Como escrever uma carta oficial. Carta de serviço (amostra)

A correspondência comercial é um atributo integral de qualquer negócio. Os funcionários de cada empresa comunicam-se com colegas e clientes, com fornecedores e consumidores. Em geral, o dia a dia de qualquer escritório certamente inclui a participação na correspondência.

Embora a maioria dos funcionários de empresas e organizações envie e receba inúmeras mensagens todos os dias, nem todos aderem às normas e regras estabelecidas ao criá-las. Acontece que escrever uma carta comercial correta e corretamente não é tão fácil. Existem vários requisitos e modelos usados ​​em todo o mundo relacionados ao fluxo de documentos. Eles incluem regras de escrita carta de negócios, bem como os principais pontos relativos ao design.

Ao redigir uma mensagem para uma organização terceirizada ou simplesmente para um colega de um departamento vizinho, você deve seguir um estilo rigoroso (com exceção da correspondência amigável, para a qual não existem tais restrições). Você não deve usar palavras muito emocionais, mesmo para descrever a importância da transação ou o prazer dos produtos testados. Uma carta comercial deve ser clara, concisa e bastante contida.

A mensagem deve começar com o destinatário. Caso se destine a funcionário de entidade terceirizada, deverá indicar definitivamente o nome, o cargo do destinatário, bem como seu nome completo. No caso de o documento permanecer dentro da empresa, basta um sobrenome com iniciais (você também pode adicionar seu cargo).

Uma carta comercial para uma organização terceirizada deve ser em papel timbrado da empresa (independentemente de ser enviada eletronicamente ou em papel). Caso esteja faltando, basta indicar os dados do remetente no “cabeçalho” do documento.

Antes de começar a redigir um texto, é preciso pensar em sua estrutura, identificar os principais pontos e finalidades da escrita. Isso tornará o processo de escrita muito mais fácil. A carta deve terminar com uma assinatura que indique não apenas o sobrenome do remetente, mas também seu cargo, bem como o nome da empresa que representa.

Ao enviar uma proposta a um potencial cliente ou parceiro, você deve definitivamente terminar expressando gratidão pela cooperação e esperança de um trabalho futuro conjunto.

Além das regras utilizadas na correspondência comercial, também há recomendações. Por exemplo, qualquer documento endereçado a uma pessoa específica deve começar com as palavras “querido” com o nome completo e não com as iniciais. Não há necessidade de usar abreviações nas letras, por exemplo, escreva “uv”. ou reduzir a posição ou local de trabalho do destinatário.

O fluxo internacional de documentos é considerado o mais difícil, pois cada estado tem suas próprias nuances de comunicação, e o idioma em que você deve se corresponder com parceiros estrangeiros nem sempre é claro para o redator da carta, por isso é necessário utilizar os serviços de tradutores. Antes de recorrer aos serviços desse especialista, você deve esclarecer se ele sabe escrever uma carta comercial em inglês ou se estamos falando de uma tradução literal banal. Se você planeja manter constantemente o fluxo de documentos estrangeiros, é melhor contratar um funcionário que fale uma língua estrangeira o suficiente para escrever uma carta comercial nela.

Em geral, a realização da tarefa depende em grande parte de como o documento é elaborado e de como é concebido. Portanto, nunca subestime a importância da etiqueta empresarial na comunicação.

Nas últimas décadas, tornou-se parte integrante de qualquer área de negócio. Além da elaboração de contratos, atos e anexos aos mesmos, os documentaristas estão envolvidos na elaboração vários tipos apelos e cartas. A nível legislativo, os princípios da sua concepção e o modelo geral, evidentemente, não estão definidos. Em tal situação, surge a pergunta: “Como redigir corretamente este ou aquele documento juridicamente fraco, mas comercial?” A resposta é extremamente simples e se resume à elaboração de tais documentos de acordo com os padrões geralmente aceitos no trabalho de escritório.

Hoje nosso recurso decidiu considerar os princípios de redação de uma carta oficial e as características deste documento. Informações sobre o tema resumido e um modelo para o próprio artigo podem ser encontrados abaixo.

Oficial ou é um dos tipos básicos de documentos na área de trabalho de escritório das empresas modernas. Ele é método universal transferência de informações, implementada da forma mais simples possível, mas respeitando todas as normas e regulamentos das relações comerciais.

Naturalmente, as informações apresentadas nos ofícios não têm caráter lúdico. Tais papéis podem ser convites, em parte publicitários, informativos e outros, mas em nenhum caso divertidos.

Existem muitas diferenças entre uma carta oficial e uma carta normal. O principal é o propósito. Se um documento comercial sempre tem o propósito preciso de ser enviado ou transmitido ao destinatário, então as cartas normais são frequentemente usadas para “comunicação pela comunicação”. Além disso, mensagens comerciais:

• não são anônimos - eles sempre têm informações sobre o remetente e o destinatário
• escrito em nome de uma pessoa ou organização ou associação específica representada por ele
• (se o remetente tiver carimbo)
• compilado de acordo com regras geralmente aceitas em trabalho de escritório
• não pode ser divertido, como mencionado anteriormente

Uma diferença opcional, mas também comum, entre uma carta oficial e uma mensagem normal é que a primeira é escrita em papel timbrado da empresa. Esta abordagem dá o apelo mais alto nível solidez e geralmente indica seu status comercial.

Algumas palavras sobre os detalhes e conteúdo geral do documento

As cartas oficiais são emitidas por Várias razões, pelo que o seu conteúdo varia naturalmente. Apesar disso, a estrutura geral das mensagens empresariais não pode ser eliminada. É isto que se define como verdadeiro no domínio do trabalho de escritório, não é contestado e constitui os requisitos básicos dos documentos pertinentes. Os detalhes típicos de uma carta oficial incluem:

• nome completo da empresa remetente ou nome completo de um cidadão específico
• informações sobre ponto de verificação, ponto de verificação e OKUD (para organizações)
• endereço e todos os contatos possíveis do remetente
• informações semelhantes sobre o destinatário
• a essência da mensagem
• data de sua composição
• e impressão (para organizações)

Importante! O tipo de documento comercial que estamos considerando hoje é um dos poucos que não precisa incluir título. A ausência deste último não é de forma alguma um erro, mas sim o cumprimento dos padrões básicos de trabalho de escritório.

É aconselhável emitir a própria carta em papel timbrado, claro, se o remetente for uma empresa. Para agências governamentais, esses formulários possuem a imagem do brasão, para organizações comerciais - seu emblema.

1. Claro e compreensível para o destinatário.
2. Sem usar palavrões, sem falar em insultos e obscenidades.
3. Limpo, conciso e competente.

Em princípio, os especialistas em documentos não impõem quaisquer outros requisitos às cartas oficiais. Basta cumprir as normas, regras e conteúdo geral do documento.

Você pode baixar um modelo de carta oficial para a organização abaixo:

Tipos de cartas oficiais

Uma carta oficial é um grupo bastante extenso de documentos comerciais. Os mais utilizados incluem:

• , refletindo o desejo do remetente de fazer algo em benefício do destinatário
• Cartas de solicitação
• solicitações de
• Convites para eventos
• Convites para cooperação
• Papéis que lembram o destinatário de algo
• Ofertas comerciais
• Requisitos
• Instruções
• Cartas publicitárias e informativas

Pelo nome de cada tipo de carta oficial, você pode entender seu objetivo geral e a finalidade do envio da mensagem. Como mostra a prática, a transferência de vários tipos de solicitações no ambiente de negócios é realizada por diversos motivos, e a lista de seus tipos mencionada acima está longe de ser definitiva.

Características de design e transmissão da mensagem ao destinatário

No final do artigo de hoje, vamos prestar atenção à transferência de cartas oficiais para a Federação Russa. Em primeiro lugar, deve-se notar que a principal nuance das relações comerciais bem-sucedidas é uma abordagem competente à sua gestão. No caso de elaboração dos documentos relevantes, estamos falando de:

• limpeza
• total conformidade com os padrões de negócios
• propósito (enviado para alguém carta oficial na forma de spam prejudicará significativamente a autoridade do remetente)

Além disso, é aconselhável abordar a composição da mensagem com extrema responsabilidade. Seu texto deve ser letrado, conciso e compreensível. O uso de estruturas e termos verbais complexos é indesejável. O tom geral do discurso deve ser mantido dentro de limites. A restrição é bem-vinda, mas a familiaridade nunca é.

Quanto à transmissão de cartas comerciais, o remetente não tem restrições. Você pode entregar uma mensagem ao destinatário:

• pela Internet em em formato eletrônico
• por correio
• via correio ou mesmo pessoalmente

A transmissão de cartas oficiais é um campo vasto. Todos os remetentes poderão escolher uma mensagem conveniente.

Isto conclui as disposições mais importantes sobre o tema deste artigo. Esperamos que as informações apresentadas tenham ajudado todos os leitores a compreender a essência das cartas oficiais na Federação Russa e as regras para sua execução.

Escreva sua dúvida no formulário abaixo

Formato de carta

Formato de carta dependendo documentos constituintes organização inclui detalhes:

01 - Emblema do Estado da Federação Russa (02 - Brasão de uma entidade constituinte da Federação Russa ou 03 - Emblema de uma organização ou marca registrada (marca de serviço))

04 - código da organização

05 - estado principal número de registro(OGRN) de uma pessoa jurídica

15 – destinatário

18 - título do texto

19 - marca de controle

20 - texto do documento

A forma da letra pode ser feita com base na disposição longitudinal ou angular dos detalhes.

Arroz. 1. Localização dos detalhes (versão de canto) do formato da carta (as dimensões são indicadas em milímetros)

Arroz. 2. Localização dos detalhes (versão longitudinal) do formato da carta (as dimensões são indicadas em milímetros)

O mais conveniente para processamento e econômico em termos de aproveitamento da área da chapa é o formato de canto. Nesse caso Lado direito o topo da folha pode ser usado para colocar detalhes Destinatário, Resolução

O uso de um formato de carta longitudinal é aconselhável nos casos em que o nome da organização contenha um grande número de caracteres impressos, por exemplo, pode ser o caso quando os detalhes do formulário são fornecidos em dois ou mais idiomas. Neste caso, os dados devem ser impressos em russo à esquerda e na língua nacional à direita, no mesmo nível. Se o número de línguas nacionais utilizadas for superior a um, os detalhes devem ser indicados em russo na parte superior e na língua nacional abaixo, estendendo a linha até a borda da margem direita.

O formulário de carta pode ser preparado para uma organização, unidade estrutural ou funcionário.

Exemplos de design de formato de carta:

Arroz. 3. Formulário de carta da organização com localização angular (centralizada) dos detalhes.

Arroz. 4. Formulário de carta da organização com disposição de detalhes no canto (bandeira).

Arroz. 5. Formulário de carta da organização com disposição longitudinal de detalhes.

Amostras Forma geral documentos também são fornecidos nos seguintes documentos:

GOST R 6.30-2003 Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Requisitos para preparação de documentos (Apêndice B, Figuras B.2, B.3, B.4)

Instruções padrão para trabalho de escritório em órgãos federais poder Executivo, aprovado por despacho do Ministério da Cultura e Comunicações de Massa da Federação Russa datado de 8 de novembro de 2005 nº 536 (Apêndices nº 13, 14, 15, 16, 17, 18).

Carta oficial

É importante entender que uma carta é apenas uma concha para a informação que está sendo transmitida. E se você precisa escrever uma boa carta, além da forma da carta, é importante ficar atento ao conteúdo. Nesta revisão nos limitaremos a descrever a forma da carta.

As cartas oficiais são escritas em formulários especiais que atendem ao padrão. Para tais formulários foi estabelecido um conjunto de elementos obrigatórios (detalhes), que devem ser organizados em uma determinada ordem.

Abaixo estão os exemplos de cartas mais comumente usados:

O formato de uma carta oficial geralmente é uma folha de papel com informações impressas elementos permanentes. Mas em Ultimamente Os formulários padrão são cada vez menos usados, pois uma carta com toda a formatação pode ser impressa em uma impressora. Podemos dizer que uma carta oficial consiste em um “quadro” da carta e do texto principal e contém, além do texto principal, informações sobre o destinatário: o nome completo e abreviado da organização remetente, seu endereço postal e telegráfico , números de telefone, fax e teletipo, o número daquela carta ou telegrama que serviu de motivo para a correspondência e muito mais. Os formulários podem ter arranjo angular ou longitudinal de detalhes.

O desenho do formulário deve obedecer aos princípios da estética técnica, o que por sua vez tem um efeito positivo na percepção do seu conteúdo. Considerando a capacidade do olho humano de fixar com mais facilidade a parte superior de qualquer objeto, na elaboração de documentos, sua parte superior deve ficar mais saturada e a inferior mais “estável”.

As normas para formulários de amostra estabelecem os formatos e tamanhos dos campos dos documentos que fazem parte do sistema de documentação unificado, bem como os requisitos para construção da grade estrutural do formulário de amostra, detalhes e regras para sua localização. Os documentos incluídos nos sistemas de documentação unificados consistem em três partes principais, localizadas em áreas claramente demarcadas. Esta disposição do documento garante a necessária velocidade de percepção do seu texto.

Detalhes são características obrigatórias estabelecidas por lei ou regulamentos para espécies individuais documentos. A composição e disposição dos detalhes dos formulários dos documentos organizacionais e administrativos devem obedecer às normas pertinentes. Anteriormente, esses padrões eram regulamentados pelo GOST 6.38-90, atualmente é usado o GOST R.30-2003.

A introdução de uma norma de formulário, que, por sua vez, define os requisitos para o formulário de ofício, foi motivada pela necessidade de unificar o processo de seu registro, o que permite:

O formulário de amostra é a base para a criação de formulários e modelos para todos os tipos de documentação de gestão. A área destinada aos formulários de amostra para localização de cada detalhe corresponde ao volume ideal deste detalhe em caracteres impressos.

De acordo com GOST 6.38-90, os documentos podem conter (dependendo da finalidade) até 31 detalhes. Contudo, nenhum documento é preparado com um conjunto completo de detalhes. Para cada tipo de documento, sua composição é determinada em função da finalidade do documento. Então, para uma carta oficial é recomendado próxima escalação detalhes:

1. Emblema estatal (para empresas estatais)
2. Logotipo ou emblema da organização
3. Código empresarial de acordo com OKPO (para correspondência intra-republicana), se disponível
4. Código do documento OKUD (se disponível)
5. Nome da organização (completo e abreviado)
6. Endereço postal e legal
7. Números de telefone
8. número de fax
9. detalhes bancários
10. Índice do documento (número de registro)
11. Link para o índice e data do documento recebido
12. Destino
13. Título do texto
14. Texto
15. Assinatura
16. Sobrenome e telefone do artista.

Se necessário, também poderão ser fornecidos endereços de e-mail e endereços de sites da organização.

O conjunto de detalhes de uma carta oficial é denominado formulário. Os detalhes (1)-(9) são impressos, via de regra, de forma tipográfica.

A carta oficial é o único documento que não leva o nome do seu tipo. Todos os outros documentos têm nomes, por exemplo “Ordem”, “Ato”, “Decisão”, “Memorando”, etc.

O nome da organização - o destinatário do documento é fornecido de forma completa e abreviada, por exemplo, Instituto Russo de Pesquisa Científica de Gestão de Documentos e Assuntos de Arquivo - VNIIDAD. É importante notar que os requisitos para cartas oficiais variam de organização para organização, ao mesmo tempo, as agências governamentais devem seguir os GOSTs na elaboração de cartas oficiais.

Carta comercial: regras de redação e métodos de entrega

01/06/2010 | S.V. Ivanova

Para realizar o seu trabalho, o contador de uma instituição orçamentária deve conhecer não apenas o plano de contas da contabilidade orçamentária e quais transações refletem as transações comerciais, mas também ser um especialista. Uma habilidade importante de um contador qualificado é a capacidade de preparar e executar cartas comerciais para organizações de nível superior ou apelos oficiais a autoridades governamentais. Diremos como fazer isso e o que um contador deve levar em consideração neste artigo.

Estou escrevendo para você e diabos

À primeira vista, parece que não há nada complicado em escrever uma carta comercial. Mas muitas vezes chegamos a um beco sem saída depois de escrever as primeiras palavras & ldquoQuerido Ivan Ivanovich. & rdquo. E então ficamos por muito tempo em tormento criativo, contemplando a tela vazia do monitor.

No entanto, existem regras públicas, ou seja, oficialmente aceitas na sociedade e em nível estadual, e regras tácitas para a redação de cartas comerciais.

Mas antes de se sentar para escrever uma carta, você deve fazer alguns trabalhos preparatórios.

Primeiro, você precisa saber exatamente a quem a carta será endereçada. Precisa saber:

Nome exato da organização

Posição do destinatário

Sobrenome, nome e patronímico do destinatário.

Não confie na sua memória ou em entradas antigas da lista telefônica, pois elas podem ser um péssimo serviço. Assim, por exemplo, o secretário de um grande empresa cometeu-se um erro ao escrever o nome do meio raro e bastante complexo do gerente, pelo que adquiriu um significado diferente, não totalmente decente.

Além disso, na nossa época de mudanças e reformas, muita coisa está a mudar, não só nas actividades instituições orçamentárias, mas também das suas contrapartes, ou seja, em organizações comerciais. Como exemplo, vamos citar um caso real que aconteceu com o gerente de uma empresa russa. companhia de transporte. Ele foi instruído a preparar uma carta ao chefe da empresa parceira, e ele, confiando em sua memória, indicou na carta o cargo do chefe da empresa e seu nome, sem saber que haviam ocorrido graves mudanças estruturais na empresa em um período de tempo relativamente curto. Como resultado, descobriu-se que o autor da carta “repromoveu” involuntariamente o gerente em sua posição.

Obviamente, tais “erros” não levam ao estabelecimento de parcerias confiáveis ​​entre a instituição e as organizações contrapartes.

Portanto, não deixe de ligar para a empresa e esclarecer educadamente todas as informações necessárias.

Um bom começo é metade do sucesso

Na “ciência” de escrever cartas comerciais, certas tradições já se formaram sobre qual frase deveria ser a frase “inicial”.

É comum usar as seguintes frases típicas para iniciar uma carta comercial:

Confirmamos o recebimento de sua carta nº 24/1 de 18/07/07.

Agradecemos com gratidão o recebimento de catálogos de produtos de sua estimada empresa

Referimo-nos a negociações anteriores sobre esta questão.

Enviar-lhe-emos uma confirmação do nosso pedido.

Temos o prazer de informar isso.

além da nossa carta nº 12 de 12/12/05, informamos os dados do Beneficiário

De acordo com sua solicitação, entregaremos a mercadoria na próxima semana.

Nesse caso, as frases finais poderiam ser:

Esperando sua resposta

Permanecemos com profundo respeito

Agradecemos sua atenção aos nossos produtos

Pedimos-lhe que nos perdoe pelos problemas que lhe causamos.

Assim, consideramos esta questão resolvida

Esperamos ter ajudado você a resolver esse problema.

Na esperança de desenvolver boas relações comerciais com você

Concluindo, gostaríamos de expressar mais uma vez nossa sincera gratidão a você

Com profundo respeito

Com profundo respeito

Sinceramente.

Dependendo de a quem a carta é dirigida, qual é o seu conteúdo, você deve escolher uma ou outra frase para iniciar e terminar a carta.

Sobre funcionários e parceiros

Ao preparar o texto de uma carta comercial, atenção especial deve ser dada ao local para onde ela será enviada: às autoridades governamentais ( administração fiscal, Ministério Público, governos locais, tribunais, etc.) ou fornecedores, empreiteiros com os quais foram estabelecidas ou se prevê que venham a ser estabelecidas parcerias.

Para funcionários

As cartas às autoridades estaduais e municipais de qualquer nível exigem uma preparação mais cuidadosa.

Essas cartas devem ser escritas estritamente na forma prescrita. A forma livre e o estilo de escrita livre são inaceitáveis, uma vez que tal carta simplesmente não será aceita para execução. Freqüentemente, os órgãos oficiais comunicam às organizações de nível inferior o formato das cartas que devem ser seguidas ao escrever para elas.

O estilo das cartas dirigidas aos representantes do governo e de outros órgãos oficiais deve ser exclusivamente oficial e profissional. Ao mesmo tempo, não são inaceitáveis ​​​​nenhuma “liberdade” como “olá”, “saudações amigáveis”, “estamos aguardando uma resolução rápida desta questão”, “aguardando o seu consentimento”, etc. Nos serviços oficiais do governo, isso será percebido como falta de educação.

Este estilo é caracterizado pela clareza, concisão e precisão de apresentação. Em sua essência, a linguagem dos documentos oficiais é uma espécie de conjunto de clichês e clichês. Frases padronizadas facilitam a percepção do texto e até a elaboração de um ofício. As seguintes frases são típicas para correspondência oficial:

tomar medidas imediatas, notificar, notificar o mais rápido possível, garantir a boa execução

estabelecer monitoramento regular da qualidade do produto

atribuir a responsabilidade pela execução a.

de acordo com a ordem. com base em uma ordem oral.

em conexão com o comissionamento de um novo complexo

por ausência.

devido ao envio tardio de uma remessa de mercadorias, etc.

Em uma carta oficial, antes de tudo, deve-se buscar uma exposição clara e concisa da essência do assunto, mantendo um tom neutro. Não tente exibir sua extraordinária personalidade criativa e demonstrar um alto nível intelectual usando uma oração subordinada após a outra. Ao construir frases complexas, você corre o risco de perder o significado da carta.

Além disso, se a carta exige a presença de anexos, não se deve limitar a simplesmente indicar o seu número, por exemplo, “Apêndices: em 18 folhas”. Todos os anexos da carta devem ser listados, atribuindo-lhes um número de série apropriado.

Não economize tempo e energia vinculando-se a aplicativos! É muito importante escrever o nome completo do documento tal como aparece no original anexo. Abreviações também não são permitidas aqui. Ao lado do nome do documento deverá indicar o número de páginas. Em seguida, após a lista completa de documentos da candidatura, é indicado o número total de páginas de todas as candidaturas.

Todas essas medidas permitirão, se necessário, controlar os funcionários e não lhes dar a chance de adiar sua carta, alegando alguma imprecisão ou falta do documento necessário.

Como exemplo de carta a órgãos governamentais, pode-se citar o seguinte texto:

Caro Arkady Semenovich!

Informamos que, com base em um requerimento do Comitê de Moscou para Registro de Direitos sobre Imóveis e Transações com eles, registro estadual do contrato de locação de instalações no endereço: Moscou, Rua Krasnogvardeyskaya, prédio. 8 para nº 77-01/00-02/29741 (contrato de locação em anexo).

Pedimos que você faça as alterações apropriadas no cartão de registro.

Anexos: Contrato de locação nº 77-01/00-02/29741 em 12 páginas.

Sinceramente,

Diretor de uma agência governamental A.I. Zaitsev

Para parceiros

Cartas comerciais entidades legais(empresas, sociedades, etc.) costuma-se escrever na terceira pessoa de uma única pessoa, por exemplo: a organização informa, notifica, tomará todas as medidas necessárias & diabos, etc. ou na primeira pessoa do plural: avisamos, enviamos um lote de catálogos para o seu endereço, enviamos a seu pedido.

Muitas organizações, tentando criar seu próprio estilo corporativo reconhecível, além dos padrões estaduais para preparação de documentos, desenvolvem seus próprios instruções internas no trabalho de escritório. Por exemplo, muitos aumentam a margem inferior dos documentos onde são impressos o cabeçalho e o rodapé, o que, por sua vez, permite encontrar rapidamente esse documento em formato eletrônico. Além disso, recentemente se generalizou a prática quando, na elaboração de contratos, contratos e acordos, deixam uma margem inferior do documento maior do que o normal. Esta prática deve-se ao facto de, de acordo com as regras do trabalho de escritório, cada folha individual de um documento dever ser endossada pelas partes que o assinam.

Uma carta comercial deve ser acompanhada dos seguintes detalhes:

1. Cabeçalho da carta (nome da organização beneficiária, DCI/KPP, endereço postal, números de telefone e fax, dados bancários (se necessário)).

2. Data e número do documento.

3. Indicação do destinatário (razão social, cargo, nome completo do funcionário).

4. O título do texto da carta ou o motivo principal do seu conteúdo.

5. Recurso.

6. Texto da carta.

7. A fórmula final da polidez.

8. Assinatura (antes da assinatura indicar o nome da empresa e o cargo da pessoa autorizada que assinou a carta. Caso a carta tenha sido elaborada por outro funcionário, deverá ser indicado o nome completo e telefone de contato do contratante) .

9. Aplicação. A presença da(s) candidatura(s) é indicada no canto inferior esquerdo da carta. A seguir, é informado o tipo de aplicativo, indicados os nomes dos aplicativos e o número de páginas.

Um objetivo - uma carta

Se várias cartas comerciais forem enviadas ao mesmo destinatário ao mesmo tempo, é aconselhável preparar cartas separadas para cada assunto.

Por exemplo, uma instituição recebeu uma encomenda de mobiliário de escritório. Ao descarregar a mercadoria, foram descobertos alguns defeitos na qualidade da mercadoria. A instituição pretende entrar em contato com o fornecedor para corrigir os defeitos (substituir os defeitos), e também quer solicitar que o próximo lote de mercadorias chegue 10 dias antes. Neste caso, são preparadas duas cartas separadas. A primeira carta será, portanto, uma reclamação e a segunda - um pedido. Basta separar tais tópicos, pois isso não só permitirá acompanhar o destino de qualquer problema, mas também facilitará muito a sua resolução, uma vez que um pedido de entrega antecipada ou, pelo contrário, uma reclamação de qualidade não se perderá em a correspondência, mas será visto e, provavelmente, satisfeito com o outro lado.

Se em uma carta for necessário abordar vários assuntos inter-relacionados, então é melhor apresentar cada assunto em um parágrafo separado.

Do simples ao complexo

De acordo com o GOST, é feita uma distinção entre cartas comerciais simples e complexas.

Cartas simples, via de regra, não necessitam de aprovação legal ou administrativa especial. O volume de tal carta não deve exceder uma - no máximo duas folhas datilografadas.

As cartas complexas são geralmente dedicadas a questões que requerem uma apresentação detalhada da situação, sua análise, avaliação, argumentação detalhada e formulação de conclusões. Essa carta pode ter várias páginas, mas não mais que quatro.

Sobre a irmã do talento e da educação

A tudo isso, podemos acrescentar que a carta comercial ideal é uma carta escrita em uma página. Devemos nos esforçar para isso.

Além disso, se a carta contiver um link para pedidos, reclamações, pagamentos, documentos, especificações, etc. anteriormente enviados/feitos, é aconselhável anexar cópias desses documentos à carta. Assim, você mostrará educação para com o destinatário, poupando-o de esforços desnecessários. Afinal, depois de receber tal carta, ele não precisará mais puxar arquivos, pesquisar documento requerido Em negócios. A exceção são os casos em que o documento, carta, etc. a que se faz referência é igualmente conhecido por ambas as partes através de correspondências anteriores, conversas telefónicas, etc. .

E agora - entrega e diabos

Depois de escrever uma carta, você deve considerar como ela será entregue ao destinatário. Atualmente, as formas mais acessíveis de envio de correspondência são: envio de carta por fax (fax), pelos correios, por estafeta e através de serviços de estafetas especiais.

Cada método tem suas próprias vantagens e desvantagens. Vamos dar uma olhada neles.

Enviando por fax

Os faxes são essencialmente apenas cartas rápidas, portanto, todos os requisitos para cartas se aplicam a eles. Faxes são documentos oficiais que devem ser registrados e executados como se fossem uma carta comercial normal.

No mundo empresarial moderno, cerca de 80% de toda a correspondência é realizada por fax, o que garante elevada eficiência.

Na prática, muitas vezes os faxes são suportados pelo envio da carta original. Isso é necessário, por exemplo, na resolução de questões financeiras, solicitações ao banco, para fornecimento de documentos de reporte rigorosos, ou seja, em todos os casos em que seja necessária uma carta original com carimbo e assinaturas de pessoas autorizadas, a qual é arquivada no processo.

A carta original pode ser enviada por correio por correio registado com aviso prévio. O prazo de entrega dessa carta na Rússia é de uma a duas semanas. Uma semana depois você receberá uma notificação de que o documento foi entregue ao destinatário. Neste caso, prazos tão longos não têm particular importância, uma vez que o trabalho no documento (execução do documento) é efectuado por fax. O documento original é apenas um “traço” necessário nos negócios.

Envio pelos correios

Esse tipo de entrega é conveniente porque você não precisa ficar na fila dos correios. Basta colar os selos e colocar a carta na caixa de correio. E embora os serviços postais tenham funcionado de forma bastante eficiente ultimamente, não recomendamos o envio de uma carta comercial importante sem garantia e sem confirmação de recebimento de envio e entrega.

Mas em certos casos este método é muito conveniente. Por exemplo, para enviar cartões de felicitações, certificados assinados de trabalhos concluídos (estamos a falar de serviços de entidades terceiras: entrega de água, tradução, armazenamento de arquivos, serviços telefónicos), que, por sua vez, também nos chegam por correio.

Usar um mensageiro para correspondência comercial é uma maneira muito conveniente que permite entregar cartas e pacotes comerciais de forma rápida e econômica.

O principal aqui é fornecer ao transportador informações precisas e instruções abrangentes, uma vez que os entregadores, em regra, são pessoas muito jovens e com pouco interesse no seu trabalho, ou reformados que trabalham por rendimentos adicionais. Muitos deles não conhecem bem a cidade, outros não têm capacidade de comunicação suficiente para resolver de forma independente qualquer problema que surja relacionado com a entrega de uma carta (a pessoa de contacto não estava presente, não consegue falar por telefone, confundiu o endereço ou nome da empresa, etc.) .

Portanto, prepare instruções detalhadas passo a passo para o mensageiro, desenhe um plano da área, forneça o número máximo de números de contato, discuta com ele possíveis opções para suas ações em diferentes casos: plano A, plano B... Sim , tedioso. Mas se não forem dadas instruções claras, o mensageiro pode passar o dia inteiro sem entregar a carta ao destinatário.

Serviço de correio expresso (expedição e entrega urgente de documentos, carga) (TNT, DHL, UPS)

Essas grandes empresas internacionais de entrega expressa têm escritórios em Moscou e em muitas outras grandes cidades russas.

Essa entrega é indispensável e extremamente necessária no envio de documentos urgentes ao exterior ou para outras cidades remotas. O correio expresso também pode receber documentos particularmente importantes, como contratos de empréstimo.

S.V. Ivanova,

psicólogo, treinador de negócios, Moscou

Enquete

O papel timbrado da empresa é uma folha de papel, geralmente tamanho A4 (210x297mm), na qual são impressos os dados da empresa, incluindo:

1. nome da empresa,

2. logotipo (se disponível),

3. informações de contato (endereço, telefone, e-mail. site (se disponível),

4. dados bancários (opcional).

O papel timbrado é um atributo muito importante de qualquer organização. Na verdade, este é um dos meios de publicidade. Afinal, às vezes é aqui que um potencial cliente ou parceiro começa a conhecer a sua empresa. Portanto, acredita-se que cada empresa, independente do seu porte, deva ter seu próprio papel timbrado.

Criar um papel timbrado é o primeiro passo na criação de uma identidade corporativa. É aconselhável fazer isso, mesmo que a empresa tenha apenas um funcionário e a palavra “corporativo” neste caso lhe pareça inadequada.

O texto em papel timbrado indica a seriedade da carta. Formulários de alta qualidade indicam que a empresa está atenta à sua própria imagem.

Atualmente, existe um grande número de gráficas onde você pode desenvolver rapidamente um layout de papel timbrado, escolhendo um design levando em consideração as especificidades do seu negócio. O custo mínimo de desenvolvimento do design é de 1.000 a 2.500 rublos. Aqui o modelo resultante pode ser fabricado.

O custo de produção de um papel timbrado depende do método de impressão. Em quase todos os lugares, serão oferecidas pelo menos 2 opções: impressão digital ou offset.

O custo de produção digital de formulários será maior por exemplar, mas é mais rentável para pedidos pequenos (até 3.000 exemplares). Nesse caso, o tempo de produção dos formulários é bem menor do que na impressão offset - de 1 hora a 1 dia, dependendo da carga de trabalho da gráfica.

O método de impressão offset só se justifica economicamente para grandes tiragens de formulários. Em termos de tempo de produção de formulários, também é significativamente inferior à impressão digital - de 6 a 10 dias.

Os papéis timbrados são impressos tanto em papel comum de escritório quanto em papel original de design, que pode ter maior densidade, diversas opções de cores, marcas d'água, relevo texturizado, etc. Aqui, os voos de fantasia geralmente são limitados apenas pelo preço.

Mas não se desespere se você não tiver dinheiro para produzir seus papéis timbrados profissionalmente. Neste caso, oferecemos-lhe vários exemplos básicos de formulários empresariais, com os quais poderá desenvolver de forma independente o seu próprio formulário em 10-20 minutos, podendo sempre imprimi-lo numa impressora normal. Lembre-se: a brevidade é irmã do talento.

É importante que o seu papel timbrado contenha informações básicas sobre a empresa e que a sua contraparte possa sempre encontrar informações para entrar em contato com você.

Formatando uma carta oficial

Olá, querido leitor!

Não é segredo que a capacidade de redigir e formatar cartas oficiais com competência é parte integrante do profissionalismo de um funcionário, seja ele um diretor ou um gerente intermediário. Isto é especialmente verdadeiro nas empresas cujas contrapartes são grandes organizações com cerca de 500 pessoas no seu quadro de funcionários. Uma carta bem escrita é a imagem da empresa; é um dos componentes da etiqueta empresarial. este é o cartão de visita da empresa, e conclusões significativas podem ser tiradas deste documento aparentemente insignificante.

Como formatar os detalhes e conteúdos da carta são definidos

Instruções padrão para trabalho de escritório em autoridades executivas federais (M. 2001) e padrão estadual GOST R 6.30-2003 “Sistemas de documentação unificados. Sistema unificado de documentação organizacional e administrativa. Documentos necessários."

Regras uniformes para preparação de documentos garantem:

Força jurídica da carta

Redação e execução de cartas de alta qualidade e oportunas

Organização da busca imediata de cartas.

Regras para escrever cartas oficiais:

1. A carta é redigida em papel timbrado da organização. Você dirá, bem, a regra já está clara. Sim. Outro dia recebi uma mensagem muito importante via e-mail, no corpo, não na forma. Mas e quanto à força jurídica do documento?

2. À esquerda canto superior são indicados o número do documento de saída e a data de sua elaboração. Cada organização estabelece independentemente as regras para atribuir um número de saída a um documento.

3. No canto superior direito escrevemos a quem se destina a carta: para CEO LLC Romashka ou diretor comercial a mesma LLC. Se você não souber o nome correto do cargo, basta escrever para o chefe da empresa e ele decidirá para quem escrever.

4. Certifique-se de indicar o assunto da carta no canto esquerdo: sobre reembolso, sobre atraso na entrega de materiais, etc.

4. Iniciamos a carta com as palavras: Prezado IO (nome e patronímico). Verificamos cuidadosamente se há erros ortográficos. Em caso de dúvida, verifique, o Google irá ajudá-lo.

5. Encerramos a carta com palavras de agradecimento: com respeito a você e sua empresa, agradecemos antecipadamente, com respeito, esperamos uma cooperação mutuamente benéfica, etc.

6. Sob a assinatura do funcionário indicamos o executor do documento com um número de contato.

Coisas para lembrar ao escrever uma carta formal:

Ao escrever uma carta, sua tarefa é saturá-la com informações, não com emoções. Expresse seus pensamentos de forma neutra, com fatos e conclusões lógicas.

Se você se dirigir pessoalmente ao destinatário em uma carta, o pronome pessoal é Você, Você, Seu, etc. escrevemos com letra maiúscula,

Deve-se escrever no plural: perguntamos, informamos, indicamos, lembramos, etc. A carta representa os interesses da organização, não os pessoais.

Depois de escrever uma carta, você precisa adiar um pouco - de preferência até amanhã. Bem, se algo for urgente, então por 20 a 30 minutos. Em seguida, pegue o documento impresso e leia-o novamente. Certamente você encontrará pequenos erros, imprecisões de redação ou omissões.

E o mais importante, lembre-se de que há exceções a qualquer regra))).

Espero que este artigo tenha sido útil, por isso ficarei grato se você clicar nos botões sociais. redes.

E finalmente, sobremesa - uma carta ao sultão turco:

Sua Anastasia Zakharova

Há muito tempo não é segredo para ninguém que o discurso se divide em gíria e literário - correto. É bastante lógico que discurso correto deve ser não apenas oral, mas também escrito. Toda pessoa inteligente deve dominar a cultura da escrita competente. E ainda mais para aqueles que se comunicam ativamente sobre assuntos oficiais por meio de correspondência. Como são as letras?

O que é etiqueta

Antes de falarmos sobre redação comercial, devemos primeiro lembrar o que é etiqueta. Esta é uma ordem de comportamento estabelecida na sociedade, um conjunto de costumes e regras dos chamados bons costumes, que toda pessoa inteligente e bem-educada deve observar, para não ser tachada de inculta. Estas regras historicamente estabelecidas são parte integrante da vida da sociedade.

Cultura da escrita: características gerais

Claro, isso não se aplica apenas a cartas comerciais. Existem muitos tipos e métodos de comunicação escrita. São todos diferentes, cada um tem suas características, mas também existem características comuns. Entre eles estão os seguintes:

• confiança na linguagem padronizada do livro, com a permissão de vocabulário não-livro;
• uso de estruturas sintáticas complexas;
• ordem fixa das palavras em uma frase;
• estrutura de texto clara;
• alta alfabetização.

Etiqueta de carta comercial

Em que casos podemos ser obrigados a escrever uma carta comercial? Claro, se conduzirmos qualquer negócio com organizações e/ou indivíduos. O que escrevemos aos nossos parceiros, colegas, clientes, a forma como formatamos a nossa carta tornar-se-ão a cara da nossa empresa e apresentar-nos-ão de uma forma favorável ou não tão favorável. A menos, é claro, que sejamos competentes na etiqueta de escrever cartas comerciais. Para não perder prestígio, você precisa aprender a sabedoria abaixo. Aliás, também é útil ter esse conhecimento porque o menor erro, uma pequena discrepância com as regras pode transformar uma carta comercial em uma carta ilegal do ponto de vista jurídico.

Especificidades das relações comerciais

Antes de falar diretamente sobre cartas, você deve entender como as relações comerciais geralmente diferem, o que as caracteriza e quais são suas características. A principal característica dos relacionamentos no trabalho é a ausência (total ou quase total) de um tom pessoal nesses mesmos relacionamentos. Via de regra, no trabalho, cada um de nós é extremamente controlado, calmo, educado - dificilmente alguém vai dançar com pandeiro, por exemplo, ou realizar outras ações bastante lógicas na companhia de amigos, mas bastante ridículas para um ambiente de trabalho. A propósito, isso se aplica não apenas às ações, mas também às emoções - você pode se permitir rir ou sorrir, ou até mesmo uma leve manifestação de raiva, mas risos homéricos, birras, lágrimas e coisas do gênero parecem bastante inadequados (todos isso se refere exclusivamente às emoções no trabalho). No trabalho, costumamos usar máscaras, demonstrando treino, contenção e compostura.

A comunicação empresarial não pode terminar quando você deseja. Um parceiro de negócios ou cliente não entenderá se, no meio de uma reunião importante, nos levantarmos repentinamente e sairmos da plateia. Você não pode ignorar seu interlocutor, não pode deixar de atender ligações ou cartas. Todos esses recursos juntos ajudam a entender melhor qual deve ser a etiqueta de fala de uma carta comercial.

Requerimentos gerais

A primeira coisa que prestamos atenção quando recebemos uma carta é o papel. De acordo com os requisitos da etiqueta da carta comercial, o papel deve ser sempre transparente e em nenhum caso enrugado. Os destinatários da mensagem terão uma melhor impressão da organização se a carta for escrita em papel timbrado com o logotipo da empresa. A primeira página não é numerada; todas as demais estão marcadas com algarismos arábicos.

Há outro ponto muito importante na etiqueta da correspondência comercial. Os negócios pressupõem alto nível de alfabetização e ausência de erros ortográficos. Portanto, se houver lacunas no seu conhecimento da gramática russa, é recomendável não se apressar no envio de correspondência, mas verificar novamente se há possíveis deficiências.

Também recomendação geral tanto para papel quanto para e-mail, o desejo é não usar escrita estruturas complexas- isso só é apropriado em documentos legais. Não devem ser usadas abreviaturas - apenas as geralmente aceitas. Mas a norma de etiqueta empresarial inclui vários clichês e jargões - jargão profissional. Todo o documento é mantido em estilo comercial oficial.

Outro ponto importante que pode ser lido na carta: ela deve ser o mais educada e amigável possível. Não se pode falar de falta de tato ou grosseria. Além disso, uma carta comercial requer especificidade e uma apresentação clara de seus pensamentos.

Se o destinatário da carta não falar russo, o texto da mensagem deverá ser escrito em seu idioma ou em inglês internacional. Aliás, tal documento deve ser escrito apenas em um lado da folha, o segundo deve ficar em branco.

Ao preparar documentos, é necessário garantir que não haja transferências. O texto propriamente dito deve ser digitado em intervalos de um e meio a dois, com margem de dois centímetros à esquerda.

Nuances

Uma carta comercial tem sua própria estrutura clara e especial. Ao mesmo tempo, não existe um padrão único para a preparação de documentos em papel: diferentes empresas podem ter suas próprias variações. Aderem apenas a uma determinada composição das partes da carta: certamente devem conter um “cabeçalho”, uma saudação, a parte principal e uma despedida. Não se esqueça da sua assinatura pessoal no final da carta.

Aliás, o chamado quadro da mensagem - as frases inicial e final - é chamado de quadro de rótulo. É ela quem ajuda a estabelecer a relação necessária com o destinatário. Além disso, as regras de etiqueta para cartas comerciais e exemplos de sua redação demonstram o uso de vários clichês de fala nas mensagens (serão discutidos a seguir).

Uma nuance importante Ao elaborar uma carta comercial, o endereço correto usado permanece. Antes da revolução, o endereço “senhor” ou “senhora” era usado em nosso país: era considerado universal, chamavam qualquer pessoa assim. Agora não existe esse endereço universal, embora a palavra “Sr.” ou “Sra.” seja frequentemente encontrada em cartas comerciais - tendo perdido sua popularidade, está gradualmente voltando a ser usada. Você pode encaminhar isso a um parceiro de negócios ou funcionário, mas não a um cliente ou colega.

O mais comum e universal atualmente é considerado o endereço “Prezado” ou “Prezado Senhor”, mas na verdade também não é um. De forma semelhante, por exemplo, não se pode dirigir-se aos chamados VIPs – especialmente pessoas importantes, que são consideradas governadores, prefeitos e presidentes. Neste caso, você precisará iniciar sua carta com o endereço “Caro” (outra opção é “Altamente respeitado”).

Se a mensagem for dirigida a várias pessoas ao mesmo tempo, e todas forem representantes da mesma profissão, seria apropriado usar um endereço como “Caros colegas” (se todos os destinatários forem mulheres, é permitido escrever “Prezadas senhoras ”; se homens, então “Caros senhores"). Se a carta for dirigida a uma pessoa, é estritamente proibido não usar nome ou sobrenome. Isto é permitido apenas no caso acima (quando o destinatário é um grupo de pessoas) ou quando interage com uma pessoa jurídica.

Quanto ao final da mensagem, é preciso lembrar: não é menos significativo que o início. É no final da carta que se expressa a confiança na resolução bem-sucedida e/ou rápida do problema, e assim por diante. Aqui você também não deve apontar quaisquer dificuldades que ocorreram no passado - por exemplo, atrasos na resposta ou não recebimento. Essas frases são consideradas sinais negativos etiqueta das cartas comerciais e são consideradas relutância em continuar o relacionamento, bem como desrespeito ao interlocutor. É importante compreender que isto é inaceitável.

E-mail: Etiqueta Empresarial

A segunda opção possível de correspondência é por e-mail. Há também uma série de peculiaridades aqui. Assim, por exemplo, se o destinatário recebe a mensagem pela primeira vez, é necessário iniciá-la com uma introdução à sua própria empresa, uma descrição das suas atividades e possíveis tarefas que se espera realizar. Durante a correspondência de longo prazo, é necessário preservar o histórico das cartas anteriores, com base no qual cada mensagem subsequente se baseia.

A primeira carta certamente deve conter uma saudação e um endereço. Nas subsequentes, caso seja necessária uma resposta rápida, o recurso poderá ser omitido (se for o caso). Na comunicação online, muitas pessoas não consideram necessário o uso de sinais de pontuação, e também escrevem sem letras maiúsculas. Isso é inaceitável na etiqueta do e-mail comercial.

O tamanho do e-mail não deve ser muito grande - como regra, tem metade do tamanho do seu equivalente em papel. No mesmo caso, se for necessário comunicar uma grande quantidade de informações ao destinatário, apenas uma breve nota de acompanhamento deverá ser indicada no corpo da carta, e o próprio material deverá ser anexado em Word ou qualquer outro arquivo - isso é exigido pela etiqueta de uma carta comercial por e-mail. Um exemplo de tal mensagem poderia ser: “Boa tarde, querido Sr. Ivanov! Estamos lhe enviando amostras de nossos folhetos publicitários. Você pode vê-los no anexo...”

Quanto à assinatura, ela deve estar lá. Você pode assinar no final de cada carta, ou pode fazer uma assinatura automática, que será aposta automaticamente. Esta opção é frequentemente utilizada por representantes de grandes empresas. A assinatura deve incluir seu nome e sobrenome, cargo, informações de contato e local de trabalho. Deve ser formatado de forma que caiba setenta caracteres e não ocupe mais que cinco ou seis linhas.

É necessário dizer algumas palavras sobre a resposta à mensagem. Etiqueta Empresarial Um e-mail exige o recebimento de uma resposta à mensagem dentro de dois dias - não mais. Se for necessário mais tempo, você deve avisar seu interlocutor sobre isso. A resposta a todas as mensagens mantém a reputação da empresa ou empresário. Para saber com certeza se a carta chegou ao destinatário, você pode utilizar a função de notificação de recebimento - a confirmação de entrega será enviada automaticamente. Além disso, não é proibido fazer chamada de controle.

Fórmulas de fala ou clichês

Clichês, fórmulas de discurso, clichês de discurso - o que quer que você diga, ainda será parte integrante da correspondência comercial. De curso escolar Lembramos que os clichês são chamados de expressões definidas. Não há tantos deles:

• O arrependimento pode ser expresso através das seguintes frases: “Infelizmente, não conseguimos chegar a acordo...”, “Lamentamos informar...”, “Para nosso pesar, somos obrigados a informar...” e assim por diante.
• A gratidão é indicada por clichês como: “Deixe-me expressar minha gratidão...”, “Obrigado...”, “Dada sua contribuição...”.
• Você pode convidar o destinatário para um determinado evento usando selos: “Temos a honra de convidá-lo...”, “Esperamos seu consentimento...”, “Temos o prazer de convidá-lo...”, “Nós ficarei feliz em vê-lo...” e coisas do gênero.
• Você pode terminar a carta com as frases: “Esperamos novas ideias suas...”, “Desejamos-lhe sucesso...”, “Esperamos uma cooperação mais frutífera...”.

Regras de ouro da correspondência comercial

Erros comuns em correspondência comercial

Existem várias coisas aparentemente pequenas que podem, no entanto, tornar-se fatais no caso da comunicação empresarial. Freqüentemente, são essas pequenas coisas que levam ao término de relacionamentos mutuamente benéficos, ao encerramento de transações e coisas desagradáveis ​​semelhantes. Você precisa conhecer o inimigo de vista!

1. Você não pode escrever (e ligar também!) sobre trabalho fora do horário de trabalho! Quantas vezes nós, não querendo esperar até de manhã, incomodamos os nossos parceiros, clientes, colegas às nove, dez ou mesmo onze da noite. Parece-nos que tudo vai desaparecer da noite para o dia, desabar, falhar e não será mais possível salvar a situação. E aqueles raros indivíduos que conseguem aguentar até de manhã, por algum motivo, acreditam que seis da manhã é o melhor horário para se comunicar. Afinal, se eu não durmo, ninguém dorme. Infelizmente, tal comportamento apenas nos irrita e nos coloca contra nós mesmos.
2. Isso já foi mencionado indiretamente, mas mesmo assim não pode haver familiaridade! A comunicação no trabalho ocorre exclusivamente em “você” (com V maiúsculo significa educação e respeito).
3. A troca excessiva de gentilezas também pode causar danos. Em primeiro lugar, ocupa um tempo valioso e, em segundo lugar, parece um pouco chato e enfadonho. Não há necessidade de se esforçar.

Hoje em dia há tanta literatura que às vezes arregalamos os olhos. Existem também muitos livros sobre a cultura da fala, incluindo a escrita.

Aqueles que desejam adquirir conhecimento nesta área podem recomendar os seguintes trabalhos: “Etiqueta de Carta Comercial” de Oleg Davtyan, “Cultura da Fala Escrita” de Tatyana Degtereva, “Etiqueta de Carta Russa” de Natalya Formanovskaya e Alla Akishina, “Etiqueta Empresarial” de Elena Ber, “Etiqueta da Fala Russa” de Natalya Formanovskaya e muitos outros.

1. A etiqueta da carta comercial exige o uso de um ponto de exclamação no final de um endereço para dar um significado especial a um determinado assunto ou pessoa.
2. Dirigir-se ao destinatário pelo nome indica um relacionamento mais próximo e estabelecido, enquanto dirigir-se ao destinatário pelo nome enfatiza a distância.
3. A etiqueta das cartas comerciais na Rússia é caracterizada pelo nivelamento de gênero, uma vez que a maioria das profissões costuma ser apenas masculina.

Seguir as regras da correspondência comercial não é tão difícil, porque não são tantas. Lembrá-los é uma pequena ciência. Mas aos olhos dos outros, uma pessoa que conhece a etiqueta das cartas comerciais será sempre bem-educada e culta, alguém com quem é agradável fazer negócios.

Usando correspondência de negócios não ocorre apenas a coordenação das atividades empresariais, mas também a coleta das informações necessárias para uma determinada organização, que serão solicitadas durante diversas auditorias de relatórios. Assim, em primeiro lugar, as tarefas dos funcionários administrativos incluem a correta manutenção da documentação empresarial, para a qual são desenvolvidas diversas instruções e formulários internos. A vantagem de um formulário padrão é o fato de a pessoa preenchê-lo automaticamente, economizando o tempo dele e da empresa.

A correspondência comercial deve conter:

Informações confiáveis ​​e completas;
- breve resumo devido à falta de narração;
- tom neutro de abordagem, mas de forma amigável;
- uma cadeia lógica, e não uma avaliação emocional dos fatos declarados.

Como escrever uma carta comercial?

O mais importante é decidir que tipo de carta comercial é adequada para uma determinada situação. Existem vários tipos:

Lembrete;
- confirmação;
- recusa;
- carta de apresentação;
- convite;
- garantia;
- informativo;
- carta de notificação e ordem.

Via de regra, cartas comerciais que contenham solicitação, proposta, recurso, solicitação ou demanda exigem resposta.

Regras para escrever uma carta comercial.

O tom de uma carta comercial carrega uma carga emocional muito importante, pois o desrespeito velado ainda aparecerá apesar das técnicas de comunicação impecáveis. Você deve ter um cuidado especial ao escrever uma carta comercial contendo uma recusa. Nesse caso, você não deve declarar a recusa logo no início da carta. Na primeira parte da mensagem você deve fornecer argumentos convincentes a favor do seu ponto de vista, para isso você pode usar fórmulas como;

- “Infelizmente não conseguimos satisfazer o seu pedido”;
- “Lamentamos profundamente, mas não é possível satisfazer o seu pedido”, etc.

Ao recusar, é importante lembrar que nossa tarefa é recusar, mas não perder cliente, parceiro, etc.

Portanto, as regras básicas para escrever uma carta comercial:

Para compreender corretamente a essência da carta, é necessário repetir várias vezes no texto o pedido dirigido ao destinatário;
- na carta de recusa é importante indicar os motivos pelos quais este pedido não pode ser satisfeito;
- rejeitar uma oferta é uma fórmula de recusa.

Idioma da correspondência comercial.

É importante que o leitor da correspondência comercial compreenda apenas a sua essência, e não o idioma em que está escrita. É nesta condição que reside o domínio das regras de redação de uma carta comercial, que se desenvolve ao longo de muitos anos de experiência.

Deve ser lembrado que em uma carta comercial:

Deve ser consumido palavras simples ao mesmo tempo, sem empobrecer o conteúdo;
- use verbos com mais frequência em vez de adjetivos - isso tornará o texto da carta dinâmico;
- fique atento ao significado do endereço, sem entrar em detalhes e raciocínios;
- não utilize frases longas, pois distraem a atenção do leitor;
- a transição entre as frases deve ser lógica e invisível;
- use o mínimo de pronomes possível.

Uma carta comercial se distingue pela alfabetização e estilo.

Preparação de correspondência comercial.

Ao escrever uma carta comercial, lembre-se de que parte do topo(1/4 folha A4) deverá ficar livre para o papel timbrado. Também no canto superior da carta são indicados o número de saída e a data, que são registrados em um diário especial de correspondência de saída.

No canto inferior esquerdo são indicados o cargo, sobrenome e assinatura do gestor, e no final da folha é indicado o sobrenome do executor da carta comercial com seu telefone para informações adicionais.

Assim, uma carta comercial consiste em três partes: a essência da solicitação, sua justificativa e informações de apoio.

Ao responder a uma carta, você deve consultar a primeira parte do conteúdo última carta deste destinatário. Caso haja correspondência estrangeira, para maior clareza é necessário anexar à carta um livreto, cujo link será indicado nesta carta. É muito importante terminar esta carta com agradecimento pela sua cooperação e a frase “Atenciosamente (nome) ...”