メールによる業務連絡のルール。ビジネスレター: サンプル

どのような種類のビジネス通信が区別されますか?
ビジネス上の通信において従うべき重要なルールは何ですか?
電子ビジネス通信の特徴は何ですか?

メンテナンス 業務連絡ルールに従うことは、キャリアやビジネスでの成功の重要な要素の1つです。これらのルールを無視したり、実際にルールを誤って適用すると、パートナーやクライアントの損失につながる可能性があります。さらに、正確かつ有能なビジネス対応は、ビジネスイメージの重要な要素です。

ビジネス通信にはどのような種類がありますか?

パートナー、クライアント、同僚、組織とのビジネス通信は、あらゆる企業にとって最も重要な活動の 1 つです。さまざまな階級のマネージャーや従業員が手紙や商業オファーなどを送受信します。形式、内容、焦点に応じて、通信は次のタイプに分類されます。

正式;
個人的;
内部;
外部の。

それぞれに個別の起草要件と提出要件があります。最も一般的な正式なビジネスレターの種類は次のとおりです。

感謝祭;
コマーシャル;
手紙、要求、要求。
反論。
おめでとう;
お悔やみ、訃報。

今日、ほとんどのビジネス通信がで行われていることを考慮すると、電子形式で、あらゆる種類の既製のテンプレートとフォームがあります。

ビジネスライティングの技術

それぞれのテキストは受信者に影響を与えるメカニズムです。それが機能しない場合は、組み立てルールに違反したことを意味します。つまり、間違った部品を取り、間違って配置したことになります。受信者から望むものを得るには、正しい事実を選択し、正しく提示し、「正しい顔で」それを行う必要があります。それは、手紙の受信者があなたの申し出を受け入れたくなるようなものです。どうやってするの？

データ。受信者を説得できる合理的な議論が、さまざまな、時には無関係な考えの混沌とした提示の中で失われることが起こります。しかし、ひとたび構造が構築されると、内容的には何も変わっていないとしても、その文字は明確で説得力のあるものになります。主なアイデア (多くの場合、行動喚起) は、挨拶の直後の冒頭に配置されます。以下は、引数のリスト (それぞれ赤線と斜体で示されています) とカラフルなイラスト (説明) です。最後に、行動喚起が繰り返されます。署名が続きます。簡単な編集で、チェーホフの物語「ヴァンカ」の「村からおじいさんへ」という哀れであまり明確ではないメッセージさえも、祖父への理にかなった魅力的な申し出に変わります。

送信者の画像。応答は手紙の差出人がどのように現れるかによって異なります。手紙では役人になることも、個人になることもできます。前者が有益な場合もあれば、後者が有益な場合もあります。たとえば、受信者を褒める場合は、個人的なスタイルを使用することをお勧めします（自分の代わりに書き、事実に対する自分の態度を伝え、対等に話す）。これのおかげで、受信者は彼が素晴らしいだけでなく、あなたが彼について話していることもわかります良い意見。逆に、ありのままの事実を述べて、堅苦しい言葉で叱る方が良いでしょう。このアドバイスは、やや誇張された表現で次のようになります。「あなたは愚か者です」の代わりに、「読者には知性の兆候が見つかりませんでした」と書く必要があります。

現代の文通では、挨拶と冒頭のフレーズの間の「天気の話」を省略して、すぐに本題に入ることがよくあります。オプションの短い文には意味上の負荷があまりかからないようです。しかし、それは読者の目の前に最初に現れるメッセージであるため、手紙の雰囲気を決定し、受信者がテキストの残りの部分をどのような目で見るかを決定します。さまざまな目標を追求する部下やパートナーへのメッセージをどこから始めるべきかの例をいくつか紹介します。

自分自身に重みを与えるために、「プロジェクト A が地方知事の個人的な管理下にあることを考慮して、私たちはあなたに思い出させます。」

馴染みのない企業と温かい関係を築くには: 「貴社が当社と同様に KVN of Siberia コンテストのスポンサーであることを知り、まずは貴社にオファーすることにしました。」

助けを求めるには：「オリヤ、あなたはカンファレンスでとても上手に、そして最も重要なことに、プロフェッショナルとして話しました！」専門家として、あなたなら助けていただけると思います。」

部下を動員するには: 「おめでとうございます。もう金曜日です。あとは予算案を提出するだけなので、あとは休んでも大丈夫です。」

あなたの文章を台無しにする 5 つのひどい最初のフレーズ

アメリカの企業ハブスポットは、どの最初の文が読者にインスピレーションを与えず、逆に手紙を削除させることになるのかを突き止めました。これらのフレーズが何であるかを確認し、会話の初めには決して使用しないでください。

ビジネス上の連絡に関する一般的なルール

あなたの会社の評判は、ビジネスレターがどのようにデザインされ書かれているかによって間接的に決まります。会社の成功したイメージを形成し、その評判を築くためには、従業員が社外および社内のコミュニケーションの両方においてビジネス通信のルールを遵守する必要があると言えます。

手紙形式。企業スタイルに合わせて詳細を記載したフォームを使用するのが正しいでしょう。スタイルデザインとは、ロゴの存在、特別なフォントの使用、すべての連絡先情報と組織の正式名の表示を意味します。

ページレイアウト。ビジネス通信レターの書式設定では、マージンが使用されます (左マージン - 2 cm、右マージン - 1 cm、上下マージン - それぞれ 2 cm)。レターに複数のシートが含まれている場合は、それらのシートに番号を付ける必要があります（シートの中央の上部に置く）。

スタイル。ビジネスレターは次のように書かれていますフォーマルなビジネススタイル、手紙の本質、表現の正確さ、スタンプや標準的なフレーズの使用についての簡単な説明が含まれます。さらに、ビジネス通信では、1つの問題 - 1つの手紙というルールがあります。

テキスト構造。標準的なビジネス通信レターには、次の 3 つの部分が含まれます。

宛先への宛名。
はじめに（手紙の目的）。
主要部分。
まとめ。

英語でのビジネスコミュニケーションのルール

業務連絡の準備英語一般的な要件に従って実行されます。

テキストは赤線を使用せずに段落に分割されます。
左トップコーナーレターを実行するときは、送信者の個人データを含める必要があります ( フルネーム、または組織の名前とその住所）。
以下は相手方の名前、または受取人の会社名と住所（改行）です。
手紙の編集日は 3 行下、または右上隅の上部に示されています。
手紙の主要部分はシートの中央に配置されます。
「私は...を書いています」というリクエストの理由を示すことから主なアイデアを始めることをお勧めします。
標準的な手紙は、宛先の名前がわかっている場合は「よろしくお願いします」という表現で終わる必要があります。「忠実に」 - そうでない場合。
お礼の後の 4 行を飛ばして、名前と役職を含めてください。
署名は、名前と上記の挨拶文の間に配置されます。

ビジネスコミュニケーションの「言葉」

ビジネス上の連絡が必要です特別な要件。まず第一に、手紙には感情的なニュアンスが含まれていてはなりません。可能な限り抑制され、簡潔かつ正確である必要があります。論理的で一貫したテキストの構成により、感情が完全に置き換えられます。一般に受け入れられているもののリストにない間投詞、指辞、略語などはすべて、ビジネス通信では避けるべきです。

の一つ重要な条件文字を構成するための意味 - 実用的な価値を表す意味上の正確さ。

次重要な基準文章を論理的に表現したものです。言葉は二重解釈されるべきではありません。これにより、手紙の内容の意味が変わり、望ましくない雰囲気が与えられる可能性があります。

ビジネス文書の主な目的は、特定の視点を説得力を持って表現することです。文書、メモ、または手紙を書いたり草案したりする際の主なルールは、読み書き能力、議論、正しいアピール、情報の信頼性、および十分な量証拠。

ビジネスレターを書く際のいくつかのルールを以下に示します。

代名詞の使用。ビジネス上のやり取りでは、個人的な感情や認識を反映することは避けるべきです。ビジネス情報は従来、標準形式を使用して送信されてきました。原則として、このような通信では、個人の利益ではなく企業全体の利益が表明されるため、控訴は次のような理由から行われます。複数。また、これには代名詞「we」の使用が含まれますが、適切な動詞形を使用してその使用を避ける必要があります。

担保フォーム。ビジネス上のコミュニケーションでは、受動態を使用する必要があります。このようなアピールはよりソフトな印象を与えます。たとえば、「修理作業が期限内に完了しませんでした」というフレーズを、「補修工事契約で定められた義務が履行されていない」と主張すれば、直接非難することなく、仕事の不履行の事実そのものを述べることができる。つまり、違反の事実は示されていますが、具体的な犯人は示されていないため、手紙の口調が柔らかくなります。

能動態は、特定のアクションの開始者として機能するオブジェクトを文字で定義するときに使用されます。たとえば、「法務部門が説明を提供します...」などです。このような文では現在時制が使用されていることに注意してください。

受動態の使用も文字の性質を決定します。このようなフォームを使用すると、アクションの実行者 (提案の送信、レポートの受信) ではなく、特定のイベントに焦点を当てることができます。受動態は、目的が明らかな場合（会議の日付が決まっている場合）にも使用されます。

動詞の形。絶えず繰り返されるアクションに注意を集中させる必要がある場合、それを説明するために不完全な形の動詞が使用されます（専門家は定期的に期限を破ります）。プロセスの完全性を強調する必要がある場合は、動詞の完了形が使用されます（パトロールマンは任務を開始しました）。

アクセントの紹介。ほとんどのビジネス通信は中立的なトーンですが、場合によっては、特定の点にさらに重点を置く必要があります。これを行うには、フレーズを柔らかくするために導入フレーズが使用されます。（「あなたの所有している書類を送ってくださいとお願いしています」という文言を、あなたが所有していると思われる書類を送っていただきますという言葉に書き換えると、緊張度は大幅に下がります）、ビジネス通信の機敏さの要件により適しています）。

ビジネスレターを書くときは、相手に敬意を持って接することにも注意を払う必要があります。したがって、「私たちはあなたの申し出には興味がありません」というフレーズを「残念ながら、現時点ではあなたの申し出には興味がありません」に置き換えると、不必要な硬直性がなくなり、ビジネス上のコミュニケーションでは適切ではありません。

導入構造は、ビジネスレターの無味乾燥さを軽減するため、ビジネスレターの重要な要素でもあります。ビジネスマナーの規範に従って、「可能であれば、当社の資料の品質について専門家のコメントをお願いします」というフレーズが適切です。入門構造良いツール断定的さを減らし、敬意と気配りを示し、友好的な口調を表現します。これらを使用すると、相手のプライドを傷つけることなく考えを表現できます。

ビジネス対応のマナー：遠くからでも好印象を与える5つのヒント

1. 手紙への返信時間は、コミュニケーションと協力に対するあなたの関心を示しています。ビジネスメールには、数分、数時間、最長でも 1 日など、できるだけ短い時間内に返信する必要があります。遅延に客観的な理由がある場合は、メッセージを受け取り、すぐに返信する旨を書いた手紙を送ります。正しく優先順位を付けるには、相手の手紙の対応するメモ（「重要性」、「トピック」など）に注意を払う必要があります。このようなマークの存在は、回答の重要性を示します。

応答の遅れは、顧客を失う可能性が高いことを意味します。可能であれば、すぐに対応してください。返信に時間がかかる文字だけを「後で」残しておきます。 CEO スクールは、人々の行動を予測し、上手に交渉する方法を学ぶのに役立ちます。

2. 個人的なアピール。宛先への敬意を示すため、個人宛の方が望ましいです。

個人アドレスの使用は、ビジネス通信における必須ルールの 1 つです。個人的な焦点は、個性と善意の尊重の表れです。さらに、これは、テンプレートの返信の灰色の塊からあなたのレターを目立たせるのに役立ちます。

3. （アピールに対して）感謝の言葉を述べる。手紙で表現される感謝の気持ちは、あなたの会社に有利な相手や顧客の選択に対する一種の感謝の表現です。「お手紙ありがとうございます」で始まる手紙の返事は、相手に彼があなたにとって価値のある人であることを示します。ビジネスレターのこの調子は建設的な立場を反映しているため、正しいです。例えば：

こんにちは

心から、

アナトリー・ソシアン。

失敗した回答

成功した答え

こんにちは、アナトリー！請求書を発行するには、会社の詳細情報が必要です。この手紙に返信して送ってください。

こんにちは、アナトリー！まず初めに、当センターをお選びいただき誠にありがとうございます。また、私たちとのご協力により、皆様にご満足いただけるものと確信しております。請求書を発行するには、会社の詳細情報が必要です。この手紙に返信して送ってください。

あなたのビジネスに対する信頼に対する感謝の表現は、手紙の冒頭で次のような構成を使用して行われます。

ご関心をお寄せいただきありがとうございます…;
お手紙をありがとう...;
ご連絡いただきありがとうございます...;
当社をお選びいただきありがとうございます...;
ご興味をお持ちいただきありがとうございます...

4. ポジティブエンド。最終的な構成は、手紙を読んだ後、対戦相手の注意を引くことが保証されています。したがって、この形式で修正することをお勧めします前向きな姿勢ビジネス通信を作成し、通信パートナーと作成するポジティブな気分そしてコミュニケーションを続けたいという欲求。例えば;

手紙を読んでいるときに、受信者の注意が最後に残ること。最後のフレーズでビジネスコミュニケーションの感情的で前向きな雰囲気を確保します。宛先で作成する良い雰囲気- 彼があなたともう一度コミュニケーションを取りたいと思うように。例えば：

こんにちは

貴センターの上級トレーニングコースへの登録面接を受けました。授業料は私の会社の口座から支払われます。支払いのために適切な請求書を私に送ってください。

心から、

アナトリー・ソシアン。

悪いオプション

良い選択肢

こんにちは、アナトリー！まず初めに、当センターをお選びいただき誠にありがとうございます。また、私たちとのご協力により、皆様にご満足いただけるものと確信しております。請求書を発行するには、会社の詳細情報が必要です。この手紙に返信して送ってください。当センターでのトレーニングに関するご質問には、いつでも喜んでお答えいたします。

手紙を書き終えるときは、必ず相手にポジティブなムードを作り出し、コミュニケーションを続けてください。これらの目的のために、次の構造を使用できます。

私たちは喜んで協力します。
ご質問にお答えします。
ご質問がございましたら、お問い合わせください。
私たちは相互に有益な協力を期待しています。
喜んでお手伝いさせていただきます。
心から。

5. 署名と連絡先ブロック。ビジネス上の連絡を行う従業員は、「モニターの向こう側」に誰がいるのかを把握する必要があります。つまり、対戦相手の名前、役職、連絡先情報が必要になります。

名（姓） – 個人の住所を入力する機会を提供します。
ポジション - 対戦相手に能力のレベルを理解させる
座標 - 追加のコミュニケーションチャネルの出現に貢献します。

こんにちは

心から、

アナトリー・ソシアン。

悪いオプション

良い選択肢

心から、

アントン・アントノフ

高等研究センター専門官

電話番号 XXXXXXX

携帯 Tel.ХХХХХХ

ビジネス通信の作業を最適化するには、連絡先情報を含むブロックを標準設定に追加することをお勧めします。このブロックは、問題に対するプロフェッショナルな態度の象徴として、パートナー、同僚、クライアントへの手紙に記載する必要があります。

電子商取引に関する規則

グリゴリー・シゾネンコ, 最高経営責任者（CEO） CJSC「情報実装会社」、モスクワ

1. 「全員に返信」ボタンを使用します。複数の人が通信に関与している場合は、最後のメッセージの送信者だけでなく、全員が応答する必要があります。

2. 手紙の件名は必ず明記してください。ほとんどの場合、受信者には新しいメッセージのヘッダーのみが表示されます。後で、[件名] フィールドの情報はメッセージの検索と並べ替えに役立ちます。ヘッダーにタグ単語 (たとえば、「重要!」) を使用できますが、それがレターの内容に実際に対応している場合に限られます (ただし、すべての一般的な言語で利用できる「重要」ボタンをクリックするほうが便利です)電子メールプログラムでは、タグはフィールド「件名」の横に表示されます)。統一された表現スタイルを開発し、常にそれを守ります。今日、多くの人が通信を分類するために自動フィルターを使用していることに留意してください。したがって、タイトルは機械が「読める」ように選択する必要があります。

3. 手紙は短く、構造的に書かれている必要があります。意味の透明性とプレゼンテーションの明瞭さを最大限に高め、重要な詳細と些細な詳細を分離するよう努めます。ビジネスレターを一度読んだ後、問題の本質と問題の経緯、文章の意味と受信者に期待される行動の性質の両方を簡単に理解できることは、あなたの利益になります。追加資料(文書、表、写真) は、メッセージテキストが大きくならないように、添付ファイルとして送信するのが最適です。この場合、手紙には送信するファイルの種類を示す必要があります。

4. 礼儀正しくしてください。どの手紙にも、挨拶、住所、署名を記入する場所が必要です (メッセージへの自動追加を有効にすることができます)。また、意味的および感情的なアクセントを配置する必要があります。電文スタイルは避けてください。たとえ対応に関することであっても深刻な問題または対立しても、敬意を持った口調を維持してください。結局のところ、ビジネスでは気分を害するのではなく、解決策を見つけることが重要です。抑制と礼儀 - 良い助っ人その中で。

5. 手紙には返事が必要です! そしてすぐに。このあたりの誤解初歩的な真実多くの誤解を招きます。送信者は手紙が読まれたことを知る必要があり、しばらくすると意味のある応答が期待できます。同時に、自動応答や自動通知に全面的に依存すべきではなく、独自の短いフレーズを作成してください。逆に、返信する必要のない手紙もあります。まず、あなたのアドレスが「Cc」フィールドにある場合、送信者はあなたに他の人とのやり取りを知ってもらいたいと考えています。第二に、あなたの住所がまったく記載されていない場合：これは、手紙の作者があなたの座標を「ブラインドカーボンコピー」フィールドに追加したことを意味します。つまり、彼は直接の宛先に秘密裏に通信内容をあなたに知らせるつもりです。メッセージの。

6. 返信する手紙の本文は削除しないでください。あなたの回答はしばらくしてから、場合によっては数年後にも再読される可能性があります。多くの企業はすでに電子メールアーカイブシステムを導入しています。ちなみに、会社関係者からの電子メールが法的に重要な文書として認められている国では、通信内容の長期保存が法的に義務付けられています。私たちはまだこれを実現していませんが、書面による規制よりも実践が先決です。受信者の目を通して書いたすべての手紙を見てください。これがビジネス文書の基本的なルールです。これに従うと、受信者はフローからのメッセージを強調表示し始めます。

7. 正しく書きます。手紙に含まれる単一の間違いは、性急または過失の兆候として認識されるため、宛先人にとって不快なものです。また、複数のエラーは送信者の文化的レベルが低いことを示しており、また、ビジネス上のやり取りについて話しているので、送信者が勤務している会社に不利な見方をしていることを示しています。

「総監督スクール」新コース

多くの組織の業務に不可欠な部分はビジネス通信であり、これには多くのルールと機能があります。秘書だけでなく、他の従業員もパートナーや他の従業員と連絡を取るために手紙を書くことができる必要があります。

ビジネス対応のコンセプト

この用語は、コマーシャルとビジネス情報。ビジネス対応には一定のマナーがあり、特別講座でも教えられています。手紙は会社の評判を築き維持するだけでなく、組織に対する真剣な態度を形成するものであるため、規則に従って作成する必要があります。ビジネスレター技術的な観点から見ると、これは異なる企業または部門間の相互作用を改善することを目的としたツールです。

ビジネス通信の種類

文書にはいくつかの種類があり、それぞれに作成と提出に関する独自のルールが含まれています。ビジネス通信の基本は、メールでのコミュニケーションにも応用できます。専門家は、ビジネスレターの種類を次のように区別しています：礼状、要望、要望、謝罪、反論、祝辞、お悔やみ。さらに、クレーム、拒否、督促、保証などを含むコマーシャルレターもあります。

ビジネス上のコミュニケーションを正しく行うにはどうすればよいでしょうか?

手紙を書くときは、あらゆる細部に注意を払うことが重要です。ビジネス通信のルールを説明するときは、次の点に注意する必要があります。

著者からの特定の質問に答える必要がある手紙を書いている場合は、それぞれの質問を個別に引用するのが適切です。これを行うには、番号を付けてテキストを段落に分割します。
手紙を作成するときは、あなたまたは対話者が添付したすべての文書について簡単にコメントする必要があります。これは、受信者が手紙の本質をすぐに理解するために重要です。
手紙にはマネージャーの署名と押印が必要です。

業務連絡のルール

ビジネスレターを作成する際の間違いは容認できないため、以下の基本的なルールを理解しておくことが重要です。

意味の分からない言葉を使用したり、辞書などで解釈を調べたりしないでください。
ビジネス通信では、受信者が知らない単語もある可能性があるため、特定の用語の使用は除外されます。そのような用語が使用されている場合は、説明を加えてください。
要点が失われないように、自分の考えを短い文で表現してください。
ロシア語をよく知らない場合は、まずエディタまたはコンピュータ上の文書にテキストを入力してスペルをチェックすることをお勧めします。
ビジネス文書では、口語や文学的な表現などを使用することはできません。レターを送る前に、間違いやタイプミスがないか確認してください。しばらくしてから再度確認した方が良いでしょう。

ビジネス通信における手紙の冒頭

まず、手紙の構造には「ヘッダー」があり、そこには宛先の役職と氏名が含まれます。ビジネス文書の特徴としては、標準的な宛名「Dear」があり、ほとんどの場合、ページの中央に書かれます。知らない人であれば、姓の前に「さん」と書きます。最初の段落（前文）には、手紙の目的と理由が含まれています。それを読んだ後、受信者はメッセージの主な意味を理解する必要があります。

業務連絡におけるお願い

ビジネス通信の一般的なタイプの 1 つはリクエストレターです。これは、巧妙な要求である場合もあれば、現在の問題に関する外交的な要求である場合もあります。ビジネス文書のスキルは、受信者にライターが要求するアクションを起こす動機を与える必要があるため、リクエストを書く際に重要です。食べる特定のルール手紙を書くには:

ビジネスマナーの基本を守り、宛先には個人的に対応する必要があります。
受信者にリクエストの理由を説明するには、彼を褒めたり、彼のビジネスや個人的な資質やメリットを強調したりすることができます。
リクエストの理由を述べ、受信者がリクエストを実行することに関心を持ちます。問題はできるだけ簡潔かつ明確に説明する必要があります。
リクエストが行われたら、潜在的なメリットを強調しながら、変更して再度繰り返す必要があります。

ビジネス文書で自分に言い聞かせるにはどうすればよいでしょうか?

督促状は、引き受けた義務の履行、法律の遵守、重要なイベントの接近などについて思い出させる必要がある場合に使用されます。ほとんどの場合、その前に口頭での催促が行われます。結果として、手紙は取られた行動の何らかの証拠として機能します。ビジネス通信におけるリマインダーには次のものが含まれます。

送信者と受信者に関する情報。この後、督促の理由が記載されます。
リコール対象の問題に関連する法令へのリンクが提供されます。
ビジネス上のやり取りのフレーズは明確である必要がありますが、脅迫的なものであってはなりません。この問題は平和的に解決できるということを思い出してもらうのは悪いことではありません。
手紙には基準がないので、自由に書くことができます。

ビジネスメールで適切に謝罪するにはどうすればよいですか?

書くのが最も難しい手紙の 1 つは謝罪レターです。これには、会社に対して謝罪し、面目を保つ必要があります。また、傷ついた人間関係を修復することも目的としています。ビジネス上のやり取りでは、謝罪には次のような特徴が見られます。

レターの構造には、受信者の表示、メッセージの件名、メッセージが含まれます。
管理者がすべてに署名するため、出演者を指定する必要はありません。
ビジネス通信における謝罪のフレーズは明確であってはならず、手紙の件名は中立的であるか、まったく含まれていない必要があります。
達成すべき効果は、誠実な謝罪と何が起こったのかについての情報、つまり不快な状況の理由を示すことです。

メールによる業務連絡のルール

前述のすべてのルールは電子通信にも関連しますが、さらに多くの機能があります。

すべての文字はサーバーに保存され、他の人が読むことができるため、仕事用メールは公式な通信のみに使用する必要があります。
業務連絡による Eメール読みやすいフォントの使用を意味するため、Arial または Times New Roman を選択するのが最善です。文字の大きさは中程度にしてください。テキストには Caps Lock、感嘆符、特殊文字を含めないでください。特定の語句を斜体または太字で強調表示することは許容されますが、これは絶対に必要な場合にのみ使用してください。
読みやすくするために小見出しを使用しますが、その数は多くないほうがよいため、最大 3 ～ 4 個であることに注意してください。 1 つの段落は 4 行を超えてはなりません。
ビジネスメールの倫理では、件名フィールドを空白のままにすることは認められていません。ここに手紙の要点を書きます。具体的で、有益で、簡潔である必要があります。
最後に署名と連絡先情報を含める必要があり、6 行以内にしてください。次の構造を使用します: 「敬意を表して」、姓名、会社名、電話番号、電子メール、Web サイトアドレス。
ビジネス文書では、企業スタイルに合わせて企業テンプレートを使用するのが適切です。このおかげで、他の人より目立つと同時に、ビジネス通信のルールに準拠することが可能になります。手紙はコンピュータ画面だけでなく携帯電話でも読むことができるため、さまざまな画面の解像度に合わせてテンプレートを最適化する必要があることを忘れないことが重要です。

ビジネス通信に関する本

ビジネスレターの書き方の複雑さをより深く理解するには、役立つ文献を読むとよいでしょう。以下の作品が優れていると考えられます。

« ビジネスライティングの芸術。法則、裏技、ツール» S. カレピナ。著者は、通信のビジネススタイルとは何か、さまざまな種類の手紙や報告書を適切に残す方法について説明します。
« ビジネスメール対応。成功のための 5 つのルール」著者はビジネス通信の形式について説明し、コミュニケーションをより効果的にするのに役立つツールを提供します。ここで見つけることができます役立つヒントそしてトリック。

ビジネスの成功は、高品質の製品、適切に選択された開発戦略、従業員のプロフェッショナリズムなど、多くの要素で構成されています。さらに、クライアントや同僚とのコミュニケーション方法も非常に重要な要素です。

今日は、通信におけるビジネスマナーの重要性、手紙を書くための基本的なルールが存在するか、実際にそれらを適用する方法、そしてそれがビジネスの発展にどのような影響を与えるかについて話します。

ビジネス通信のルールに従う必要がある理由

現場からの写真まずは

想像できないビジネスコミュニケーション電子通信を持たない企業や企業。インターネットは長い間世界を席巻してきました。彼が最後にニュースをメールで送信してビジネス上の問題を解決したときのことを誰も覚えていないでしょう。同僚、クライアント、顧客、競合他社とどのようにコミュニケーションを取っているのか考えてみましょう。

いくつかの質問に答えてみましょう。

メールを送っても返事がこないと感じたことはありませんか？
対話者に折り返し電話して、メッセージを読んでもらうように頼んだことがありますか?
対話者があなたから正確に何を得ようとしているのか理解できないまま、同じメッセージのテキストを何度も読み返したことがありますか?
解決しようとしましたか難しい質問、たくさんのメールを使用しましたが、一度も送信されませんでした正しい解決策直接話し合わずに？

これがすべて自分に関することであれば、通信の基本ルールを使用すると、時間を節約できるだけでなく、ビジネスを可能な限り効率的に進めることができ、クライアントだけでなく同僚とも透明な条件に基づいて信頼関係を築くことができます。そして部下たち。

だからこそ、ビジネスマナーをマスターすることが非常に重要なのです。

業務連絡の基本ルール

あなたの仕事のプロセスをシンプルで楽しい経験に変えるための規定についてお話していきたいと思います。公準を 2 つのセクションに分割しましょう。

最初のものには以下が含まれます倫理規定。これらはあなたの会社のスタイルを形成し、あなたについてのアイデアを得るのに役立ちます。したがって、それらには特別な注意を払う必要があります。

ビジネスレターの本文を次のフレーズで始めるとします。

こんにちは、イワノフ
または
こんばんは、ナターシャ

対話者との協力が成功することを期待するのはまったく愚かです。

2 つ目は、コミュニケーションと情報交換に役立つものです。これらのルールは純粋に個人的なものであり、プロジェクトやタスクの作業の枠組み内に存在します。もちろん、企業ごとに個別の規定はあります。

では、ビジネス通信のスタイルを作成する際には、次のことに従う必要があります。

丁寧な宛名で手紙を始めましょう

受信者のフルネームを省略したり変更したりせずに書くようにしてください。

メッセージの件名を明確にして反映するようにしてください

これにより、受信者はメッセージに集中し、すぐに注意を払うことができます。

正しく書きましょう

送信する前に本文を確認することが非常に重要です。受信者に、あなたが文盲のマネージャーまたは従業員であるという意見を持たれたくないですか?

構造

長い叙情的な脱線と水を排除します。読者は、あなたがその日をどのように過ごしたかを知る必要はありません。明快さと簡潔さだけです。

警告する

メッセージでテキストファイル、画像、またはその他のドキュメントを送信する場合は、必ずこのことを報告してください。これにより、ドキュメントの紛失を防ぐことができます。

店舗対応

メッセージは決して削除しないでください。これは非常に重要な点です。保存された手紙は、多くの問題を解決するのに役立ちます。物議を醸す問題が発生した場合は、対応するメッセージを見つけるだけで、実際に何が起こったのかを確認できます。多くの著名な実業家がメッセージを削除しないでほしいという要望を署名に添付している

文字の種類

写真はサイトよりビジネスポータル DengoDel.com

送受信するすべてのメッセージは、いくつかのグループに分類できます。

それらを次の 2 つに分類します。

コミュニケーションレター（拒否、主張、言い訳、自白など）。
同意書。

そこで、両方のタイプを詳しく見てみましょう。

コミュニケーションレター: ビジネスコミュニケーションの重要な側面

でこのグループ社内のコミュニケーションの枠組み内で使用されるすべてのメッセージが含まれます。

このような手紙を書くときに注意すべきことは何ですか？

もちろん、その構造上。連続したシートにすべてを書かないでください。メッセージには明確な構造が必要であることに注意してください。これは、次の適切に設計された要素で構成されている必要があります。

主題

動詞が含まれていると最適です。この品詞は動作を表し、あらゆる動作は注意を引く呼びかけです。

例えば：

契約に同意します。

報告書を準備します。

単にファイルを送信する場合は、件名にファイル名を反映させてください。

牛乳生産者との協定。

ここでは、メッセージの目的を正しくフォーマットすることがなぜ非常に重要であるかを理解するのに役立ついくつかの例を示します。

写真は rulesplay.ru/ より

トピックは必要なメッセージを見つけるのに役立つので、何も見失うことはありません。

内部通信を実行するには、社内でのみ使用できる単一のテンプレートを使用できます。ただし、別の会社に宛てて執筆している場合は、最初にその会社名を示し、次にトピックを示すのが最善です。

コンテンツ

有能かつ要点を絞って書くことが非常に重要です。建設的な考えだけです。考えをまとめ、表現する方法を正しく学び、理解することが非常に重要です。これがなければ成功を収めることは困難です。以前に受信したメッセージをテキスト内で参照する場合は、それを引用し、明るい色で強調表示することを怠らないでください。

サイン

すべての従業員が共通のテンプレートを持っている必要があります。署名には、組織の住所、電話番号、その他の連絡先を反映できる重要なデータを含める必要があります。あなたとのコミュニケーションが難しいと思われないことが必要です。

例: 敬具、イワノフ I.89166567889
または
イノベーション部門責任者のセルゲイエフ氏。 V.V.

対話者との信頼関係を確立することが目的の場合は、個人的な署名を使用し、メッセージの本文に添付する必要があります。このようなパーソナライズされたメモは、同僚や顧客にとって非常に楽しいものとなるでしょう。

例: ご多幸をお祈りします、ニコライ・ニコラエヴィッチ

今日はチャットしていただきありがとうございました。

自分を大事にして下さい。

家族に挨拶してください。

同意書：ビジネス上のコミュニケーションに不可欠なツール

このタイプの書簡は、会議、交渉、会議、審議を経て作成されます。

その主な目的は、解決された問題を明確にすることです。

このようなメッセージの構造の例を次に示します。

コミュニケーションの相手に挨拶し、話しかけることから始めます。
次に、口頭での会話ですでに示されている場合でも、メッセージの目的を再度述べます。
議論されたすべての問題をリストします。そして、みんなのことを教えてください行われた決定そして規制。
その後、それほど重要ではない問題をいくつか修正します。こうすることで、対話者に問題の本質と、その改善と近代化の可能性について考えるよう促すことができます。
最後に、対話者に質問して、すべてが理解できているかどうかを確認します。

正しい設計に依存するもの

写真提供：Langformula.ru

いくつかの主要な点を考えてみましょう。

フォント

1 つのスタイルのみで記述します。単語を 1 つおきに太字にするか下線を引く必要があります。極めて重要なことを強調し、それはまれなケースに限定してください。

大文字だけで書かないでください。多くの人はこれを叫び声や不満として認識しています。このようなメッセージは反応を引き起こさず、恐怖を引き起こすだけです。

段落

覚えておいてください: 個別の考えは個別の段落です。すべてを同じブラシでペイントする必要はありません。そうしないと、対話者に誤解されたままになる危険があります。

くぼみ

テキストのブロックが結合しないように注意してください。そうすることで、手紙は読みやすく、楽しいものになります。

リンク

これらをテキスト内で使用すると、視覚的により魅力的になり、実際にはより有益になります。

正しいスタイルを身につける方法

彼は著書『The Art of Business Communication』の中で、メッセージのスタイルについて非常によく語っています。法則、トリック、ツール』アレクサンダー・カレピン著。

メッセージは、ビジネスとして分類されるメッセージと個人として分類されるメッセージに分類されます。写真を見てください。

写真はrulesplay.ruより

突然、左カラムのテクニックがビジネス上のコミュニケーションに最も一般的であることに気づいた場合は、コミュニケーションスタイルを改善する必要があります。

ビジネスレターのルールに従うと、結論ではなくどのような結果が得られるか

毎日どれだけのメールを送受信しているか考えたことがありますか? 平均すると、約 30 個、場合によっては 40、50 個です。次に、それぞれの目的、本質、目的を理解するのにどれだけの時間を費やしているかを考えてください。あなたの通信は何件の問題や質問を解決するのに役立ちましたか?

私たちは時間を無駄にし、価値を感じません。しかし、1 つのメッセージを確認する時間を 20 秒でも短くし始めたら、1 日の勤務時間をどれだけ節約できるでしょうか? 約15分。一週間くらいでしょうか？ 1年くらいはどうですか？

ビジネス上の対応は、礼儀正しさや人間関係の調和のために必要なエチケットだけではありません。これは、企業内のビジネスプロセスの確立と安定化に役立ち、経営陣と従業員の活動の生産性と有用性を高めるツールです。

この資料から得た知識が実際に役立ち、ビジネスの有能な構造を構築するための出発点となることを願っています。

きちんとした見た目をしようとする人ビジネス関係、常に電子メールによる通信のルールを使用します。彼は、電子メールが受信者、彼が代表する会社の評判、ビジネスイメージを傷つけてはいけないことを覚えています。

電子通信を有能かつ簡潔に行う能力は、重要な要素成功した経営者のイメージ。この事実は、彼の一般的な文化レベルとプロフェッショナリズムを証明しています。人が自分の考えをどのように定式化し、定式化するかをどのように知っているかに基づいて、人は自分自身や他人とどのように関係しているかを理解することができます。不注意に書かれた電子メールは、あなたの印象を簡単に悪くし、ビジネス上の評判を損なう可能性があります。

ビジネスメールのやり取りのルール

仕事用の電子メールアドレスは、仕事関連のタスクのみに使用してください。会社のサーバーからレターを送信すると、送信と受信の両方でサーバーに保存されます。あなたの雇用主はいつでもこれらの手紙を見て、あなたが実際に何をしているのかを理解することができます。オフィスにいる間は、電子メールは業務上の連絡にのみ使用してください。

メッセージの宛先が誰なのか、メッセージで提供される情報が誰に役立つのかを理解してください。

手紙の宛先は誰ですか? パートナーに？クライアントに？同僚？マネージャーに？部下に？「宛先」フィールドには受取人を、「コピー」フィールドには利害関係者を記載する必要があります。特に監督者には、余分なコピーを決して送ってはいけません。手紙が第三者に関するものである場合、通常は「コピー」フィールドにも入力されます。

メッセージの目的は自分で決めてください。手紙を送ることで何を達成したいですか? 受信者はそれを読んだときに何をすべきでしょうか？どのような反応を期待していますか？受信者は、あなたが彼に何を望んでいるのかをすぐに理解する必要があります。手紙は誰から書けばいいですか?

それは具体的なケースによって異なります。

イベントに対するあなたの個人的な見解を示したい場合 - 最初から（私、私たち）。
メッセージにリクエストまたは指示が含まれている場合 - 2 番目から (あなた、あなた)。
あなたが外部の観察者として手紙を送る場合、受信者に第三者（彼、彼女、彼ら）からの特定の出来事や既知の事実について知らせたいと考えます。

「件名」フィールドには必ず記入してください。電子メールでのやり取りを受け取るほとんどの人は、まず件名フィールドに注目します。手紙に含まれる情報に基づいて、その手紙を読むかどうかが決定されます。情報を何も伝えないぎこちないフレーズが含まれていたり、フィールドが完全に空だったりすると、その人は手紙をまったく開かない可能性が高くなります。トピックを簡潔に、具体的に、そして有益に示します。
内容に従ってください：挨拶とアピール、本文、要約、署名、連絡先。電子ビジネス上のコミュニケーションエチケットを遵守する必要があります。

従来のコンテンツの特定の部分をスキップしないでください。これは、あなたのプロ意識を示します。

呼びかけや挨拶をすることで、宛先への敬意を表します。可能であれば、手紙の冒頭には個人的な挨拶と挨拶を使用します。対話者を名前で呼びます。これも敬意の要素です。カジュアルなメッセージにしたい場合は、アドレスの後にカンマを入力します。その重要性と形式を示したい場合は、感嘆符を使用します。

頻繁にコミュニケーションをとる同僚に対しても、このルールに従ってください。

簡潔さと明瞭さを維持してください。ビジネス通信では、最小限の単語と最大限の単語を含める必要があります。有用な情報。自分の考えを具体的、簡潔、一貫して、わかりやすい方法で提示します。受け手が情報を認識しやすいように、短い文章を作成します。 1 つの手紙で 1 つのトピックを取り上げます。

さまざまなトピックについて話す必要がある場合は、複数の手紙を送るほうがよいでしょう。これは、互いにまったく関連性のないさまざまなアイデアを含む 1 通の長いメッセージよりもはるかに優れています。

非公式なコミュニケーションをビジネス上の通信に変えないでください。メールで感情を表現する必要はありません。メッセージ内の特定の点を感情的に強調したい場合は、穏やかで正しく中立的なプレゼンテーションのトーンの背後に感情的な内容を隠すようにしてください。それは言語によってではなく、内容によって達成できるのです。
手紙の本文の構造を明確に保ちます。

通常、手紙は次の 3 つの部分に分かれています。

書く理由（理由、理由）。この部分はできるだけ短くしてください。
本質を一貫して開示する。
解決策、提案、結論、要求。

メッセージは見栄えがよく、理解しやすいものである必要があります。テキスト内に 5 ～ 6 行の段落を作成します。段落は空白行で区切ることをお勧めします。 1 つのフォントと色を使用します。必要な場合を除き、略語、顔文字、筆記体要素、または感嘆符を使用しないでください。

正しく書きましょう。文盲で書かれた手紙は、著者の教育の欠如を示しています。 タイプミスや間違いは、ビジネスの評判に悪影響を及ぼします。手紙を送る前に、もう一度よく読むことをお勧めします。多くのテキストエディターや電子メールプログラムには、句読点やスペルをチェックする機能があり、エラーが見つかった場合は修正オプションが提供されます。メールを書く際にはぜひこれらの機能を活用してください。

手紙にどのような書類を含める必要があるかを考えてください。 テキスト自体に詳細な情報を含める必要はありません。別のファイルとして送信することをお勧めします。件名には、ファイルを添付したこと、その形式、内容を（簡潔に）記載してください。そうしないと、受信者がファイルをウイルスと間違える可能性があります。ファイルを送信する前に、ウイルス対策プログラムでファイルをチェックしてください。

連絡先と署名を残してください。 これはあなたの評判にプラスになるだけであり、あなたのプロフェッショナリズムを反映しています。最長 5 ～ 6 行までの長い署名を作成しないでください。会社名、氏名、役職を含める必要があります。原則として、Web サイトのアドレス、電話番号、電子メールアドレスも記載されます。

ビジネス上の連絡では不必要に追記を使用しないでください。その存在は、あなたが手紙の内容を十分に考えていないことを示しています。

開封確認は、どうしても必要な場合にのみ使用してください。原則として、これは外部の受信者と通信する場合にのみ、また応答が非常に重要な場合にのみ必要となります。

また、「重要度高」フラグは必要な場合にのみ使用してください。もしその手紙が本当に重要な情報緊急の検討が必要な場合は、このボックスにチェックを入れてください。このおかげで、手紙は受信箱の中で目立ちます。ただし、この機能は乱用しないでください。煩わしくてイライラする可能性があります。

送る前に必ず手紙を読んでください。 すべてが明確、具体的、簡潔であるか、余分な部分や不適切な部分、文法上の誤りがないかを確認してください。受信者の詳細を正しく入力しましたか? プレゼンテーションのロジックと一貫性をチェックします。

受信したメールにはタイムリーに返信します。 手紙を読んだことを通知します。これは敬意を表し、良いマナーを示します。特定の瞬間に受け取った手紙に返信できない場合は、そのことを作成者に警告し、できるだけ早く返信することを約束してください。尋ねられた質問には一貫して答えてください。新しいメッセージとして返信を開始する必要はありません。

2 日以内に返信がない場合、受信者はあなたが手紙に注意を払わなかった、または手紙が紛失したと考えるでしょう。

通常、電子対話を開始した人は電子対話を終了する必要があります。ただし、特定の通信の詳細に基づいて、このルールが守られない場合もあります。
電子通信に関する上記のルールをすべて覚えておいてください。常にそれらに従い、慎重かつ合理的に行動してください。

そうすることで、一緒にいて楽しく快適に仕事ができる、プロフェッショナルで現代的で有能なマネージャーとして自分自身を示すことができます。

あらゆる組織、営利企業、企業の活動の成功は、行動やエチケットの文化と密接に関係しています。マネージャーと従業員のすべての行動は、マナーの規則を確実に考慮し、状況に応じて適切でなければなりません。

エチケットの最も重要な部分の 1 つはビジネス上の対応です。

職場時間のほぼ 50% が書類や郵便物の処理に費やされていると推定されています。しかし、適切なビジネス対応は企業の売上高を大幅に増加させ、さまざまなサービスや部門間のやり取りをスピードアップできるため、これは必要なことです。

もちろん、ここには特定のパターンがあり、それについてはこの記事で必ず説明します。ビジネス通信のルールは長い間標準化されてきました。既存の GOST R.6.30-2003 は、シート上にテキストを正しく配置し、どのようなインデント、余白、フォントを作成するかを指示するのに役立ちます。ビジネス上のコミュニケーションは、発話パターンの均一性と反復によって特徴付けられます。

しかし、どの手紙も個性的です。送信者の身元、立場、状況、受信者によって大きな痕跡が残ります。ビジネス上の対応は、ある意味、創造性と努力の組み合わせです。

ビジネス通信の種類

文書の配布は紙と電子メールで行われます。

企業内のすべての通信は、次のグループに分類できます。

公式/非公式の通信。

内部と外部。

公式通信には、商業オファー、感謝状と保証、貿易協定、企業への注文、仕事の責任、要求、要望、クレーム。

非公式の通信には、ビジネスパートナー、顧客、従業員からのさまざまなお祝いの言葉が含まれます。お悔やみ、謝罪、招待状、そして感謝。

内部文書は 1 つの企業の部門間でのみ流通しますが、外部文書は境界を越えて流通します。

ビジネス通信のルール: 社内コンテンツ

主な要件は、手紙の簡潔さと明瞭さです。テキストを複数のページにまたがらないでください。最良の選択肢- 1つに収まります。

ビジネス通信のルールには、複雑、難解、外来、高度に専門化された単語や表現を文章から除外することが含まれます。すべての文章は短く、著者の主な考えを含み、「水を含まない」ものである必要があります。

手紙の中で二重の解釈をしないようにしてください。そうしないと、論争が生じた場合に、自分の観点を擁護し、特定のフレーズの意味を証明することがより困難になります。

ビジネス通信を書く際のルールでは、宛先を名前と父称で呼び、その前に「親愛なる...」という敬称を付けることがライターに義務付けられています。また、手紙の受信者と友好的な関係にある場合でも、必ず「あなた」を使用してください。

序文では、姓と名を示すことに加えて、メッセージの主な目的が述べられています。ビジネス上のやり取りの例では、そのような場合に適したテンプレートや常套句を十分に知っています。前の手紙...」、「お知らせします...」、「お知らせします...」など。

相手にとって不利な回答（オファーの拒否、協力の拒否）に対しては、「残念ながら、提案された条件を利用することはできません…」などのフレーズで和らげます。

外部の紙文書

ビジネスレターは会社のレターヘッドに会社の詳細とすべての連絡先情報を記載する必要があります。

必ず明記してください正確な日付書類。

シートの右上隅には、受取人のイニシャルと受取人の会社の住所が表示されます。

読者が理解しやすく、認識しやすいように、テキストを意味のある段落に分割します。 4〜5行以内です。

すべての単語を大文字で書くのは悪い形式です。

手紙には文書を添付することができます。この場合、シートの左下の別の行にリストされます。によるビジネスエチケット手紙に対する返答は 10 日以内に受け取らなければなりません。問題の解決にさらに時間がかかる場合、受取人はその旨を通知する必要があります。

書いた後は、スペルと文法の両方で間違いがないか、テキストをもう一度注意深く確認してください。時間があれば、手紙を脇に置いて、後でもう一度読むとよいでしょう。原則として、最初は気づかなかった不正確さが発見されます。このアドバイスは、顧客からの苦情に対応する際に最も重要です。文盲で書かれた手紙でこれ以上相手をイライラさせてはいけません。

文書を数回書いて確認したら、A4 用紙に印刷します。このサイズは、テキスト自体がシートの半分しか占めていない場合でも、通信に使用される標準サイズです。

かすれたりずさんな出力を避けるために、印刷する前にプリンターのインクをテストします。

場合によっては、名刺を添付したり、印刷したシート自体を透明ファイルに同封したりすることもできます。

会社のロゴが入ったブランド封筒も良い形式とみなされます。

非公式のビジネス通信を行うためのルールは、多くの場合、ビジネス文書よりも感情的であり、決まりきったものではありません。ここでは、たとえば、素晴らしい、反応が良い、親切など、お祝いの言葉の略語やカラフルな形容詞の使用が適切です。

ビジネスメール

郵便ネットワークを通じて封筒に入れて通信を送るわけではないという事実は、気を緩める必要はありません。このような場合にも、ビジネス通信のルールが適用されます。

有能で正しい電子ビジネスメッセージは、企業と特定の個人の両方にポジティブなイメージを生み出します。ビジネスにおける評判は非常に価値があります。

電子メールでのやり取りの基本ルール

職場の電子メールアドレスは、本来の目的にのみ使用してください。

メールボックスの名前に注意してください。たとえ英語表記であっても、「ベイビー」「スーパーマン」など、間違った名前を仕事中に使用しないでください。

必ず「件名」欄に記入してください。そうしないと、メールがスパムになってしまう可能性があります。「企画書」「一覧表」「企画書」「報告書」などの表記は不適切です。受信者の受信箱には、同様の手紙が大量にある可能性があります。メッセージの内容をできるだけ具体的に説明してください。 5 つ以上の単語を使用しないでください。件名を大文字にします。最後にピリオドを付ける必要はありません。

以前に受信したメールに返信する場合は、必ず件名の「Re」を削除してください。

コミュニケーションスタイル

手紙は事務的な形式にしてください。脅迫的、懇願的、命令的な口調を取り除きます。

電子ビジネス通信の規則では、絵文字の使用は許可されていません。大量テキスト内の疑問符または感嘆符。

礼儀正しくしてください。初めに必ず挨拶をし、最後に対話者に別れを告げるのが良い形です。たとえば、「敬意を表して...」または「敬具...」のようにします。

仕事メール対応そして彼女」黄金律": 1 つのメッセージに複数の異なるトピックを混在させないでください。手紙を何通か送った方が良いです。

電子メールは紙の手紙の半分の長さでなければなりません。

添付ファイルの操作

伝えたい情報が多すぎる場合は、本文にまとめずに別の書類として添付してください。

受信者の利便性を考慮して、作成した文書の名前を受信者が理解できる名前に変更します。そうすることであなたの興味を示し、あなたを魅了するでしょう。受信者のコンピュータ上に作業フォルダーがいくつあるか、その中からあなたのレターをどのように検索するかを考えてください。

受信者がファイルをランダムなウイルスだと思わないように、送信するファイルについて必ず受信者に知らせてください。大きなドキュメントをアーカイブします。

大きすぎる添付ファイル (200 KB を超える) は、ftp サーバーなど、他の方法で送信することをお勧めします。

一部のメールサーバーでは、COM、EXE、CMD、PIF などの形式の通過を許可せず、ブロックします。

手紙の受信者が複数いる場合は、そのたびに時間をかけて大量転送の証拠をすべて削除してください。そのような不要な情報受取人は全く必要ありません。「bcc」コマンドが役に立ちます。

電子メールでビジネス通信を行う場合のルールでは、通信を受信したことを相手に通知する必要があります。現時点で答えることができない場合は、そのことを対話者に通知してください。さらなる質問や手続きを避けるために、通信履歴を保存してください。

応答が重要かつ緊急である場合、電話、Skype、または ICQ で受信者に追加通知することが許可されます。この後なら肯定的な結果達成できなかった、もう一度思い出してください。

文書を要求すると、返信として添付ファイル付きの空の手紙を受け取ることは珍しくありません。それは容認できません。ビジネス通信の例では、関連情報を文書の本文に含める必要があります。たとえば、「リクエストに必要なデータを送信しています。」

文字の最後に座標を指定することを忘れないでください: すべて利用可能な方法つながり、立場、会社のWebサイト、ソーシャルネットワークへのリンク。

組織の連絡先を書くときは、市外局番付きの電話番号、郵便番号付きの住所など、できるだけ多くの情報を入力してください。結局のところ、コミュニケーションはあなたの地域の住民だけで行われるわけではありません。すべての情報をご用意いただければ、ご連絡が容易になります。

そして最後のルールは、通信を開始した人は電子対話を終了しなければならないということです。

結論

ビジネス上の対応はデリケートな問題です。場合によっては、ひと目見ただけで、その人やその人が代表する組織について明確な意見を形成するのに十分なことがあります。ビジネスライティングのルールを知ることは、あなたのキャリアに大きく役立ちます。