Regras e etiqueta da correspondência comercial. Segredos da correspondência por e-mail comercial

Quando escrevemos uma carta a um amigo ou parente, podemos tomar quase todas as liberdades. Você pode ignorar erros e sinais de pontuação, abreviar palavras como quiser, usar gírias – o principal é deixar claro do que você está falando.

Mas se escrevermos para um estranho ou desconhecido e quisermos obter uma resposta dele, devemos levar em consideração algumas regras.

Regras de comunicação

1. Indique sempre o assunto da carta.

O campo “Assunto” deve ser preenchido em qualquer caso e é altamente desejável que corresponda ao conteúdo da mensagem.

Por exemplo, se quiser marcar uma consulta no dia 5 de março, escreva: “Inscreva-se para consulta (05/03)”.

2. Ao responder uma carta, salve seu histórico de correspondência.

Ao receber uma carta de alguém, você pode respondê-la de três maneiras:

Copie o endereço do remetente e escreva uma nova carta para ele
Clique no campo de resposta especial na parte inferior da mensagem
Use o botão Responder

Para correspondência comercial, você deve responder da terceira forma, ou seja, clicar no botão “Responder”.

Em Mail.ru:	Em Yandex.Mail:	No Gmail.com:

Uma nova carta será aberta, repetindo a que você recebeu. O tema é o mesmo, apenas com o prefixo “Re:”, o texto original é citado integralmente.

Este é um formulário de resposta geralmente aceito e você não deve alterar nada nele. Ou seja, você deixa o tópico conforme indicado (com Re:), e não apaga o texto citado. Ele só poderá ser removido se a citação completa for inadequada.

De acordo com as regras de comunicação, sua resposta deverá ser impressa antes do texto citado.

Na correspondência subsequente, proceda da mesma forma. Isso é necessário para que cada participante da conversa possa lembrar a qualquer momento o que foi discutido.

Esta regra se aplica à maioria dos sites de email. A exceção é gmail.com (e-mail do Google). Nele, a resposta fica impressa em uma janelinha na parte inferior, abaixo do conteúdo da carta recebida.

3. Sempre diga olá e chame seu interlocutor de “você”

Qualquer mensagem deve começar com uma saudação. E é melhor se for individual. Se for o caso, chame o interlocutor pelo nome, caso contrário - pelo nome e patronímico. Se você estiver escrevendo para uma pessoa, dirija-se a ela com V maiúsculo.

É aconselhável encerrar a carta com a seguinte construção: Atenciosamente, ... (nome, sobrenome ou patronímico).

Por exemplo: Olá, Alexei Petrovich. Por favor, envie o contrato para Ivan Mikhailovich. Ficarei muito grato a você. Atenciosamente, Ilya Krivosheev

4. Responda o mais rápido possível

Quanto antes você responder a uma mensagem, melhor. Idealmente dentro de algumas horas. Mas também é possível dentro de alguns dias. Quanto mais você esperar para responder, pior será a sua reputação.

Quanto ao texto da mensagem, ao escrevê-la você também deve seguir algumas regras:

Escreva especificamente, mas em detalhes

Não faça seu interlocutor adivinhar exatamente o que você quis dizer. Se o problema não for óbvio, descreva-o com o máximo de detalhes possível: como obteve o resultado que obteve, o que exatamente deseja alcançar e o que é exigido do seu interlocutor.

Mas isso não significa que você precise indicar todos os detalhes em até os mínimos detalhes. Pule todas as coisas desnecessárias – valorize o tempo da outra pessoa.

Tente escrever de forma breve e direta

Não há necessidade, por exemplo, de falar sobre como estão sua esposa, sogra e demais parentes.

Quanto ao tamanho, o ideal é uma “tela” (sem rolagem). Máximo - tamanho do texto que cabe em uma folha A4.

Use o bom senso e a decência comum

Seja educado, atencioso, obrigado pelas cartas e pelo tempo.

O que você absolutamente NÃO PODE fazer

Abusar dos sinais de pontuação

Uma exclamação ou ponto de interrogação. Eles não devem ser duplicados. Além disso, não abuse das reticências.

Pessoalmente, quando recebo cartas como esta, começo a duvidar saúde mental seu remetente.

Um exemplo de carta “ruim”:

Use fontes, tamanhos de letras e cores diferentes

Sites e programas de e-mail modernos permitem alterar esses parâmetros. Você pode escolher alguma fonte incomum, aumentar ou diminuir as letras, colorir o texto Cores diferentes. Mas isso é inapropriado na correspondência comercial!

É melhor não mudar nada e deixar tudo como está por padrão. A única coisa aceitável é destacar algumas palavras em negrito ou itálico. Mas só se for absolutamente necessário!

Um exemplo de carta “ruim”:

Insira imagens sorridentes

Deixe todos os tipos de rostos engraçados e tristes, flores e corações para correspondência pessoal. Em cartas comerciais, é melhor não usar emoticons - nem de texto, nem, principalmente, de imagens.

Um exemplo de carta “ruim”:

Imprimir texto em letras maiúsculas

Digitar texto em letras maiúsculas na Internet é considerado falta de educação. Isto se aplica a ambos correspondência de negócios e pessoal, bem como comunicação em nas redes sociais, no Skype, em fóruns e em outros locais. Além disso, isso se aplica tanto ao texto inteiro quanto a palavras individuais.

A tecla Caps Lock do teclado é responsável pelas letras maiúsculas. Ou seja, se todas as suas letras forem digitadas em maiúsculas, basta pressionar uma vez e soltar.

Digitar palavras individuais e texto inteiro em letras maiúsculas é como gritar. E gritar é agressão, que vai além da correspondência cultural.

Além disso, não imprima o “Assunto” da carta em letras maiúsculas - isso é o cúmulo do desrespeito!

Claro, você pode digitar algumas palavras do texto em maiúsculas, mas aí o interlocutor interpretará isso como uma dica de que ele é “estúpido”. Exemplo:

Se você realmente precisa destacar algo no texto, é melhor fazê-lo em negrito ou itálico.

E também é muito aconselhável evitar as palavras “Urgente”, “Importante” e outras que expressem impaciência no assunto da carta.

Alfabetização

Um assunto delicado na Internet. Cada segunda carta que recebo em meu e-mail contém erros gramaticais grosseiros. E não faz sentido falar sobre pontuação - é bom que pelo menos alguns sinais de pontuação estejam presentes.

O problema nem é que o nosso povo seja analfabeto. Acontece que alguns não são falantes nativos, enquanto outros não são bons em digitar no teclado e cometem erros apenas por causa disso. Muitos, aliás, se devem à visão não muito boa.

Você não deve ser muito rígido quanto a isso, mas tente escrever corretamente em suas cartas. Algumas dicas simples:

Cada frase deve começar com letra maiúscula. Para digitá-lo, mantenha pressionada a tecla Shift.
Deve haver um ponto final no final de cada frase. No layout do teclado russo, ele está localizado na linha inferior à direita (antes de Shift).
Para digitar uma vírgula, segure Shift e pressione a tecla de ponto final.
Não coloque espaço antes de vírgula ou ponto final. Deve haver um espaço depois deles.

E mais um conselho para quem sabe usar pelo menos um pouco o texto Editor de palavras(Escritor). Primeiro digite a letra neste programa. Ele destaca os erros com uma linha vermelha e clicando com o botão direito em tal palavra você pode corrigi-la.

Copie e cole o texto finalizado no campo de texto da carta. Mas antes de inserir, você deve desligar a formatação para que possa ser adicionado sem formatação do Word (Writer).

Em mail.ru, para fazer isso, clique na inscrição “Remover desenho” na parte superior.

No Yandex.Mail - o botão “Desativar design” à direita.

Depois de colar, a aparência pode ser reativada.

O sucesso nas atividades de qualquer organização, firma comercial ou empreendimento está intimamente ligado à cultura de comportamento e etiqueta. Todas as ações do gestor e dos colaboradores devem certamente levar em consideração as regras de bons costumes e ser adequadas à situação.

Uma das partes mais importantes da etiqueta é a correspondência comercial.

Estima-se que quase 50% do tempo de trabalho é gasto lidando com papéis e correspondências. Mas isto é necessário, uma vez que a correspondência comercial competente pode aumentar significativamente o volume de negócios de uma empresa e agilizar a interação entre diferentes serviços e departamentos.

Claro, existem certos padrões aqui, e com certeza falaremos sobre eles neste artigo. As regras da correspondência comercial foram padronizadas há muito tempo. O GOST R.6.30-2003 existente irá ajudá-lo a posicionar corretamente o texto na folha, informando quais recuos, margens e fontes devem ser feitos. A correspondência comercial é caracterizada pela uniformidade e repetição de padrões de fala.

No entanto, qualquer carta é individual. Uma grande marca é deixada pela identidade do remetente, sua posição, situação e destinatário. Até certo ponto, a correspondência comercial é uma combinação de criatividade e trabalho árduo.

Tipos de correspondência comercial

A circulação de documentos é feita em papel e via e-mail.

Toda a correspondência da empresa pode ser dividida nos seguintes grupos:

Correspondência oficial/informal;

Interno e externo.

A correspondência oficial inclui ofertas comerciais, cartas de agradecimento e garantias, acordos comerciais, encomendas para a empresa, responsabilidades do trabalho, solicitações, demandas, reivindicações.

A correspondência informal inclui vários parabéns de parceiros de negócios, clientes e funcionários; condolências, desculpas, convites e agradecimentos.

Os documentos internos circulam apenas entre departamentos de uma empresa, enquanto os documentos externos ultrapassam seus limites.

Regras de correspondência comercial: conteúdo interno

O principal requisito é a brevidade e clareza da carta. Não estique o texto em várias páginas. A melhor opção- cabe em um.

As regras da correspondência comercial envolvem a exclusão do texto de palavras e expressões complexas, incompreensíveis, estrangeiras e altamente especializadas. Todas as frases devem ser curtas, com as ideias principais do autor e sem “água”.

Evite interpretações duplas em sua carta, caso contrário, se surgirem disputas, será mais difícil defender seu ponto de vista e provar o que você quis dizer com determinada frase.

As regras para a redação de correspondência comercial obrigam o redator a chamar o destinatário pelo nome e patronímico, precedido do título “Querido...”. E certifique-se de usar “você”, mesmo que tenha um bom relacionamento amigável com o destinatário da carta.

Na introdução, além de indicar o sobrenome e o nome, é indicado o objetivo principal da mensagem. Exemplos de correspondência comercial conhecem modelos e clichês suficientes para tais casos: “Em conexão com carta anterior...”, “Lembramos...”, “Informamos...” e outros.

Suavize uma resposta desfavorável ao destinatário (recusa de oferta, recusa de cooperação) com as frases: “Infelizmente não poderemos aproveitar as condições propostas...” ou similares.

Documentação externa em papel

Qualquer carta comercial deve ser escrita em papel timbrado da empresa com os detalhes da empresa e todas as informações de contato.

Certifique-se de indicar a data exata documento.

Certo canto superior A folha é ocupada pelas iniciais do destinatário e pelo endereço da empresa destinatária.

Divida o texto em parágrafos significativos para facilitar a compreensão e a percepção do leitor. Não mais que 4-5 linhas.

Escrever todas as palavras em letras maiúsculas é péssimo.

Os documentos podem ser anexados à carta. Neste caso, eles são listados em uma linha separada na parte inferior esquerda da planilha. Por etiqueta empresarial A resposta à carta deve ser recebida no prazo de 10 dias. Se o problema exigir mais tempo para ser resolvido, o destinatário deverá notificá-lo.

Depois de escrever, certifique-se de verificar cuidadosamente o texto novamente em busca de erros, tanto ortográficos quanto gramaticais. Se tiver tempo, você deve deixar a carta de lado e voltar a ela mais tarde. Via de regra, serão descobertas imprecisões que não foram percebidas a princípio. Este conselho é mais importante ao responder a uma reclamação de um cliente. Você não deve irritar ainda mais uma pessoa com uma carta escrita de forma analfabeta.

Quando o documento for escrito e verificado algumas vezes, imprima-o em papel A4. Este tamanho é o tamanho padrão utilizado para qualquer correspondência, mesmo que o texto em si ocupe apenas meia folha.

Teste a tinta na impressora antes de imprimir para evitar resultados borrados ou desleixados.

Em alguns casos, você pode anexar seu cartão de visita ao documento e colocar a própria folha impressa em um arquivo transparente.

Um envelope de marca com o logotipo da empresa também é considerado um bom formato.

As regras para a condução de correspondência comercial informal são muitas vezes mais emocionais do que em documentos comerciais e menos clichês. Abreviações e o uso de adjetivos coloridos são apropriados aqui, por exemplo, em parabéns: incrível, simpático, gentil.

E-mails comerciais

O fato de você não enviar correspondência em envelope pela rede postal não deve ser relaxante. As regras da correspondência comercial também se aplicam nestes casos.

Mensagens comerciais eletrônicas competentes e corretas criam uma imagem positiva da empresa e de uma pessoa específica. A reputação nos negócios vale muito!

Regras básicas para correspondência por e-mail

Use seu endereço de e-mail comercial apenas para a finalidade pretendida.

Preste atenção ao nome da caixa de correio. Não use nomes incorretos no trabalho, como “baby”, “superman”, mesmo que estejam indicados na transcrição em inglês.

Preencha sempre a coluna “assunto”, caso contrário sua carta poderá acabar em spam. Descrições como "plano", "lista", " Oferta comercial", "relatório" não funcionará. Pode haver muitas cartas semelhantes na caixa de entrada do destinatário. Indique o mais especificamente possível sobre o que se trata a sua mensagem. Não use mais de cinco palavras. Escreva o assunto com letra maiúscula. Não há necessidade de colocar um ponto final no final.

Se você estiver respondendo a um e-mail recebido anteriormente, remova o “Re” da linha de assunto.

Estilo de comunicação

Mantenha a carta em um formato profissional. Remova o tom ameaçador, suplicante e de comando.

As regras da correspondência comercial eletrônica não permitem o uso de emoticons, grande quantidade interrogação ou pontos de exclamação no texto.

Seja educado. Uma saudação obrigatória no início e uma despedida do interlocutor no final é uma boa forma. Por exemplo, “Com respeito...” ou assim: “Atenciosamente...”.

Correspondência de e-mail comercial e seu “ regra de ouro": não misture vários temas diferentes em uma mensagem. É melhor enviar uma série de cartas.

Um e-mail deve ter metade do comprimento de uma carta em papel.

Trabalhando com anexos

Se houver muita informação para transmitir, não coloque tudo no corpo da carta, mas anexe documentos separados como anexos.

Para comodidade do destinatário, renomeie os documentos que você preparou para nomes que ele entenda. Isso mostrará seu interesse e o conquistará. Pense em quantas pastas de trabalho o destinatário possui em seu computador e como ele procurará sua carta entre elas.

Certifique-se de informar o destinatário sobre os arquivos que você está enviando para que ele não os considere um vírus aleatório. Arquive documentos grandes.

É melhor enviar anexos muito grandes (mais de 200 kbytes) de outras formas, por exemplo, através de um servidor FTP.

Alguns servidores de e-mail não permitem a passagem de formatos como COM, EXE, CMD, PIF e vários outros e os bloqueiam.

Se houver vários destinatários de sua carta, reserve um tempo para excluir todas as evidências de encaminhamento em massa a cada vez. Tal informações desnecessárias o destinatário não precisa disso. O comando “cco” irá ajudá-lo.

Regras para conduzir correspondência comercial e-mail envolver informar a outra parte sobre o recebimento da correspondência. Caso não seja possível responder no momento, avise seu interlocutor sobre isso. Salve seu histórico de correspondência para evitar mais dúvidas e procedimentos.

Se a resposta for importante e urgente, é permitido notificar adicionalmente o destinatário por telefone, Skype ou ICQ. Se depois disso resultado positivo não conseguiu alcançar, lembre-se novamente.

Não é incomum que, ao solicitar um documento, você receba como resposta uma carta vazia com um arquivo anexado. É inaceitável. Exemplos de correspondência comercial exigem que informações relevantes sejam colocadas no corpo do documento. Por exemplo, isto: “Estou enviando os dados necessários para sua solicitação”.

Não esqueça de indicar as coordenadas no final da carta: todas métodos disponíveis conexões, cargo, site da empresa, links para redes sociais.

Ao escrever os contatos da organização, forneça o máximo de informações possível - número de telefone com código de área, endereço com CEP. Afinal, sua comunicação não ocorre apenas com os moradores da sua região. Se você tiver todas as informações, será mais fácil entrar em contato com você.

E a última regra: quem iniciou a correspondência deve encerrar o diálogo eletrônico.

Conclusão

A correspondência comercial é um assunto delicado. Às vezes, basta um olhar para formar uma opinião definitiva sobre uma pessoa e a organização que ela representa. Conhecer as regras da redação comercial pode ajudar muito em sua carreira.

Uma das partes mais importantes da etiqueta é a correspondência comercial.

Tipos de correspondência comercial

A circulação de documentos é feita em papel e via e-mail.

Toda a correspondência da empresa pode ser dividida nos seguintes grupos:

Correspondência oficial/informal;

Interno e externo.

A correspondência oficial inclui ofertas comerciais, cartas de agradecimento e garantias, acordos comerciais, encomendas para a empresa, responsabilidades profissionais, solicitações, demandas, reclamações.

A correspondência informal inclui vários parabéns de parceiros de negócios, clientes e funcionários; condolências, desculpas, convites e agradecimentos.

Os documentos internos circulam apenas entre departamentos de uma empresa, enquanto os documentos externos ultrapassam seus limites.

Regras de correspondência comercial: conteúdo interno

O principal requisito é a brevidade e clareza da carta. Não estique o texto em várias páginas. A melhor opção é caber em um.

Evite interpretações duplas em sua carta, caso contrário, se surgirem disputas, será mais difícil defender seu ponto de vista e provar o que você quis dizer com determinada frase.

Na introdução, além de indicar o sobrenome e o nome, é indicado o objetivo principal da mensagem. Exemplos de correspondência comercial conhecem modelos e clichês suficientes para tais casos: “Em conexão com a carta anterior...”, “Lembramos...”, “Informemos...” e outros.

Suavize uma resposta desfavorável ao destinatário (recusa de oferta, recusa de cooperação) com as frases: “Infelizmente não poderemos aproveitar as condições propostas...” ou similares.

Documentação externa em papel

Qualquer carta comercial deve ser escrita em papel timbrado da empresa com os detalhes da empresa e todas as informações de contato.

Certifique-se de incluir a data exata do documento.

O canto superior direito da folha é ocupado pelas iniciais do destinatário e pelo endereço da empresa destinatária.

Divida o texto em parágrafos significativos para facilitar a compreensão e a percepção do leitor. Não mais que 4-5 linhas.

Escrever todas as palavras em letras maiúsculas é péssimo.

Os documentos podem ser anexados à carta. Neste caso, eles são listados em uma linha separada na parte inferior esquerda da planilha. De acordo com a etiqueta empresarial, a resposta à carta deve ser recebida em até 10 dias. Se o problema exigir mais tempo para ser resolvido, o destinatário deverá notificá-lo.

Teste a tinta na impressora antes de imprimir para evitar resultados borrados ou desleixados.

Em alguns casos, você pode anexar seu cartão de visita ao documento e colocar a própria folha impressa em um arquivo transparente.

Um envelope de marca com o logotipo da empresa também é considerado um bom formato.

E-mails comerciais

O fato de você não enviar correspondência em envelope pela rede postal não deve ser relaxante. As regras da correspondência comercial também se aplicam nestes casos.

Mensagens comerciais eletrônicas competentes e corretas criam uma imagem positiva da empresa e de uma pessoa específica. A reputação nos negócios vale muito!

Regras básicas para correspondência por e-mail

Use seu endereço de e-mail comercial apenas para a finalidade pretendida.

Preste atenção ao nome da caixa de correio. Não use nomes incorretos no trabalho, como “baby”, “superman”, mesmo que estejam indicados na transcrição em inglês.

Preencha sempre a coluna “assunto”, caso contrário sua carta poderá acabar em spam. Descrições como “plano”, “lista”, “proposta comercial”, “relatório” não são adequadas. Pode haver muitas cartas semelhantes na caixa de entrada do destinatário. Seja o mais específico possível sobre o assunto da sua mensagem. Não use mais de cinco palavras. Coloque seu assunto em maiúscula. Não há necessidade de colocar um ponto final no final.

Se você estiver respondendo a um e-mail recebido anteriormente, remova o “Re” da linha de assunto.

Estilo de comunicação

Mantenha a carta em um formato profissional. Remova o tom ameaçador, suplicante e de comando.

As regras da correspondência comercial eletrônica não permitem o uso de emoticons ou grande número de perguntas ou pontos de exclamação no texto.

Seja educado. Uma saudação obrigatória no início e uma despedida do interlocutor no final é uma boa forma. Por exemplo, “Com respeito...” ou assim: “Atenciosamente...”.

Correspondência por e-mail comercial e sua “regra de ouro”: não misture vários assuntos diferentes em uma mensagem. É melhor enviar uma série de cartas.

Um e-mail deve ter metade do comprimento de uma carta em papel.

Trabalhando com anexos

Se houver muita informação para transmitir, não coloque tudo no corpo da carta, mas anexe documentos separados como anexos.

Certifique-se de informar o destinatário sobre os arquivos que você está enviando para que ele não os considere um vírus aleatório. Arquive documentos grandes.

É melhor enviar anexos muito grandes (mais de 200 kbytes) de outras formas, por exemplo, através de um servidor FTP.

Alguns servidores de e-mail não permitem a passagem de formatos como COM, EXE, CMD, PIF e vários outros e os bloqueiam.

Se houver vários destinatários de sua carta, reserve um tempo para excluir todas as evidências de encaminhamento em massa a cada vez. O destinatário não precisa de tais informações extras. O comando “cco” irá ajudá-lo.

As regras para a condução de correspondência comercial por e-mail exigem que a outra parte seja informada do recebimento da correspondência. Caso não seja possível responder no momento, avise seu interlocutor sobre isso. Salve seu histórico de correspondência para evitar mais dúvidas e procedimentos.

Se a resposta for importante e urgente, é permitido notificar adicionalmente o destinatário por telefone, Skype ou ICQ. Se mesmo depois disso você não conseguiu um resultado positivo, lembre-se novamente.

Não se esqueça de indicar as coordenadas no final da carta: todos os meios de comunicação disponíveis, cargo, site da empresa, links para redes sociais.

E a última regra: quem iniciou a correspondência deve encerrar o diálogo eletrônico.

Conclusão

Em cartas pessoa inteligente reflete o caráter daqueles a quem são dirigidos.

[Lichtenberg Georg Christoph]

Escreva o tipo de cartas que você gostaria de receber.

[Aforismo antigo]

Uma carta é um argumento poderoso no mundo dos negócios.

[Bekhtereva Victoria]

1. Por que existem padrões corporativos uniformes na correspondência comercial?

A correspondência eletrônica é um atributo obrigatório Comunicações Empresariais qualquer empresa. Praticamente não existem empresas que não utilizem email. Mas pergunte-se o seguinte:

Já aconteceu com você que, ao enviar um e-mail para um colega, parece que você está enviando uma carta para um buraco negro e ele pode simplesmente não responder?
Quando os funcionários ligam entre si e pedem para ler um e-mail com urgência, e isso acontece o dia todo
Quando você absolutamente não consegue entender o que exatamente eles querem de você e-mail
Quando complexo e perguntas difíceis ao discutir por e-mail, eles se afogam em um mar de informações, detalhes e o problema nunca é resolvido

Se essas questões forem relevantes para você, você poderá ganhar muito tempo todos os dias implementando regras uniformes para correspondência eletrônica. Neste artigo falaremos sobre etiqueta na correspondência comercial.

2. Sete regras principais de ética na correspondência comercial

Vamos dividir condicionalmente as regras da correspondência comercial sobre as regras de ética E regras de comunicação e troca de informações.

As regras de comunicação são regidas pelas regras para troca de informações dentro de processos e projetos de negócios. Vamos dedicar a eles artigo separado. As regras de ética moldam o estilo de relacionamento interno entre os colaboradores da empresa e influenciam inevitavelmente a formação da imagem da sua empresa entre os parceiros. Por exemplo, recebi recentemente uma carta de um dos nossos parceiros que começava com as palavras “Boa tarde, Bekhterev”. Você acha que nossa cooperação deu certo?

Para não “perder a face” da empresa na condução da correspondência comercial, é necessário seguir as “regras de ouro” da ética da correspondência comercial:

Sempre começamos uma carta com um apelo
O assunto da carta deve ser
Antes de enviar, você deve verificar erros de ortografia, pontuação e fala.
A carta deve ser estruturada (SEM água!)
A carta deve conter a redação correta
Se enviarmos anexos em uma carta, certifique-se de escrever que há arquivos anexados (esta mudança ajudará a evitar situações em que você envia uma carta e o arquivo não está anexado; o destinatário, tendo lido a carta e não encontrando o documento anexado , pode responder rapidamente e escrever para você que faltam os documentos anexados que você indicou na carta).
Nunca excluímos correspondência. Um dos pontos mais importantes. O histórico de mensagens nunca deve ser excluído, pois uma carta é um documento. Se necessário, você sempre poderá aumentar seu histórico de correspondência. Radislav Gandapas, por exemplo, chegou a incluir em sua assinatura um pedido para não apagar o histórico de correspondência.

3. Tipos de letras

Existem muitos várias classificações, propomos diferenciar as letras de acordo com sua estrutura de design:

Carta de comunicação (carta de recusa, carta de reclamação, carta de reconhecimento, carta de justificação, etc.)
Carta de acordo

Comunicação por carta

Neste tipo de carta incluímos todos os tipos de cartas que um colaborador utiliza no exercício da sua atividade profissional.

Estrutura da carta

A carta não deve ser formatada em um único texto. Deve ser claramente estruturado e bem desenhado para que o destinatário não perca de vista informação importante. A estrutura da carta consiste em componentes claros:

Assunto da carta

O assunto da carta deve conter a ação específica que você espera do respondente: “chegar a um acordo”, “sugerir questões para consideração”, “enviar um relatório”, etc.

Se você estiver enviando documentos, a linha de assunto deverá conter uma declaração clara dos documentos contidos no anexo da carta.

Por que é importante formatar o assunto do seu e-mail corretamente?

É muito fácil encontrar a carta necessária no fluxo diário de informações com base no assunto da carta. Nem uma única carta será perdida.

Observação: se você enviar uma carta dentro de uma empresa, a linha de assunto da carta será formatada de acordo com um determinado padrão; se você enviar uma carta para fora da empresa, é aconselhável formatar a linha de assunto de acordo com o modelo: Empresa; nome: propósito da carta.

Quanto mais construtivo for o corpo da carta, melhor! Uma das principais habilidades de redação empresarial que você deve desenvolver em seus funcionários é a capacidade de formular seus pensamentos de forma clara e concisa.

P.S. Se, ao redigirmos uma carta, mencionarmos algum fato da carta do interlocutor, este deverá ser citado, separado por cor ou fonte.

Assinatura corporativa

O modelo de assinatura corporativa deve ser o mesmo para todos os funcionários da empresa.

A assinatura deve incluir todos os dados importantes do destinatário para que, se necessário, o destinatário da carta possa contatá-lo facilmente.

Sinceramente,

Nome completo, cargo.

P.S. Se queremos um relacionamento caloroso com um parceiro/cliente, então vale a pena emitir uma assinatura pessoal. Qualquer pessoa tem prazer em receber uma carta com atitude pessoal, mesmo em correspondência formal.

A assinatura pessoal refere-se sempre ao corpo da carta. Exemplo: Tenha um bom dia/ Obrigado / Foi um prazer falar com vocês hoje / Obrigado por dedicar seu tempo a um assunto tão importante / Olá família e filhos, etc.

Copiar

Preenchemos por último os campos “Para” e “Cc”, para não enviar acidentalmente uma carta quando ainda não estiver pronta.

Qual é a diferença entre os campos Para e Cc?

No campo “Para” inserimos o endereço da pessoa de quem precisamos realizar alguma ação.

No campo “Cópia” inserimos o endereço da pessoa que se beneficiaria com a leitura do conteúdo da carta.

P.S. Nossa experiência provou que o campo Cc é muito útil. Se estivermos negociando com um funcionário comum, discutindo assuntos importantes, mas não recebermos respostas sobre o mérito e no prazo, vale inserir cópia da carta do diretor ou gerente sênior, e a correspondência começará imediatamente em um maneira construtiva.

Infelizmente, em muitas empresas o nível de cultura corporativa não está no nível adequado, pelo que surgem situações em que, para que um colaborador desempenhe bem o seu trabalho, é necessário um controlo rigoroso por parte da equipa de gestão.

O Outlook também possui uma função como “Cco” - uma ferramenta importante que permite informar os interessados sobre a carta, mas ao mesmo tempo não confundir o destinatário de que a carta não é endereçada apenas a ele!

Carta de acordo

Um importante tipo de carta que permite resumir a reunião, formular acordos por escrito, indicar o prazo de conclusão e esclarecer: ambas as partes entenderam corretamente o que devem fazer?

É útil redigir tais cartas após reuniões, negociações e reuniões para ter acordos escritos e uma visão comum da sua implementação.

Estrutura da carta:

Saudações, endereços e agradecimentos aos participantes da discussão.
Reiteração do propósito da reunião em que foram firmados os acordos.
Lista de todos os assuntos discutidos, em relação às decisões tomadas sobre eles e à nomeação do responsável pela execução.
Registrando ideias que não requerem implementação urgente para a história.
Pergunta aos destinatários: Tudo foi levado em consideração? Algum comentário ou acréscimo?

Por exemplo:

Formatando uma carta

Fonte

A fonte da carta deve ser uniforme, podendo ser usado itálico no texto pontos chave, títulos, mas certifique-se de seguir um único estilo de design.

P.S. Você deve sempre lembrar que palavras escritas em letras maiúsculas são percebidas como algo que aumenta o tom. Eles devem ser evitados.

Parágrafo

É aconselhável formular cada pensamento individual em um parágrafo separado para facilitar a compreensão do texto.

Recuos

Os parágrafos não devem se fundir. Para tornar a carta mais legível, os recuos devem vir após a saudação, antes de cada parágrafo e antes da assinatura:

Para tornar a carta visualmente mais atraente, é melhor formatar os links no corpo da carta como hiperlinks:

Estilo de escrita

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Muitas vezes, o primeiro contato no mundo dos negócios começa com comunicações escritas – cartas comerciais. Mas se for escrito sem seguir as regras de etiqueta da carta comercial, os contatos mal estabelecidos poderão ser interrompidos e você perderá um cliente ou parceiro de negócios. Portanto, você provavelmente não terá que convencer ninguém de como é importante ser capaz de escrever cartas comerciais que ajudem a criar uma impressão favorável de você pessoalmente e de sua empresa como um todo.

Regras básicas de correspondência comercial. As formas modernas de correspondência foram desenvolvidas há mais de 150 anos. É geralmente aceito que sua terra natal é a Inglaterra, onde foram introduzidas pela primeira vez as regras para a elaboração de correspondência comercial.

Regras gerais para condução de correspondência

1. Antes de começar a escrever cartas ao seu parceiro de negócios, você deve compreender os seguintes pontos:

Tipo de carta (carta de apresentação, carta de pedido, carta de notificação, carta de lembrete, carta de apresentação, carta de recusa, carta de garantia etc.);

É esperada uma resposta à sua carta (há condições em que não é esperado o recebimento de uma resposta a uma carta, por exemplo, uma carta de apresentação);

O conteúdo da carta será claramente compreensível para o seu destinatário, deixará alguma ambiguidade quanto à questão da correspondência;

Tem certeza de que uma carta enviada pelo correio chegará a tempo (caso contrário, é melhor usar telefax, serviços DHL ou enviar uma carta pela Internet).

2. O tom da carta deve permanecer sempre correto.

3. É necessário selecionar cuidadosamente o vocabulário, evitando imprecisões, ambiguidades e uso excessivo de palavras profissionais. O texto da carta deve ser fácil de entender.

4. Uma carta comercial só deve ser escrita em papel timbrado da organização em nome da qual você atua. Porque aparência papel timbrado é uma espécie de cartão de visitas sua empresa, então o desenho do formulário oficial deve ser tratado com especial cuidado. Quanto mais formal for o formato da carta, mais formal deverá ser o tom da carta.

Na preparação de documentos, recomenda-se a utilização de um editor de texto Microsoft Word(produto de software da Microsoft Corporation) usando fontes Times New Roman Cyr tamanho nº 12 (para design de materiais tabulares), 13, 14, 15, Times DL tamanho nº 12, 13, 14 com intervalos de 1-2.

Ao escrever uma carta comercial, os números das páginas são colocados na parte inferior com lado direito páginas e ao preparar outros documentos comerciais - no meio da margem superior da folha.

Recomenda-se imprimir o texto da própria carta em formulários de formato A4 com espaçamento entre linhas de 1,5-2 e em formulários de formato A5 ou menor com espaçamento de uma linha. Os detalhes do documento (exceto texto), composto por várias linhas, são impressos com espaçamento de uma linha.

Uma solicitação por escrito deve ser respondida no prazo de 10 dias após o recebimento.

Mensagens recebidas por fax e e-mail deverão ser respondidas em até 48 horas, exceto finais de semana

Regras para escrever uma carta comercial na Rússia

Na Rússia, a preparação de formulários oficiais é regulamentada por documentos regulamentares e, em primeiro lugar, GOST 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários."

GOST estabelece dois formatos padrão para formulários de documentos - A4 (210 x 297 mm) e A5 (148 x 210 mm). Cada folha do documento, lavrada no formulário e não nele, deve ter margens de no mínimo 20 mm - esquerda; 10 mm - certo; 20 mm - superior; 20 mm - inferior.

Esses requisitos para a preparação de documentos estão consagrados na legislação russa, mas o autor recomenda usá-los ao redigir uma carta comercial para um parceiro estrangeiro.

Dependendo do grau de proximidade com o seu correspondente, o endereço pode começar com as palavras “Prezado + sobrenome (nome, patronímico)” ou “Prezado + nome e patronímico (nome)”. Palavras como “querido”, “senhor”, “senhora”, “vice-diretor”, “chefe de departamento”, etc. sob nenhuma circunstância deve ser encurtado. Caso contrário, o destinatário tem o direito de pensar que você não o respeita muito. E a carta deve terminar com palavras de agradecimento pela sua cooperação. E então a expressão é colocada antes da sua assinatura: “Com respeito, ...” ou “Atenciosamente ...”.

Em cartas oficiais, é inaceitável tratar-se como “você”, mesmo que na vida você e essa pessoa não estejam apenas a negócios, mas também em termos amigáveis.

Normalmente, uma carta comercial ou oficial consiste em vários elementos estruturais típicos:

1. Área de título.
Nesta parte da carta à esquerda há um carimbo de canto da organização indicando o nome da organização, seus detalhes postais e outros, bem como número de registro e a data de registro da carta como documento de saída. Se a carta oficial for uma carta-resposta, é indicado aqui a qual documento a carta responde.
Os dados do destinatário são colocados no lado direito do cabeçalho.

Abaixo do carimbo de canto está o título do texto do documento. A estrutura de linguagem do cabeçalho pode ser semelhante a:

ü preposição “O” + substantivo. no caso preposicional: “Sobre o fornecimento de carros”;

ü na questão “Sobre” + substantivo. no caso preposicional: “Sobre a questão do fornecimento de peças de reposição”;

ü em relação a + substantivo no caso genitivo: “Em relação a um pedido de compra”, etc.

2. O texto real da carta. As principais características do desenho do texto da carta são as seguintes.

ü Texto carta de serviço, via de regra, deve dizer respeito a um assunto ou várias perguntas se estiverem relacionadas e será considerado em um unidade estrutural organização receptora.

ü O texto da carta, via de regra, é composto por duas partes. A primeira parte expõe o motivo, fundamento ou justificativa para a elaboração da carta e fornece links para os documentos que servem de base para a elaboração da carta. A segunda parte, começando com um parágrafo, contém conclusões, propostas, solicitações, decisões, etc.

Estrutura de uma carta comercial

1. Nome da organização remetente.

3. Data em que a carta foi escrita.

4. Endereço do destinatário da carta.

5. Indicação de pessoa específica.

6. Endereço de abertura

7. Uma indicação do conteúdo geral da carta, ou seja, assunto da carta.

8. O texto principal da carta.

9. A fórmula final da polidez.

10. Assinatura.

11. Indicação do pedido.

Ao escrever uma carta comercial para um parceiro russo, vale lembrar mais algumas regras.

A posição do destinatário do documento é indicada no caso dativo, por exemplo:

para CEO
OJSC "Alfa Business"
V.A. Prókhorov

JSC "Beta Holding"
Contador chefe
V. M. Ivanov

Se você usar as abreviações “Sr.”, “Sra.”, escreva primeiro o sobrenome do entrevistado, seguido das iniciais.

O documento não deve conter mais de quatro destinatários. A palavra “Cópia” não é indicada antes do segundo, terceiro, quarto destinatários. No mais os destinatários compõem a lista de distribuição do documento.

Ao enviar uma carta a uma organização, indique seu nome e depois seu endereço postal.

Ao enviar um documento para um indivíduo indique o sobrenome e as iniciais do destinatário e, em seguida, o endereço postal

Uma nota indicando a presença do anexo mencionado no corpo da carta está formatada da seguinte forma:

Aplicação: para 5 l. em 2 cópias .

Se a carta contiver anexo que não conste do texto, indique o seu nome, o número de folhas e o número de cópias; Se houver vários aplicativos, eles serão numerados, por exemplo:

Se os pedidos forem encadernados, o número de folhas não será indicado.

Caso a candidatura não seja enviada para todos os endereços indicados no documento, é feita uma nota sobre a sua disponibilidade da seguinte forma:

Aplicação: para 3 litros. em 5 exemplares. apenas para o primeiro endereço.

O detalhe “Assinatura” inclui o cargo de quem assinou o documento (completo se o documento não for redigido em papel timbrado e abreviado se o documento for redigido em papel timbrado oficial da empresa); assinatura pessoal; descriptografia da assinatura (iniciais, sobrenome), por exemplo:

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