uma carta. Se uma carta estiver sendo escrita para uma pessoa pela primeira vez e não houver acordo, você poderá pular a introdução.

Uma introdução é uma frase ou mesmo parte dela.

Por exemplo:

Para sua referência. nº 175-8/3-15 de 25.05.2015 informamos o seguinte

De acordo com nosso acordo…

Parte principal

Essa é a parte da carta onde está escrito o principal, ou seja, a essência do problema. Convencionalmente, pode ser dividido em duas partes: “justificativa” e “solicitação”. A justificativa indica o motivo para escrever a carta, o “pedido” indica o que você deseja obter do destinatário da carta.

“Solicitação” deve ser escrita a partir de um novo parágrafo e de uma linha vermelha.

Por exemplo:

Enviamos para sua consideração um pacote de documentos sobre a manutenção econômica do complexo comercial Kometa e território adjacente para junho de 2015.

Por favor, revise os documentos, assine-os, certifique as assinaturas com selos e envie um conjunto de documentos para Cleaning-Systems LLC.

Conclusão

A carta deve terminar com uma fórmula educada que flua suavemente para a assinatura, por exemplo:

Sinceramente,

Com profunda gratidão

Muitas felicidades

A presença ou ausência de uma frase final depende da proximidade do destinatário, da cultura corporativa do autor e do conteúdo da carta. Se tomarmos, por exemplo, organizações religiosas, então terminam suas cartas com frases bastante volumosas e emocionantes. Mas se você escrever “Com respeito” na sua reclamação, não parecerá apropriado. Portanto, você deve considerar se tal frase é necessária.

Dependendo da situação, do tipo e do texto da carta, a frase final estará lá ou não. Como esta frase será seguida por uma assinatura, você deve usar uma vírgula em vez de um ponto final. Uma exceção é se o autor da carta conseguiu formular a fórmula final na forma de uma frase curta, mas completa. Em seguida, um ponto final ou ponto de exclamação é colocado no final.

Você não deve alterar a fonte; ela deve ser a mesma do corpo da carta. A fórmula da polidez está escrita na linha vermelha. Você deve desviar-se da parte principal ou lista de aplicativos em 2 a 3 linhas e também alinhá-la em largura.

Assinatura

A linha vermelha não é emitida aqui. A posição está escrita à esquerda. Se for muito longo, é melhor dividi-lo em duas linhas. Colocamos as iniciais e o sobrenome à direita, alinhados na borda. Como resultado, entre o cargo e o nome completo obtemos lugar livre para assinatura.

Por exemplo:

Arquiteto Chefe da Stroy-City OJSC A.D. Semênetes

Chefe do Departamento de Clientes

suporte da Telekontakt LLC A.V. Gabrielenko

Aplicativo

As inscrições podem ser documentos totalmente independentes e que contenham determinadas informações necessárias ao trabalho. É imprescindível indicar todos os anexos desta carta, numerá-los, indicar o número de páginas e cópias.

Se uma carta comercial contiver anexos, eles serão escritos após o corpo principal da carta, em uma linha vazia da linha. A palavra “Aplicativo” ou “Aplicativos” é indicada na linha vermelha, seguida por dois pontos. Se houver mais de um aplicativo, cada um deles será escrito em uma nova linha e numerado. No anexo, o título vem primeiro, seguido do número de folhas e exemplares. Nada muda no design do texto; a mesma fonte, tamanho e alinhamento de largura permanecem.

Por exemplo:

Anexo: Pedido de participação no festival para 1 folha. em 2 cópias.

Formulários:

Escala e critérios de avaliação de arquivos sonoros por 3 anos. em 1 cópia.

Plano de formação “Gestão situações de conflito» para 2 litros. em 2 cópias.

Executor

Apesar de cada carta comercial ser assinada pelo chefe da empresa ou por seus funcionários autorizados, a correspondência em si é conduzida por um funcionário comum, ou seja, executor. É o seu nome e dados de contato que indicamos nesta parte.

As informações sobre o artista estão sempre localizadas no final da carta, nas últimas linhas. Estão escritos o nome completo, patronímico e sobrenome do funcionário, com seu telefone de contato em uma nova linha, e ainda mais abaixo - seu endereço de e-mail. Deixamos a fonte igual.

Por exemplo:

Sp.: Anton Solomonovich Leprikov

Quando a carta estiver totalmente pronta, imprima-a em papel timbrado e registre-a, após o que poderá enviá-la.

Há muito tempo não é segredo para ninguém que o discurso se divide em gíria e literário - correto. É bastante lógico que discurso correto deve ser não apenas oral, mas também escrito. Toda pessoa inteligente deve dominar a cultura da escrita competente. E ainda mais para aqueles que se comunicam ativamente sobre assuntos oficiais por meio de correspondência. Como são as letras?

O que é etiqueta

Antes de falarmos sobre redação comercial, devemos primeiro lembrar o que é etiqueta. Esta é uma ordem de comportamento estabelecida na sociedade, um conjunto de costumes e regras dos chamados bons costumes, que toda pessoa inteligente e bem-educada deve observar, para não ser tachada de inculta. Estas regras historicamente estabelecidas são parte integrante da vida da sociedade.

Cultura escrita: Características gerais

Claro, isso não se aplica apenas a cartas comerciais. Existem muitos tipos e métodos de comunicação escrita. São todos diferentes, cada um tem suas características, mas também existem características comuns. Entre eles estão os seguintes:

• dependência de linguagem de livro padronizada com permissão de vocabulário não-livro;
• uso de estruturas sintáticas complexas;
• ordem fixa das palavras em uma frase;
• estrutura de texto clara;
• alta alfabetização.

Etiqueta de carta comercial

Em que casos podemos ser obrigados a escrever uma carta comercial? Claro, se conduzirmos qualquer negócio com organizações e/ou indivíduos. O que escrevemos aos nossos parceiros, colegas, clientes, a forma como formatamos a nossa carta tornar-se-ão a cara da nossa empresa e apresentar-nos-ão de uma forma favorável ou não tão favorável. A menos, é claro, que sejamos competentes na etiqueta de escrever cartas comerciais. Para não perder prestígio, você precisa aprender a sabedoria abaixo. Aliás, também é útil ter esse conhecimento porque o menor erro, uma pequena discrepância com as regras pode transformar uma carta comercial em uma carta ilegal do ponto de vista jurídico.

Especificidades das relações comerciais

Antes de falar diretamente sobre letras, você deve entender como elas diferem em geral relacionamento comercial o que os caracteriza, quais são suas características. A principal característica dos relacionamentos no trabalho é a ausência (total ou quase total) de um tom pessoal nesses mesmos relacionamentos. Via de regra, no trabalho, cada um de nós é extremamente controlado, calmo, educado - dificilmente alguém vai dançar com pandeiro, por exemplo, ou realizar outras ações bastante lógicas na companhia de amigos, mas bastante ridículas para um ambiente de trabalho. A propósito, isso se aplica não apenas às ações, mas também às emoções - você pode se permitir rir ou sorrir, ou até mesmo uma leve manifestação de raiva, mas risos homéricos, birras, lágrimas e coisas do gênero parecem bastante inadequados (tudo isso diz respeito exclusivamente às emoções no trabalho). No trabalho, costumamos usar máscaras, demonstrando treino, contenção e compostura.

A comunicação empresarial não pode terminar quando você deseja. Um parceiro de negócios ou cliente não entenderá se, no meio de uma reunião importante, nos levantarmos repentinamente e sairmos da plateia. Você não pode ignorar seu interlocutor, não pode deixar de atender ligações ou cartas. Todos esses recursos juntos ajudam a entender melhor qual deve ser a etiqueta de fala de uma carta comercial.

Requerimentos gerais

A primeira coisa que prestamos atenção quando recebemos uma carta é o papel. De acordo com os requisitos da etiqueta da carta comercial, o papel deve ser sempre transparente e em nenhum caso enrugado. Os destinatários da mensagem terão uma melhor impressão da organização se a carta for escrita em papel timbrado com o logotipo da empresa. A primeira página não é numerada; todas as demais estão marcadas com algarismos arábicos.

Há outro muito ponto importante na etiqueta da correspondência comercial. Os negócios pressupõem alto nível de alfabetização e ausência de erros ortográficos. Portanto, se houver lacunas no seu conhecimento da gramática russa, é recomendável não se apressar no envio de correspondência, mas verificar novamente se há possíveis deficiências.

Também recomendação geral tanto para papel quanto para e-mail, é um desejo não usar em seu discurso escrito estruturas complexas- isso só é apropriado em documentos legais. Não devem ser usadas abreviaturas - apenas as geralmente aceitas. Mas a norma de etiqueta empresarial inclui vários clichês e jargões - jargão profissional. Todo o documento é mantido em estilo comercial oficial.

Outro ponto importante que pode ser lido na carta: ela deve ser o mais educada e amigável possível. Não se pode falar de falta de tato ou grosseria. Além disso, uma carta comercial exige especificidade e uma apresentação clara de seus pensamentos.

Se o destinatário da carta não falar russo, o texto da mensagem deverá ser escrito em seu idioma ou em inglês internacional. Aliás, tal documento deve ser escrito apenas em um lado da folha, o outro em obrigatório permanece limpo.

Ao preparar documentos, é necessário garantir que não haja transferências. O texto propriamente dito deve ser digitado em intervalos de um e meio a dois, com margem de dois centímetros à esquerda.

Nuances

Uma carta comercial tem sua própria estrutura clara e especial. Ao mesmo tempo, não existe um padrão único para a preparação de documentos em papel: diferentes empresas podem ter suas próprias variações. Aderem apenas a uma determinada composição das partes da carta: certamente devem conter um “cabeçalho”, uma saudação, a parte principal e uma despedida. Não se esqueça da sua assinatura pessoal no final da carta.

Aliás, o chamado quadro da mensagem - as frases inicial e final - é chamado de quadro de rótulo. É ela quem ajuda a estabelecer a relação necessária com o destinatário. Além disso, as regras de etiqueta para cartas comerciais e exemplos de sua redação demonstram o uso de vários clichês de fala nas mensagens (serão discutidos a seguir).

Uma nuance importante Ao elaborar uma carta comercial, o endereço correto usado permanece. Antes da revolução, o endereço “senhor” ou “senhora” era usado em nosso país: era considerado universal, chamavam qualquer pessoa assim. Hoje em dia não existe tal endereço universal, embora a palavra “Sr.” ou “Sra.” seja frequentemente encontrada em cartas comerciais - tendo anteriormente perdido a sua popularidade, está gradualmente a voltar a ser utilizada. Você pode encaminhar isso a um parceiro de negócios ou funcionário, mas não a um cliente ou colega.

O mais comum e universal atualmente é considerado o endereço “Prezado” ou “Prezado Senhor”, mas na verdade também não é um. De forma semelhante, por exemplo, não se pode dirigir-se aos chamados VIPs – especialmente pessoas importantes, que são consideradas governadores, prefeitos e presidentes. Neste caso, você precisará iniciar sua carta com o endereço “Caro” (outra opção é “Altamente respeitado”).

Se a mensagem for dirigida a várias pessoas ao mesmo tempo, e todas forem representantes da mesma profissão, seria apropriado usar um endereço como “Caros colegas” (se todos os destinatários forem mulheres, é permitido escrever “Prezadas senhoras ”; se homens, então “Caros senhores"). Se a carta for dirigida a uma pessoa, é estritamente proibido não usar nome ou sobrenome. Isto é permitido apenas no caso acima (quando o destinatário é um grupo de pessoas) ou quando interage com uma pessoa jurídica.

Quanto ao final da mensagem, é preciso lembrar: não é menos significativo que o início. É no final da carta que se expressa a confiança na resolução bem-sucedida e/ou rápida do problema, e assim por diante. Aqui você também não deve apontar quaisquer dificuldades que ocorreram no passado - por exemplo, atrasos na resposta ou não recebimento. Essas frases são consideradas sinais negativos etiqueta das cartas comerciais e são consideradas relutância em continuar o relacionamento, bem como desrespeito ao interlocutor. É importante compreender que isto é inaceitável.

E-mail: Etiqueta Empresarial

Segundo variante possível correspondência - por e-mail. Há também uma série de peculiaridades aqui. Assim, por exemplo, se o destinatário recebe a mensagem pela primeira vez, é necessário iniciá-la com uma introdução à sua própria empresa, uma descrição das suas atividades e possíveis tarefas que se espera realizar. Durante a correspondência de longo prazo, é necessário preservar o histórico das cartas anteriores, com base no qual cada mensagem subsequente se baseia.

A primeira carta certamente deve conter uma saudação e um endereço. Nas subsequentes, caso seja necessária uma resposta rápida, o recurso poderá ser omitido (se for o caso). Na comunicação online, muitas pessoas não consideram necessário o uso de sinais de pontuação, e também escrevem sem letras maiúsculas. Isso é inaceitável na etiqueta do e-mail comercial.

O tamanho do e-mail não deve ser muito grande - como regra, tem metade do tamanho do seu equivalente em papel. No mesmo caso, se for necessário comunicar uma grande quantidade de informações ao destinatário, apenas uma breve nota de acompanhamento deverá ser indicada no corpo da carta, e o próprio material deverá ser anexado em Word ou qualquer outro arquivo - isso é exigido pela etiqueta de uma carta comercial por e-mail. Um exemplo de tal mensagem poderia ser: “Boa tarde, querido Sr. Ivanov! Estamos lhe enviando amostras de nossos folhetos publicitários. Você pode vê-los no anexo...”

Quanto à assinatura, ela deve estar lá. Você pode assinar no final de cada carta, ou pode fazer uma assinatura automática, que será aposta automaticamente. Esta opção é frequentemente utilizada por representantes de grandes empresas. A assinatura deve incluir seu nome e sobrenome, cargo, informações de contato e local de trabalho. Deve ser formatado de forma que caiba setenta caracteres e não ocupe mais que cinco ou seis linhas.

É necessário dizer algumas palavras sobre a resposta à mensagem. Etiqueta Empresarial Um e-mail exige o recebimento de uma resposta à mensagem dentro de dois dias - não mais. Se for necessário mais tempo, você deve avisar seu interlocutor sobre isso. A resposta a todas as mensagens mantém a reputação da empresa ou empresário. Para saber com certeza se a carta chegou ao destinatário, você pode utilizar a função de notificação de recebimento - a confirmação de entrega será enviada automaticamente. Além disso, não é proibido fazer chamada de controle.

Fórmulas de fala ou clichês

Clichês, fórmulas de discurso, clichês de discurso - o que quer que você diga, ainda será parte integrante da correspondência comercial. De curso escolar lembramos que os clichês são chamados definir expressões. Não há tantos deles:

• O arrependimento pode ser expresso através das seguintes frases: “Infelizmente, não conseguimos chegar a acordo...”, “Lamentamos informar...”, “Para nosso pesar, somos obrigados a informar...” e assim por diante.
• A gratidão é indicada por clichês como: “Deixe-me expressar minha gratidão...”, “Obrigado...”, “Dada sua contribuição...”.
• Você pode convidar o destinatário para um determinado evento usando selos: “Temos a honra de convidá-lo...”, “Esperamos seu consentimento...”, “Temos o prazer de convidá-lo...”, “Nós ficarei feliz em vê-lo...” e coisas do gênero.
• Você pode terminar a carta com as frases: “Esperamos novas ideias suas...”, “Desejamos-lhe sucesso...”, “Esperamos uma cooperação mais frutífera...”.

Regras de ouro da correspondência comercial
Erros comuns em correspondência comercial

Existem várias coisas aparentemente pequenas que podem, no entanto, tornar-se fatais no caso da comunicação empresarial. Freqüentemente, são essas pequenas coisas que levam ao término de relacionamentos mutuamente benéficos, ao encerramento de transações e coisas desagradáveis ​​semelhantes. Você precisa conhecer o inimigo de vista!

Você não pode escrever (e ligar também!) sobre trabalho fora do horário de trabalho! Quantas vezes nós, não querendo esperar até de manhã, incomodamos os nossos parceiros, clientes, colegas às nove, dez ou mesmo onze da noite. Parece-nos que tudo vai desaparecer da noite para o dia, desabar, falhar e não será mais possível salvar a situação. E aqueles raros indivíduos que conseguem aguentar até de manhã, por algum motivo, acreditam que seis da manhã é o momento certo para se comunicar. Afinal, se eu não durmo, ninguém dorme. Infelizmente, tal comportamento apenas nos irrita e nos coloca contra nós mesmos.

Isso já foi mencionado indiretamente, mas mesmo assim não pode haver familiaridade! A comunicação no trabalho ocorre exclusivamente em “você” (com V maiúsculo significa educação e respeito).

A troca excessiva de gentilezas também pode causar danos. Em primeiro lugar, ocupa um tempo valioso e, em segundo lugar, parece um pouco chato e enfadonho. Não há necessidade de se esforçar.

Hoje em dia há tanta literatura que às vezes arregalamos os olhos. Existem também muitos livros sobre a cultura da fala, incluindo a escrita.

Para aqueles que desejam adquirir conhecimentos nesta área, podemos aconselhar seguintes trabalhos: “Etiqueta de carta comercial” de Oleg Davtyan, “Cultura da fala escrita” de Tatyana Degtereva, “Etiqueta de carta russa” de Natalia Formanovskaya e Alla Akishina, “Etiqueta comercial” de Elena Ber, “Etiqueta de fala russa” de Natalia Formanovskaya e muitos outros.

A etiqueta da carta comercial exige o uso de um ponto de exclamação no final de um endereço para dar um significado especial a um determinado assunto ou pessoa.

Dirigir-se ao destinatário pelo nome indica um relacionamento mais próximo e estabelecido, enquanto dirigir-se ao destinatário pelo nome enfatiza a distância.

A etiqueta das cartas comerciais na Rússia é caracterizada pelo nivelamento de gênero, uma vez que a maioria das profissões costuma ser apenas masculina.

Seguir as regras da correspondência comercial não é tão difícil, porque não são tantas. Lembrá-los é uma pequena ciência. Mas aos olhos dos outros, uma pessoa que conhece a etiqueta das cartas comerciais será sempre bem-educada e culta, alguém com quem é agradável fazer negócios.