公式レターの書き方のルールサンプル。 フレンドリーな手紙の書き方
原則として、どのように、どのような手段で作成、送信できるかについての疑問は生じるべきではありません。 ただし、公式の手紙に関しては、特に手紙の著者が返答を期待している場合には、誰もがすぐにこの作業を開始できるわけではありません。 開けてあげるよ ちょっとした秘密 業務連絡、手紙の性格とスタイルが厳格であればあるほど、受信者からの返信が得られる可能性が高くなります。 このレッスンでは、ユーザーが独自のスタイルを決定し、その後最も適切な方法でメッセージを作成するのに役立つサンプル電子メールをいくつか紹介します。
まず、作成する文字がどのような性質のものであるかを決定する必要があります。 私はすべての送信メールを 3 つの主なタイプに分類します。
- ビジネスオファー
- ビジネスに関するお問い合わせ
- フレンドリーアドレス
したがって、3 つのタイプすべてについて、単純なテキスト ファイルの形式と、特定の電子メール プログラムに合わせたテンプレートの形式の両方でテンプレートを用意しています。 それぞれを順番に見ていきましょう。
ビジネスオファーこんにちは (こんにちは)、[宛先の人の名前]!
個人的なアドレスは人に友好的な雰囲気を与えるため、通信するときは手紙に名前を記載することをお勧めします。 ただし、それでも名前がわからない場合は、テンプレートの挨拶で十分です。
新しいサービスをご紹介します（ 新製品) 当社[会社名]から。
[活動分野名]の分野で協力させてください。
次に、価格などの観点から提案の利点を簡単に説明します。 品質特性。 重要なのは、無理をしないことです。 メガバイトのテキスト、さらには明るく意味のない写真で補足されても、人々を怖がらせるだけです。 手紙の受信者が最初の行からあなたのオファーに興味を持った場合、彼は間違いなく追加情報のためにあなたに連絡するでしょう。
真剣に興味があるなら 必要な人最初のコンタクトであなたに連絡しました。つまり、アクセシビリティについてだけでなく考えるのは理にかなっています。 Eメール。 などのサービスでアカウントを作成すると良いでしょう。ICQとスカイプ。 もちろん、慎重に署名に番号を残しておけば、通常の電話で連絡する方がはるかに簡単な場合があります。
メール サーバーによって自動的に転送されるのに、なぜ署名に自分の電子メール アドレスを重複させる必要があるのかと疑問に思うでしょう。 ここでのルールは、ビジネス通信における過剰な情報は決して不必要ではないということです。 あなたの手紙が、そのオファーに興味を持たない可能性がある人、または単にそれに正しく応答する能力がない人に受け取られた状況を想像してみましょう。 受信したメッセージを別のユーザーに転送しますが、何らかの理由で自動追加されたデータから真の送信者の情報が失われ、連絡が困難になります。 ただし、手紙の作者とその必要な連絡先を判断するには、署名を確認するだけで十分です。
こんにちは）！
または、宛先の名前がわかっている場合は、(親愛なる、[名前、父称])!
製品（サービス）に関する情報[製品/サービスの名前]を説明とともに入力してください フルスペックそして競争力のある資質。
ベース 連邦法 RF[文書番号と日付]、情報[取得に必要なデータの説明]を提供してください。
権利が侵害された場合は、インターネット上の特定のサービスの管理者に連絡することもできます。
ユーザー契約の条項 [ユーザー契約の条項番号] の違反に関連して、すなわち、「[引用符] 全文という名前のポイント]」とのことなので、調査を実施し、犯人[責任者(場合は 私たちが話しているのはサービス従業員について)] 人 [サイト (サイト名)]。 検査の結果と課された制裁を[ご自身のメールアドレス]に報告してください。
フレンドリーアドレスごきげんよう (こんにちは) (こんにちは)、[人の名前] さん!
初めてフレンドリーな態度で私たちに連絡したとき、 良い指標テキストメッセージが完成します。 正しく書かれた大量のテキストは、適切な人に連絡することに高い関心があることを示し、応答に対する欲求を呼び起こします。 最初にいくつかの質問をして会話を始めることを忘れないでください。
例 Eメールビジネスレターの準備ビジネスレターの目的が何であれ、ビジネスレターはビジネス上の望ましい目標を達成するために書かれます。 組織の従業員全員がビジネス上のコミュニケーションの分野で適切な能力を持っているわけではありません。不適切なアプローチを使用すると、たった 1 通の手紙で会社の評判を完全に台無しにしてしまう危険性があります。 しかし、私たちの代理店の手紙作成サービスを利用すれば、受信者は間違いなくあなたと協力することに興味を持つでしょう。
ビジネスレターの目的ビジネスレターは、仕事上の問題やマーケティングタスクの解決との関連性を失うことはありません。 書面で提供された情報は、物議を醸している問題を解決するときにいつでも戻ったり異議を申し立てたりできるため便利です。 書面によるテキストを使用すると、口頭でのコミュニケーションよりも簡潔かつ明確に考えをまとめることができます。 さらに、一部の受信者はビジネス レターの送信によってのみ連絡を取ることができます。 そして、この宛先の地位が高いほど、文章はより専門的に作成される必要があります。 ビジネスレターの種類は、ビジネス関係の範囲と同じくらい多様です。 ビジネス上の通信には、商業的なもの（取引締結の希望、取引当事者への請求）と非商業的なもの（感謝の手紙、情報、保証状、依頼状、招待状、リマインダーなど）があります。機能に基づいて、イニシアチブ レターと応答レター、および応答を必要としないメッセージを区別します。
ビジネスレターの正しい書き方。 ビジネスレターの構成と文面の特徴ビジネスレターには明確な構成があります。
序文では、この手紙の目的と理由が示され、このメッセージの出発点となった文書へのリンクが示されています。
主要部分は状況を説明し、状況の分析と議論を提供します。 証拠の性質は手紙の方向によって異なります。たとえば、会議に出席するよう説得する、プロジェクトに投資する、製品を購入するよう説得するなどです。
結論としては、提案、要求、拒否、希望など、上記に基づいて結論が導き出されます。
手紙の本文の前には、宛先への丁寧な呼びかけが常に置かれます（たとえば、「親愛なるセルゲイ・ミハイロヴィチ様！」）。また、本文の最初または最後には、規範に従って作成された丁寧さの公式があります。業務連絡のこと。 礼儀正しさの表現は通常、次のように始まります。「提供された支援に感謝の意を表します... / 招待に感謝します... / 実りある協力を願っています...」。 この種の手紙を書くときは、次の規則に従う必要があります。 ビジネススタイル。 その特徴: 簡潔さ、明確さ、曖昧さのなさ、用語の使用、中立的なトーン、標準化。
受信者と、その受信者があなたの質問に関してすでに持っている情報をよく知っておいてください。
ロシア語のルールとビジネススタイルの特徴に関する知識：言語の公式、文章を構成するルールなど。
用語の正しく適切な使用。
受取人への呼びかけの正確さ。
ビジネスレターの正しい書き方。辞書やビジネスレターの書き方のサンプルは、この作業に自分で対処するのに役立ちます。 ただし、有能な従業員がいない場合、またはビジネスレターを作成する準備をする時間がない場合は、専門機関がこのサービスを提供できます。 スペシャリスト 通信代理店 Comagency は、レターヘッドの作成、収集に役立ちます。 必要書類説得力のある議論をするには、有能で見栄えの良いビジネスレターを作成し、それによって組織のイメージを向上させます。
ビジネスレターは、ビジネス上のコミュニケーションツールです。 重要な役割相互利益を終了または維持する途中で、 友好関係パートナー、サプライヤー、クライアント、従業員とともに。 よく書かれたビジネスレターは、組織に対してポジティブなイメージを与えることができます。 当サイトでは文章やデザインのサンプルを掲載しております。 他の種類ビジネスレター。
ビジネスレターのサンプルお礼状は、何らかの理由で感謝の言葉を含むビジネスレターです。 プロの仕事、提供される質の高いサービスなど。 感謝の手紙は、組織全体に宛てることも、特定の個人に宛てることもできます。 それは、イニシアチブの手紙に対する応答の手紙、つまり、お祝いの手紙、招待状、または発案者自身のイニシアチブで書かれたイニシアチブの手紙である可能性があります。 お礼状の書き方 お礼状...
先生への感謝の手紙
先生への感謝状とは、幼稚園の園長や保護者に代わって、子育てに尽力した幼稚園の先生に感謝の気持ちを伝えるビジネスレターです。 先生への感謝の手紙の書き方 幼稚園の先生への感謝の手紙は、通常のビジネスレターと同じ形式で、次の構造要素で構成されています。 文書ヘッダー。 教師の役職、姓、イニシャルが含まれます...
医者への感謝の手紙
医師への感謝状とは、回復を助けてくれた医師に感謝の気持ちを伝えるビジネスレターです。 感謝の手紙は、患者または患者の親族に代わって書かれます。 医師への感謝の手紙の書き方 医師への感謝の手紙はビジネスレターと同じ形式です： 手紙の見出し - 医師または医療機関の主治医のフルネームを与格で書きます。必要）。 控訴 - 相手の医師のフルネーム...
ご協力に対する感謝状
協力に対する感謝状は、商品、実施された作業、提供されたサービスの高品質かつタイムリーな納品に対して、組織の長を代表してパートナーに感謝の意を表すビジネスレターです。 協力に対する感謝の手紙の書き方 協力に対する感謝の手紙には、ビジネスレターと同じ内容が含まれます: レターヘッダー。 感謝の言葉を贈る組織の従業員の役職、姓、イニシャルを書き留めます。
団体からの感謝状
組織の感謝状は、組織に対する感謝の意を表すビジネスレターです。 成功した実装商談、打ち合わせや滞在時間、出張時のおもてなしなど。 組織への感謝状の書き方 企業への感謝状には、ビジネスレターとしての内容が含まれており、文書の見出しには感謝を表明する組織の担当者のフルネームが記載されます。 アピール - 感謝の言葉が宛てられる組織の役員のフルネーム....
両親への感謝の手紙
保護者への感謝状とは、学校や幼稚園を卒業した保護者に、子どもたちの健やかな成長に感謝の気持ちを伝えるビジネスレターです。 積極的な参加集団生活やクラス生活の中で、 教育機関、学校の手伝い、 幼稚園等々。 感謝状は、理事長、クラス担任、教師または校長を代表して作成されます。 保護者へのお礼状の書き方 卒業生の保護者へのお礼状は以下のような構成になっています。
従業員への感謝の手紙
従業員への感謝状とは、従業員の働きや会社の発展への貢献、誠実な勤務態度などに対して感謝の気持ちを伝えるビジネスレターです。 感謝状は、記念日、職業上の休日などの重要なイベントを記念して、組織の長に代わって書かれます。 従業員への感謝状の書き方 従業員への感謝状の形式と構造は、通常のビジネスレターと同じです: 文書ヘッダー。 で...
生徒への感謝の手紙
生徒や学生への感謝の手紙は、学業上の成功や活動に対する感謝の気持ちを表現するビジネスレターです。 社会活動、スポーツライフへの参加など。 学校長、大学学長に代わって感謝状が作成されます。 生徒への感謝の手紙の書き方 生徒への感謝の気持ちはどんな形でも書きます。 お礼状の文面には生徒への感謝の言葉が書かれています。 以下、手紙の本文の下に…
先生への感謝の手紙
先生へのお礼状は、先生への感謝の気持ちを伝えるビジネスレターです。 クラスの先生に教育機関の理事長または児童生徒の保護者に代わって、児童の育成と教育に取り組む仕事。 先生への感謝の手紙の書き方 先生への感謝の手紙には、ビジネスレターの詳細が含まれます： 文書のヘッダー - 感謝の言葉が送信されるアドレスの教師の名前を示します。 オプション 構造要素お礼の手紙...
ビジネスレターの種類
保証書
保証書は、特定の行為の実行または特定の条件の遵守の確認（保証）を含む非営利のビジネスレターです。条件には、受け取った製品、実行された作業または提供されたサービスの支払い条件と事実、品質保証などが含まれます。 言い換えれば、保証書は取引当事者による義務の履行を保証する手段です。 保証状は、請求状に応じて作成することができます。 保証書の書き方 保証書...
提供保証書 法的住所
法定住所提供保証書とは、既存の会社と賃貸借契約を締結した事実や所有者の意思を確認するビジネスレターです。 非住宅用地新規の州登録後にレンタルする 法人。 言い換えれば、将来の賃貸借契約を締結する権利を保証するものです。 この書簡は登録当局に提出され、テナントの要求に基づいて作成されます。 保証書の書き方について...
雇用保証書
雇用保証書は、契約締結の保証を含むビジネスレターです。 雇用契約書雇用主と従業員。 ほとんどの場合、従業員が別の国に引っ越した場合、連邦移民局に提出する必要があります。 雇用保証書の書き方 雇用保証書のフォームには次の詳細が含まれます。 書類の番号と日付。 手紙の受信者 - 宛先の組織名と役人のフルネーム、または本文:...
支払い保証状
支払い保証レターは、受け取った製品、提供されたサービス、または実行された作業に対する支払いのタイミングと事実を確認するビジネスレターです。 支払いの保証状は、請求状に対する応答となる場合があります。 借金返済のための保証状の書き方 保証状フォームには次の詳細が含まれます。 文書の番号と日付。 手紙の受信者 - 宛先の組織の名前と役人のフルネーム。 文書のタイトル -...
ビジネスレターを書くビジネスレターを書く前に、最終的にどのような結果を達成したいのかを考えてください: 売上の増加、支払いプロセスのスピードアップ、協力の申し出、クレームの作成、お祝いの言葉、招待など。 これに従って、自分の目標をできるだけ強調するようにしてビジネスレターを作成してください。
ビジネスレターの書式設定ビジネスレターは会社のレターヘッドで作成され、組織名、所在地の住所、連絡先番号、場合によっては電子メール、ウェブサイト、ロゴを示す必要があります。
ビジネスレターは余白を使用して印刷する必要があります。左余白は少なくとも 3 cm (文書のファイリング用)、右余白は少なくとも 1.5 cm でなければなりません。
ビジネスレターのヘッダーには、受取人の氏名と役職を示す受取人の会社名を含める必要があります（右側） トップコーナー).
ビジネスレターのヘッダーの下の左上隅には、執筆日と 登録番号(発信)。 ビジネスレターが応答レターである場合、このレターがどの文書に応答するのかを示す必要があります。
必要に応じて、文書の日付と番号の後に文書のタイトルを表示します。
ビジネスレターには、手紙の受信者に対するアピールを含める必要があります。
ビジネスレターの最後には、差出人の署名（フルネーム、役職、署名）が必要です。
正式なビジネス通信では、通常、Times New Roman、サイズ 12、シングルスペースのフォントが使用されます。
国有の工場であれ、小さな店舗であれ、巨大な持ち株会社であれ、どのような組織であっても、遅かれ早かれ通信を開始する必要があります。 そのためには、ビジネスレターを正しく書き、フォーマットし、送信できる必要があります。 この記事では、ビジネスレターの種類を分析し、この文書の基本的な詳細を作成する方法について説明します。
まず、どのような種類のビジネス レターが存在するかを定義しましょう。 結局のところ、これに応じて、何を書くか、どのように書くか、誰に書くかなど、手紙を書くためのルールが異なります。
ビジネス レターの種類は数十種類ありますが、最も一般的なものは次のとおりです。
- 情報メール。
- 添え状;
- 保証書。
- 感謝状。
- 苦情;
- 請求;
- オファー（商用ではありません）。
- 商業オファー;
- 招待;
- おめでとうございます。
- 謝罪;
- メッセージ;
- 声明;
- 確認;
- 警告;
- 通知;
- リマインダー;
- おすすめ;
- 拒否;
- 注文;
- リクエスト;
- 参照;
- リクエスト;
- 求人。
手紙には別の別のカテゴリがあります。これらは司法書簡です。 このような手紙を扱うのは弁護士だけであり、弁護士は手紙の書き方についてよく知っているので、私たちはそれらを考慮しません。 組織の他のすべての従業員、特に郵便を扱う従業員が知っておく必要があるすべてのこと: このような手紙 (「司法」とマークされている) を見つけた場合は、封筒と手紙の両方を保存してください。
ビジネスレター: 構造特に、ビジネス レターは、次の部分で構成される明確な構造を持っているという点で通常のレターとは異なります。
これはビジネスレターで最も一般的な形式ですが、もちろん、いくつかの点を変更することもできます。
行き先私たちが手紙を書いているのはこの人です。 ここでは、現在連絡を取っている会社、その取締役、または役人の名前を指定できます。 初めてビジネスレターを組織に送信する場合、宛先は次のとおりです。 総監督。 手紙も送れる 普通の人に– 個人へ。 受信者は複数存在することもできますが、5 人を超えないようにすることをお勧めします。 この場合、そうする方が正しいでしょう。
手紙を送る相手に応じて、詳細の形式は異なります。受信者が企業のトップの場合は、まず彼の役職を示し、次に企業名と姓のイニシャルなどをすべて記載します。上記は与格でなければなりません。
CEOへ
合同会社「エネルゴトラス」
または。 ザズブリン
手紙が社内の特定の個人に宛てられた場合は、最初に組織の名前を欄に書く必要があります。 主格、次にその人の役職、イニシャル、姓、ただし与格:
CJSC「ブティル・エクスプレス」
生産責任者
R.N. タブレトキン
特定の宛先を指定せずに手紙を組織に送信する場合は、組織名を主格で示します。
OJSC「ミスティックプロ」
ビジネスレターが個人宛ての場合は、最初に姓を与格で書き、次にイニシャルを書き、その次の行に手紙の送付先の住所を書きます。 郵送先住所が不明で、文書が他の方法で転送される予定の場合は、姓とイニシャルのみを残します。
コマロワ S.V.
セント ポレバヤ、5歳、適切。 457、
モスクワ、123456
末尾にピリオドを入れたり、フォントを変更したりする必要はなく、手紙の本文と同じにする必要があります。 「宛先」属性のテキストは右揃えになります。
手紙の件名これ まとめ文字。 本文の上に書く必要があります。
通知、苦情、請求、祝辞、保証状、警告など、手紙の件名を示す必要がない文書がいくつかあります。 リストされているすべての文書では、手紙の種類をタイトルに含める必要がありますが、唯一の例外はお祝いの文です。
トピックのテキストは 50 文字を超えてはなりません。非常に簡潔に、同時にこの文書が何について書かれているかを明確に書く必要があります。 多くの場合、トピックは 2 ～ 3 語で表現できます (例: 「情報の要求」)、または前置詞「about」で始めて前置詞大文字で書きます。
テーマのフォントは本文のフォントより 1 ポイント小さくすることができますが、それ以上にすることはできません。これは必須ではありません。 整列はそのままにしておく必要があります。
例えば：
緊急事態において組織が行動するための手順の調整について
情報請求
受取人の見出しまたは住所タイトルまたはアピールは、手紙の件名から 1 行空いた中央に書きます。
これは手紙のタイトルになる可能性があり、実質的に件名を置き換えます。 ほとんどの場合、これは苦情、クレーム、 保証書、声明、警告または通知。 手紙の受取人に対する個人的なアピールにもなります。
タイトルを書く場合は大文字で中央に配置するのが良いでしょう。 見出しを大きなフォントで強調表示する必要はありません。本文とまったく同じである必要があります。 フォントを太字にすることができます。
通知
請求
住所については、「Dear」という単語で始め、次に受取人の名前と父称を入力します。
親愛なるガリーナ・ヴィクトロヴナ！
親愛なるエフゲニー・ボリソビッチ！
最初の愛称の場合 個人不明なため、イニシャルに置き換えられませんが、次のように書かれます。
親愛なるペトロフさん！
親愛なるリシツィナさん！
ビジネスレターを組織に送る場合、その組織の長の姓も名前も愛称も知らない場合は、中立的に「同僚各位」または「各位」と書きましょう。 最後に感嘆符を忘れずに付けてください。ただし、感嘆符は 1 つだけです。敬意を表して 3 回以上付ける必要はありません。完全に子供っぽく見えます。
手紙の本文手紙の本文は、序論、本論、結論の 3 つの部分に分かれています。 3 段落である必要はありません。場合によってはそれ以上でも構いません。 テキストの各部分はスムーズに相互に移行します。 あなたの組織が手紙の本文を書くための企業フォントを持っていない場合は、Arial または TimesNewRoman フォントを選択することをお勧めします。12 または 14 フォントを選択し、幅を揃えて赤い線から書き始める必要があります。 テキストの幅を揃える必要があります。 単純な文でも複雑な文でも構成できますが、それぞれの文には何らかの考えが含まれており、空であってはなりません。 ビジネススタイルのスピーチでは、いかなる「水」も許容されません。 各段落は赤い線で始まります。
導入自己紹介では、先に届いた受取人からの手紙を指して返信を書いたり、以前に受取人と手紙を送ることに同意したことを報告したりできます。 初めて相手に手紙を書く場合で、何の合意も得られていない場合は、前置きを省略しても問題ありません。
導入は 1 文またはその一部です。
例えば：
あなたの参照に。 2015 年 5 月 25 日付けの No.175-8/3-15 により、以下のとおりお知らせします。
私たちの合意によれば…
主要部分これは手紙の中で最も重要なこと、つまり問題の本質が書かれている部分です。 従来は「正当化」と「要請」の2つに分けられます。 理由は手紙を書いた理由を述べ、「要求」は手紙の受信者に何を達成してもらいたいかを述べます。
「要望」は改段落、赤線から記載します。
例えば：
私たちは、2015 年 6 月のコメタ ショッピング コンプレックスと隣接地域の経済維持に関する文書のパッケージを検討のためにお送りします。
書類を確認し、署名し、署名を押印して証明し、1 セットの書類を Cleaning-Systems LLC に送付してください。
結論手紙は、署名にスムーズに流れる丁寧な表現で終わる必要があります。たとえば、次のとおりです。
心から、
深い感謝の気持ちを込めて
幸運をお祈りしています
締めの言葉の有無は、相手との親密さ、書き手の社風、手紙の内容によって異なります。 たとえば、 宗教団体、その後、彼らは非常にボリュームのある感情的なフレーズで手紙を締めくくります。 しかし、苦情の文に「敬意を表して」と書くと、それは適切ではないと思われます。 したがって、そのような表現が必要かどうかを検討する必要があります。
状況、手紙の種類や文面に応じて、最後のフレーズがある場合とない場合があります。 このフレーズの後には署名が続くため、ピリオドではなくカンマを使用する必要があります。 例外は、手紙の著者が短いながらも完全な文の形で最終的な公式を定式化することに成功した場合です。 その後、末尾にピリオドまたは感嘆符が置かれます。
フォントは変更しないでください。文字の本文と同じにする必要があります。 赤い線のところに丁寧さの公式が書かれています。 本文やアプリ一覧から2〜3行ずらし、幅も揃える必要があります。
サインここでは赤線は発行されません。 左に位置が書いてあります。 長すぎる場合は2行に分けるとよいでしょう。 イニシャルと姓を右側に端に沿って並べて配置します。 その結果、役職とフルネームの間で次のことが得られます。 自由な場所署名用に。
例えば：
ストロイシティ OJSC チーフアーキテクト A.D. セメネッツ
クライアント部門の責任者
Telekontakt LLC A.V のサポート ガブリレンコ
応用アプリケーションは完全に独立した文書であり、業務に必要な特定の情報を伝えることができます。 この手紙に添付するすべての添付ファイルに番号を付け、ページ数とコピー数を示すことが不可欠です。
ビジネス レターに添付ファイルがある場合、添付ファイルはレター本文の後に空行 1 行を介して書かれます。 「アプリケーション」または「アプリケーション」という単語が赤い線で示され、その後にコロンが続きます。 複数のアプリケーションがある場合は、それぞれが新しい行に書き込まれ、番号が付けられます。 付録では、タイトルが最初に表示され、次に枚数と部数が続きます。 テキストのデザインは何も変更されず、同じフォント、サイズ、幅の配置が維持されます。
例えば：
付録：フェスティバル参加申込書1枚。 2部コピーで。
アプリケーション:
各ビジネスレターは会社のトップまたはその権限のある職員によって署名されているという事実にもかかわらず、通信自体は普通の普通の従業員によって行われます。 執行者。 この部分で示すのは彼の名前と連絡先情報です。
アーティストに関する情報は常に手紙の一番下、最後の行に記載されています。 従業員のフルネーム、父称、姓が書かれ、連絡先の電話番号が新しい行に表示され、さらにその下に電子メール アドレスが表示されます。 フォントはそのままにしておきます。
例えば：
Sp.: アントン・ソロモノヴィチ・レプリコフ
レターの準備が完了したら、レターヘッドに印刷して登録し、送信することができます。
スピーチが俗語と文学に分けられることは長い間誰にとっても秘密ではありませんでした - それは正しいです。 それは非常に論理的です 正しいスピーチ口頭だけでなく書面でも伝える必要があります。 すべての知的な人は、有能な文章を書く文化を習得しなければなりません。 そして、公務において文通を通じて積極的にコミュニケーションをとる人にとってはなおさらです。 文字はどんな感じですか？
エチケットとは何ですかビジネス文書について話す前に、まずエチケットとは何かを覚えておく必要があります。 これは社会で確立された行動秩序であり、いわゆる「良いマナー」の一連のマナーとルールであり、知的で礼儀正しい人は、教養がないという烙印を押されないよう守る必要があります。 これらの歴史的に確立されたルールは、社会生活の不可欠な部分です。
文化 書き込み: 一般的な特性もちろん、これはビジネスメールだけに当てはまるわけではありません。 書面によるコミュニケーションにはさまざまな種類と方法があります。 それらはすべて異なり、それぞれに独自の特徴がありますが、 共通の特徴。 その中には次のようなものがあります。
- 標準化された書籍の言語に依存し、書籍以外の語彙も許容される。
- 複雑な構文構造の使用。
- 文内の語順を固定する。
- 明確なテキスト構造。
- リテラシーが高い。
どのような場合にビジネスレターを書く必要があるのでしょうか? もちろん、当社が組織や個人と何らかのビジネスを行う場合も同様です。 私たちがパートナー、同僚、顧客に何を書くか、手紙の形式が会社の顔となり、私たちに好意的な見方をするか、あまり好ましくない見方をするかになります。 もちろん、ビジネスレターを書くマナーを熟知している場合は別ですが。 面目を失わないためには、以下の知恵を学ぶ必要があります。 ちなみに、ほんのわずかな間違いやルールとの小さな相違によって、ビジネスレターが法的な観点から違法なものになってしまう可能性があるため、このような知識を持っていることも役に立ちます。
取引関係の詳細文字について直接話す前に、文字が一般的にどのように異なるかを理解する必要があります ビジネス関係彼らの特徴、特徴は何ですか。 職場での人間関係の主な特徴は、その人間関係そのものに個人的な影が（完全に、またはほぼ完全に）存在しないことです。 原則として、職場では、私たち一人一人は非常に冷静で、穏やかで、礼儀正しいです。たとえば、タンバリンで踊ったり、友人と一緒に非常に論理的な他の行動を実行したりする人はほとんどいないでしょうが、彼らにとってはむしろばかげています。作業環境。 ちなみに、これは行動だけでなく感情にも当てはまります。笑ったり微笑んだり、あるいは怒りをわずかに表したりすることさえ許容できますが、家庭的な笑い、ヒステリック、涙などはまったく不適切に見えます（すべてこれはもっぱら職場での感情に関係します）。 職場では通常、マスクを着用し、訓練、抑制、冷静さを示しています。
ビジネスコミュニケーションは、思ったときに終わるわけではありません。 重要な会議の途中で、私たちが突然立ち上がって聴衆から離れても、ビジネスパートナーやクライアントは理解できないでしょう。 対話者を無視することはできませんし、電話や手紙に応答しないこともできません。 これらすべての機能を組み合わせることで、ビジネス レターのスピーチ エチケットがどうあるべきかをより深く理解することができます。
一般的な要件手紙を受け取るときに私たちが最初に注目するのは紙です。 ビジネスレターのエチケットの要件によれば、その紙は常に透明でなければならず、いかなる場合でもしわがあってはなりません。 会社のロゴが入ったレターヘッドに手紙が書かれていれば、メッセージの受信者はその組織に対してより良い印象を持つでしょう。 最初のページには番号が付けられておらず、残りはすべてアラビア数字でマークされています。
非常にもう一つあります 大事なポイントビジネス対応のマナーにおいて。 ビジネスでは、高い読み書き能力とスペルミスがないことが前提となります。 したがって、ロシア語の文法の知識に不足がある場合は、急いで通信を送らずに、潜在的な欠陥がないか再確認することをお勧めします。
また 一般的な推奨事項紙でも電子メールでも、書面でのスピーチでは使用しないでください。 複雑な構造- これは以下の場合にのみ適切です 法的文書。 略語は使用しないでください。一般に受け入れられている略語のみを使用してください。 しかし、ビジネスエチケットの標準には、さまざまな決まり文句や隠語、つまり専門用語が含まれています。 文書全体は公式のビジネススタイルで管理されています。
手紙から読み取れるもう 1 つの重要なポイントは、できるだけ礼儀正しく、フレンドリーである必要があるということです。 無礼や無礼について語ることはできません。 さらに、ビジネスレターでは、具体性と自分の考えを明確に表現する必要があります。
手紙の受取人がロシア語を話せない場合、メッセージの本文はその人の言語、または国際英語で書かれるべきです。 ちなみに、そのような文書はシートの片面にのみ書かれ、もう一方の面には書かれるべきです 必須きれいなままです。
書類を作成する際には、転送がないことを確認する必要があります。 テキスト自体は 1 つ半から 2 つの間隔で、左側に 2 センチメートルの余白を設けて入力する必要があります。
ニュアンスビジネスレターには、独自の明確で特別な構造があります。 同時に、紙の文書の作成には単一の標準はなく、企業によって独自のバリエーションがある場合があります。 それらは手紙の一部の特定の構成にのみ準拠します。つまり、「ヘッダー」、挨拶、主要部分、および別れの文が必ず含まれている必要があります。 手紙の最後に自分の署名を忘れないでください。
ちなみに、メッセージのいわゆるフレーム、つまり最初と最後のフレーズはラベルフレームと呼ばれます。 受信者と必要な関係を確立するのを助けるのは彼女です。 さらに、ビジネスレターのエチケットの規則とその書き方の例では、メッセージ内でのさまざまなスピーチの常套句の使用を示しています (これらについては後述します)。
重要なニュアンスビジネスレターをデザインするときに、使用された正しい住所が残ります。 革命前、我が国では「様」または「奥様」という呼び方が使われていました。それは世界共通のものと考えられており、誰でもそのように呼んでいました。 現在、そのような普遍的な住所はありませんが、「Mr.」または「Mrs.」という言葉はビジネスレターでよく見られますが、以前はその人気を失いましたが、徐々に使用され始めています。 これをビジネスパートナーや関係者に宛てることはできますが、顧客や同僚に宛てることはできません。
現在、最も一般的で普遍的なのは、「Dear」または「Dear Sir」という宛名であると考えられていますが、実際にはそれも一つではありません。 同様に、たとえば、いわゆる VIP、特に知事、市長、大統領とみなされる重要人物に話しかけることはできません。 この場合、手紙の宛先を「親愛なる」で始める必要があります（別のオプションは「とても尊敬しています」です）。
メッセージが一度に複数の人に宛てられ、全員が同じ職業の代表者である場合は、「同僚各位」などの宛先を使用するのが適切です（宛先が全員女性の場合は、「各位」と書くこともできます） 」; 男性の場合は「親愛なる紳士」）。 手紙が一人に宛てられる場合、名前や姓を使用しないことは固く禁じられています。 これは、上記の場合 (受取人が個人のグループである場合)、または法人とやり取りする場合にのみ許可されます。
メッセージの終わりについては、最初と同じくらい重要であることを覚えておく必要があります。 手紙の最後には、問題の成功および/または迅速な解決に対する自信が表明されています。 ここでは、過去に発生した問題、たとえば応答の遅れや応答がまったく受信されなかったなどのことも指摘しないでください。 これらのフレーズが考慮されます 否定的な兆候ビジネスレターのエチケットであり、関係を継続することに消極的であり、対話者に対する失礼であると見なされます。 これは受け入れられないことを理解することが重要です。
メール：ビジネスエチケット2番 可能なバリエーション連絡はメールで。 ここにもいくつかの特徴があります。 したがって、たとえば、受信者が初めてメッセージを受信した場合は、自分の会社の紹介、活動の説明、実行されることが予想されるタスクなどからメッセージを始める必要があります。 長期にわたる通信では、その後の各メッセージの基礎となる過去の手紙の履歴を保存する必要があります。
最初の手紙には必ず挨拶と住所を含める必要があります。 その後の対応では、迅速な対応が必要な場合は、（適切な場合）異議申し立てを省略できます。 オンラインコミュニケーションでは、多くの人が句読点を使用する必要性を考えず、また大文字を使わずに書きます。 これはビジネスメールのエチケットとしては容認できません。
電子メールのサイズは大きすぎてはいけません。原則として、紙のサイズの半分です。 同様に、宛先に多くの情報を伝える必要がある場合は、手紙の本文には簡単な付記のみを記載し、資料自体は Word などのファイルに添付する必要があります。 - これは、電子メールによるビジネス レターのエチケットとして要求されます。 そのようなメッセージの例は次のとおりです。「こんにちは、親愛なるイワノフさん！」 広告パンフレットのサンプルをお送りいたします。 添付ファイルでご覧いただけます...”
署名に関しては、そこにあるはずです。 各手紙の最後に署名することも、自動的に押される自動署名を作成することもできます。 このオプションは、大企業の代表者によってよく使用されます。 署名には、氏名、役職、連絡先情報、勤務先を含める必要があります。 70 文字に収まり、5 ～ 6 行以内に収まるようにフォーマットする必要があります。
メッセージへの応答について一言言う必要があります。 ビジネスエチケット電子メールでは、メッセージに対する応答を 2 日以内に受け取る必要があります。それ以降は不要です。 さらに時間が必要な場合は、そのことを対話者に通知する必要があります。 すべてのメッセージに応答することで、会社または起業家の評判が維持されます。 手紙が宛先に届いたかどうかを確実に知るために、受領通知機能を使用することができます。配達確認は自動的に送信されます。 さらに、制御呼び出しを行うことは禁止されていません。
スピーチの定型または決まり文句常套句、スピーチの決まり文句、スピーチの常套句など、何を言うにしても、それは依然としてビジネス上のコミュニケーションに不可欠な部分です。 から 学校のコース私たちは決まり文句が呼ばれていることを覚えています 式を設定する。 それらはそれほど多くありません。
- 遺憾の意は、「残念ながら、同意することができません...」、「残念ながらお知らせします...」、「残念ながら、お知らせせざるを得ません...」などのフレーズで表現できます。
- 感謝の気持ちは、「感謝の気持ちを表させてください…」、「ありがとうございます…」、「あなたの貢献を考慮して…」などの決まり文句によって示されます。
- スタンプを使って相手を特定のイベントに招待できます。「ご招待させていただきます...」、「ご同意をお願いいたします...」、「ご招待させていただきます...」、「私たちは...」お会いできて嬉しいです…」など。
- 「私たちはあなたからの新しいアイデアを楽しみにしています...」、「あなたの成功を祈っています...」、「さらなる実りある協力を願っています...」というフレーズで手紙を終えることができます。
ビジネス上のコミュニケーションでよくある間違い ビジネスコミュニケーションの場合、一見小さなことでも致命的になる可能性のあることがいくつかあります。 多くの場合、これらの小さなことが、相互利益関係の終了、取引の終了、および同様の不快な事態につながります。 敵を目で見て知る必要がある！
現代では、あまりにも多くの文献が溢れているので、時々目を丸くしてしまいます。 文章を含む言論文化に関する本もたくさんあります。
この分野の知識を深めたい方には、次のようなアドバイスをさせていただきます。 次の作品: 「ビジネスレターエチケット」オレグ・ダヴティアン著、「書き言葉の文化」タチアナ・デグテレワ著、「ロシア語の手紙エチケット」ナタリア・フォルマノフスカヤ、アラ・アキシナ著、「ビジネスエチケット」エレナ・ベル著、「ロシア語スピーチエチケット」ナタリア・フォルマノフスカヤ著 他多数その他。
ビジネス通信のルールはそれほど多くないため、従うことはそれほど難しくありません。 それらを思い出すことは小さな科学です。 しかし、他の人の目には、ビジネスレターのエチケットを知っている人は常に礼儀正しく文化があり、ビジネスをするのが楽しい人だと映ります。