Симптомы 

Журнал кассира операциониста и его заполнение. Журнал кассира операциониста и его заполнение Км 4 инструкция по заполнению

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех кассовых документов.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех кассовых документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Журнал кассира-операциониста по форме № КМ-4 - это документ, отражающий движение наличных денежных средств в операционной кассе торговой организации. Его ведёт кассир-операционист отдельно для каждого кассового аппарата. Журнал шнуруют, нумеруют и скрепляют подписями руководителя и главного бухгалтера организации; ставят печать. Далее журнал заверяется в ИФНС налоговым инспектором.

Унифицированная форма № КМ-4 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 г. № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить журнал кассира

Если в журнал кассира вносят исправления, то их необходимо заранее оговорить и далее заверить подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера, а также печатью организации.

Графа 5 остаётся пустой. Данная графа заполняется при проверке, перерегистрации, снятии кассового аппарата с учёта или при передаче его в ремонт. Заполняется сотрудником налоговой инспекции или работником центра технического обслуживания.

Сумма в графе 6 должна быть равна сумме в графе 9 за предыдущий день.
Сумма в графе 10 равняется сумме граф 14 и 15.

Сумма в графе 10 расчитывается так: сумма графы 9 минус сумма графы 6.

Графа 14 равняется сумме граф 11 и 13.

Графа 15 заполняется, только если возврат был сделан в день покупки или был ошибочно пробит чек.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

  • Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
  • Печатать документы с изображением подписи и печати
  • Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
  • Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
  • Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
  • Рассылать документы по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Унифицированная форма КМ-4 - один из кассовых документов, оформляемых кассиром. О том, когда требуется заполнять эту форму, как правильно это сделать и где можно найти бланк унифицированной формы КМ-4, мы расскажем в настоящей статье.

Получаем наличную выручку: что нужно знать кассиру

Работать с наличкой приходится и крупным, и мелким налогоплательщикам. В некоторых разрешенных законом случаях при приеме наличных денег кассир не пробивает кассовый чек, и у налогоплательщика может отсутствовать ККТ. Но значительная часть плательщиков налогов все же вынуждена работать с кассовой техникой.

ВАЖНО! Требование об обязательном применении ККТ при работе с наличными деньгами содержится в п. 1 ст. 2 закона «О применении ККТ» от 22.05.2003 № 54-ФЗ.

Работать с ККТ — это значит подчиняться всем установленным нормативными документами правилам и оформлять все необходимые кассовые документы и отчеты. Нарушение этих правил приводит к штрафным санкциям.

Подробнее о том, к чему готовиться налогоплательщику, если он не соблюдает правила работы с кассовой техникой и нарушает кассовую дисциплину, см. в материале .

Одной из форм, применяемых при работе на кассовых аппаратах, оснащенных ЭКЛЗ, является КМ-4 «Журнал кассира-операциониста», утвержденная постановлением Госкомстата от 25.12.1998 № 132.

С середины 2016 года с внесением поправок в закон № 54-ФЗ эта форма перестала считаться обязательной и может быть заменена на аналогичный документ свободной формы. А с изъятием из употребления касс, оснащенных ЭКЛЗ, в связи их с заменой на онлайн-кассы (с 01.07.2017) форма КМ-4 становится ненужной, поскольку все необходимые сведения будут накапливаться и сохраняться в фискальном накопителе, позволяющем сформировать отчет аналогичного характера за каждую смену (см. письмо Минфина от 16.06.2017 № 03-01-15/37692). Хотя при желании такой документ дополнительно можно создавать и вручную, в т. ч. используя для этого унифицированную форму КМ-4, в которой в отношении онлайн-кассы не будут заполняться данные, не возникающие при работе с ней.

Заполняем форму КМ-4

Журнал формы КМ-4 заполняется кассиром на момент завершения смены (что для кассы с ЭКЛЗ фиксируется снятием Z-отчета) и служит для отражения показаний счетчиков ККМ (для кассы с ЭКЛЗ) и данных о наличной выручке. Всего в нем содержится 18 граф, в которых отражается следующая информация:

  • о дате заполнения (графа 1);
  • о номере отдела (графа 2);
  • о фамилии кассира (графа 3);
  • о номерах контрольных счетчиков (графы 4-5);
  • о номерах суммирующих счетчиков на начало и конец рабочего дня (графы 6, 9);
  • о сумме полученной за смену наличной выручки (графа 10);
  • сколько сдано наличных (графа 11) и количество безналичных платежей — оплата картами, чеками и др. (графа 12);
  • общая сумма (графа 13);
  • сумма безналичных и наличных платежей без учета возвратов (графа 14);
  • сумма возвратов (графа 15);
  • подписи ответственных лиц — кассира, старшего кассира, директора (графы 16-18).

Скачать бланк формы КМ-4 можно на нашем сайте.

По закону компании, принимающие расчеты за товары, услуги или работы в виде наличных денежных средств, должны использовать в своей деятельности кассовые аппараты. При этом каждую операцию, зафиксированную с участием кассы, подтверждает бумажный чек, который содержит следующие данные: номер, дату и суть сделки, а также сумму, которая по ней прошла.

Все действия, произведенные за определенный промежуток времени при помощи контрольно-кассовой машины включаются в журнал кассира-операциониста.

ФАЙЛЫ

Какие цели и задачи решает документ

Журнал является средством учета всех операций, производимых при помощи контрольно-кассового аппарата. В него вносятся сведения как о приходе, так и о расходе средств.

В тех случаях, когда в организации несколько касс, журнал ведется по каждый из них в отдельности.

Если говорить в целом, то наличие журнала позволяет решить сразу несколько разных задач. Например, при помощи журнала руководитель предприятия может в любой момент быстро определить, какое количество денег прошло через за конкретный период, а работники налоговой службы, при проверках имеют возможность оперативно сверить со сведениями из журнала показания ККМ и цифры из отчетных документов.

Надо ли ставить на учет

Как и кассовый аппарат, журнал необходимо регистрировать в налоговых органах.

Даже первое заполнение журнала происходит единовременно с постановкой контрольно-кассовой машины на учет (инспектор пробивает чек с суммой в 1 руб. 11 коп. – это значение в дальнейшем не учитывается ни бухгалтерами, ни налоговиками).

Для того, чтобы инспектор не отказал в регистрации кассовой техники, одновременно с самим аппаратом и журналом необходимо предоставить еще ряд документов:

  • заявление с просьбой о регистрации кассы;
  • свидетельство юридического лица или индивидуального предпринимателя;
  • паспорт ККМ;
  • договор аренды торговой площади (если предприятие не имеет собственных квадратных метров);
  • договор об обслуживании кассы, заключенный со специализированным центром и т.д.

Полный перечень бумаг можно уточнить в территориальной налоговой службе.

Что грозит за отсутствие журнала кассира-операциониста

Ведение журнала является требованием со стороны закона, поэтому инспекторы при выездных налоговых проверках обязательно смотрят на его наличие и содержание. За отсутствие журнала может последовать штраф (хотя эта мера воздействия в законе не прописана).

Следует отметить, что по этому поводу между представителями бизнеса и налоговиками нередко случались конфликты, доходящие до суда. И, как показала практика, административное наказание за то, что предприятие не вело журнал кассира-операциониста, в большинстве случаев с него снималось.

На кого возложить обязанность по заполнению

Журнал заполняет работник предприятия, который назначен ответственным за его ведение. В качестве такового может выступать администратор, специалист отдела бухгалтерии или главный бухгалтер, сам руководитель организации и т.д.

Информация в журнал вносится обычно в начале и конце дня, при этом кассир, сидящий за кассой, в обязательном порядке должен в нем расписываться.

Своей подписью он подтверждает достоверность включенных в журнал сведений.

Особенности документа

С 2013 года единые шаблоны первичных документов отменены, так что на сегодняшний день работники организаций и предприятий имеют возможность выбрать, вести ли им журнал кассира-операциониста в свободном виде, разработать собственный бланк документа или воспользоваться унифицированной, ранее обязательной к применению, формой КМ-4. Большинство, надо сказать, идет по третьему пути, поскольку стандартный бланк содержит в себя все необходимые реквизиты и строки, а значит, не нужно тратить время на формирование структуры и содержания журнала.

Документ следует вести в бумажном (распечатанном) виде. При этом все его листы должны быть пронумерованы и скреплены между собой при помощи толстой нити (но только не степлером). Использовать для заполнения журнала можно шариковую ручку любого темного цвета (другие средства письма – фломастеры, карандаши и т.п. недопустимы).

На последней странице документа необходимо указать количество листов, поставить печать (если, конечно применение штемпельных изделий закреплено в учетной политике фирмы), и подпись ответственного лица (специалиста отдела бухгалтерии или главного бухгалтера).

Внесение записей в журнал происходит строго по хронологии (без пропусков), при этом помарки и ошибки крайне нежелательны.

Если такая оплошность все же случилась, исправлять неверные данные следует, аккуратно зачеркнув неправильные сведения и вписав правильные, сделав рядом отметку «исправленному верить». Все корректировки обязательно следует датировать, а также удостоверять подписью кассира-операциониста и главного бухгалтера.

Книга может вестись как на регулярной основе (если торговая точка или предприятие работает каждый день), так и по мере необходимости.

Если операций при участии контрольно-кассового аппарате в учетный период времени не было, заполнять бланк не нужно.

Образец документа

В начале документа, на титуле, пишется:

  • наименование организации, ее адрес, а также (справа) коды: ОКУД, ОКПО, ОКПД, номер ИНН;
  • ККМ, по которой ведется журнал: ее название (модель, марка), номера (производителя и регистрационный);
  • период, в течение которого в журнал вписывались указанные в нем сведения;
  • обозначить ответственного за формирование журнала работника.

Во вторую часть документа, в таблицу, вносятся по порядку:

  • число-месяц-год заполнения, а также, если касса работает в две смены – номер смены;
  • отдел (здесь можно поставить прочерки, если касса обслуживает один отдел, или вписать все номера отделов, в которые «уходили» чеки в текущую смену);
  • ФИО сотрудника, сидящего за кассой;
  • порядковый номер контрольного счетчика на время сдачи смены (т.е. порядковый номер Z-отчета – его вид зависит от модели ККМ);
  • регистрируются значения: контрольного счетчика, суммы наличности, прошедшей через кассу с момента ее регистрации в госорганах, плюс — с приходом за текущую смену;
  • тут же ставится подпись администратора и кассира (если это одно и то же лицо, то расписываться нужно в обеих ячейках);
  • в последний столбец включается размер выручки за прошедший день.

  • сумма, сданная наличностью,
  • сумма, возвращенная покупателям в связи с тем, что кассовые чеки не были использованы,
  • подписи ответственных лиц.

После составления журнала

Поскольку журнал является учетным документом, порядок его содержания и хранения определяется либо законом, либо внутренними нормативными актами организации. В отношении хранения документа в период его действия можно сказать одно — он должен находиться либо в отделе бухгалтерии, либо рядом с кассой в месте, недоступном для посторонних людей.

После того, как актуальность журнала истечет, его необходимо передать в архив предприятия, где он должен лежать не менее трех лет, затем его можно утилизировать с соблюдением процедуры, прописанной в законодательстве РФ.

рвичной учетной документации по учету денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно-кассовых машин утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 25 декабря 1998 года №132.

При учете денежных расчетов с населением при осуществлении торговых операций с применением контрольно - кассовых машин применяются формы первичной учетной документации №№КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-4, КМ-5, КМ-6, КМ-7, КМ-8, КМ-9.

Номер формы

Наименование формы

Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины.

Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию

Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам

Журнал кассира - операциониста

Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира - операциониста

Справка-отчет кассира - операциониста

Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации

Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ

Акт о проверке наличных денежных средств

При вводе в эксплуатацию новой контрольно-кассовой техники и при проведении в организациях инвентаризации для оформления перевода показаний суммирующих счетчиков и регистрации контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти) до и после их перевода на нули применяется Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины (форма №КМ-1) .

Перевод показаний суммирующих счетчиков на нули и регистрация контрольных счетчиков ККТ осуществляется в присутствии комиссии, в состав которой в обязательном порядке входит представитель контролирующей организации или представитель налогового ведомства. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых как контрольный передается в организацию, обслуживающую и контролирующую контрольно-кассовую технику, второй экземпляр остается в организации.

Акт подписывается ответственными лицами комиссии в составе представителя контролирующей организации, руководителя, главного бухгалтера, старшего кассира и кассира организации и фиксирует показания следующих счетчиков:

· контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти);

· регистрирующих количество переводов показаний суммирующих счетчиков на нули;

· главного суммирующего счетчика;

· секционных суммирующих денежных счетчиков.

При заполнении акта в строке «Номер»/«Производителя» проставляется номер контрольно-кассовой техники, указанный в ее техническом паспорте, в строке «Номер»/«Регистрационный» указывается номер, под которым данная ККМ зарегистрирована в налоговом ведомстве.

Причина составления акта указывается в строке «Основание».

При ремонте контрольно-кассовых машин специалистами центра технического обслуживания и при передаче их для работы в другие организации для оформления снятия показаний счетчиков применяется Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию (форма №КМ-2) . Ремонт контрольно-кассовой техники производится с разрешения администрации организации только после снятия показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков (отчета фискальной памяти).

Акт составляется и подписывается членами комиссии, в состав которой, как и при составлении Акта формы №КМ-1, входит в обязательном порядке представитель контролирующей организации или налоговый представитель, а также руководитель, старший кассир, кассир организации и специалист центра технического обслуживания ККТ.

На передачу контрольно-кассовой техники в другую организацию или в центр технического обслуживания для ремонта составляется накладная. Акт вместе с составленной накладной не позднее следующего дня сдаются в бухгалтерию организации. Отметки об этом делаются в Журнале кассира-операциониста (форма №КМ-4) в конце записей за рабочий день.

После ремонта показания счетчиков проверяются и фиксируются в акте, а кожух контрольно-кассовой техники пломбируется.

Нередки случаи, когда покупатель отказывается от покупки и обращается к администрации торговой организации с требованием возвратить ему денежные средства. В этом случае руководитель подписывает пробитый в кассе чек и разрешает кассиру возвратить покупателю денежные средства, при этом денежные средства могут быть возвращены только по чеку, пробитому в данной кассе, и в сумме, указанной в чеке.

Для оформления возврата денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам, в том числе по ошибочно пробитым кассовым чекам, используется Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам (форма №КМ-3) . Акт составляется и подписывается в единственном экземпляре комиссией, в состав которой входят руководитель, заведующий отделом или секцией, старший кассир и кассир-операционист. Акт, в котором перечисляется номер и сумма каждого чека, вместе с погашенными чеками, наклеенными на лист бумаги, сдается в бухгалтерию организации, где и хранится в документах за данное число.

Следует учесть, что на сумму денежных средств по возвращенным покупателями (клиентами) чекам уменьшается выручка кассы и заносится в Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4).

Во всех организациях, осуществляющих денежные расчеты с населением с применением контрольно-кассовой техники, учитывается приход и расход наличных денежных средств по каждой контрольно-кассовой технике. Для этой цели применяется Журнал кассира-операциониста (форма №КМ-4) , который помимо этого является также контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков.

Журнал должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, а также руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью. В журнале ведется учет выручки, полученной с применением контрольно-кассовой техники.

Записи в журнале ведутся кассиром-операционистом ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой. Если при записи данных в журнал допущены ошибки, то внесенные исправления должны быть оговорены и заверены подписями кассира-операциониста, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации.

При совпадении показаний их заносят в журнал за текущий день или смену на начало работы и заверяют подписями кассира и дежурного администратора.

Дата снятия отчета указывается в графе 1, показания денежных счетчиков на начало и конец смены записываются в графы 6 и 9, общая сумма выручки указывается в графе 10, сумма выручки, сданная наличными, записывается в графу 11 журнала, сумма выручки по кредитным карточкам указывается в графе 12 «Оплачено по документам».

Для записи сумм, выписанных по возвращенным покупателями чекам, на основании данных Акта по форме №КМ-3, а также количества напечатанных за рабочий день (смену) нулевых чеков, предусмотрена графа 4 журнала. В конце рабочего дня (смены) кассир составляет кассовый отчет, вместе с которым по приходному кассовому ордеру сдает выручку старшему кассиру.

Запись в журнале кассира-операциониста делается после снятия показаний счетчиков и проверки фактической суммы выручки, произведенная запись подтверждается подписями кассира, старшего кассира и администратора организации.

В случае расхождения результатов сумм на контрольной ленте с выручкой следует выяснить причину расхождения, а выявленные недостачи или излишки занести в соответствующие графы Журнала кассира-операциониста.

Во многих организациях, работающих без кассира-операциониста (установка ККТ на прилавках магазинов, для работы официантов) для учета операций по приходу наличный денежных средств (выручки) по каждой контрольно-кассовой технике применяется Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста (форма №КМ-5) . Как и предыдущий журнал, он также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков и должен быть прошнурован, пронумерован и скреплен подписями представителя налогового органа, руководителя и главного (старшего) бухгалтера организации и печатью.

Записи в Журнале ведутся специалистом, работающим на контрольно-кассовой машине, ежедневно в хронологическом порядке после окончания рабочего дня (смены) чернилами или шариковой ручкой. В журнал заносятся показания контрольных и суммирующих денежных счетчиков и сумма выручки. Прием – сдача денежных средств оформляется подписями представителя администрации организации, контролера-кассира, продавца, официанта и другими. В случае расхождений суммы фактической выручки с результатом сумм на контрольной ленте выявляются причины расхождения, выявленные недостачи или излишки заносятся в соответствующие графы журнала.

В случае внесения в журнал исправлений, внесенные исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, контролера-кассира, продавца или официанта, руководителя и главного бухгалтера организации.

Ежедневно кассир-операционист в одном экземпляре составляет отчет о показаниях счетчиков контрольно-кассовой технике и выручке за рабочий день (смену). Для составления отчета используется Справка-отчет кассира-операциониста (форма №КМ-6) . Подписанный отчет вместе с выручкой по приходному ордеру сдается кассиром-операционистом старшему кассиру или руководителю организации. Если организация небольшая и в ней работает одна – две кассы, то допускается сдача денежных средств кассиром-операционистом непосредственно инкассатору банка. Сдача денежных средств в банк отражается в отчете.

Выручка за рабочий день (смену) определяется по показаниями суммирующих денежных счетчиков на начало и конец рабочего дня (смены), при этом вычитаются денежные суммы, возвращенные покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам. Выручка подтверждается подписями заведующих отделами, при этом выручка принимается и приходуется по кассе на основании приходного кассового ордера и в отчете подписываются старший кассир и руководитель организации.

Справка-отчет кассира-операциониста является основанием для составления сводного отчета Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации (форма №КМ-7) . Данный отчет составляется старшим кассиром ежедневно и вместе с актами, справками-отчетами кассиров-операционистов, приходными и расходными кассовыми ордерами и до начала работы следующей смены передается в бухгалтерию организации. Данная форма представляет собой таблицу, в которой согласно показаниям счетчиков на начало и конец работы по каждой контрольно-кассовой технике рассчитывается выручка, распределяется по отделам, что подтверждается подписями заведующих отделами (секциями). Итоги показаний счетчиков всей контрольно-кассовой техники и итоговая выручка организации с распределением ее по отделам, а также итоговая сумма денежных средств, выданных покупателям по возвращенным ими кассовым чекам, подводятся в конце таблицы. Форма подписывается руководителем и старшим кассиром организации.

В случае поломки контрольно-кассовой машины, при невозможности устранения неисправностей силами кассира, администрация вызывает специалиста центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин. Также специалистами центра технического обслуживания проводятся плановые технические осмотры, во время которых проводится проверка состояния механизмов электронных и программных частей контрольно-кассовой машины, а также устраняются мелкие неисправности.

В организациях для отражения этих фактов применяется Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ (форма №КМ-8) . Находится журнал у руководителя организации или его заместителя, но ведется специалистом технического центра, который делает записи о проведенных работах, в частности, об опломбировании и содержании оттиска клейма. В случае необходимости проведения ремонта контрольно-кассовой машины в центре технического обслуживания, об этом сообщается руководству организации и также делается соответствующая запись в журнале, которая подтверждается подписями специалиста центра технического обслуживания и ответственного лица организации о приемке работ по ремонту ККТ.

Графа 1: Дата (смена)

Ставиться дата снятия Z — отчета, который вносится в журнал. Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете (не обязательно) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1).

Графа 2: Номер отдела (секции).

В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену. Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.

Графа 3: Фамилия, Имя, Отчество кассира.

Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать их фамилии.

Графа 4: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти) на конец рабочего дня, (смены).

Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите ).

Графа 5: Порядковый номер контрольного счетчика (отчета фискальной памяти), регистрирующего количество переводов показаний суммирующего денежного счетчика.

Графа 10: Сумма выручки за рабочий день (смену).

Сюда вписывается сумма выручки за день. Сюда входят вся наличная выручка (графа 11), безналичная (графа 12), возвраты (графа 15). Эти данные можно также взять на Z — отчетах.

Графа 11: Сдано наличными.

Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются возвраты и безнал.

Графа 12: Оплачено по документам, количество

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Графа 13: Оплачено по документам, сумма.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах).

На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу .

Пример заполнения смотрите .

Графа 14: Сдано всего.

Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты.

Графа 15: Сумма возвратов.

Тут пишется общая сумма возвратов за смену. Эта строка берется из Z — отчета. Если вы проводили возврат из кассы (при возврате покупателями или неправильно пробитом чеке), то не забудьте оформить акт КМ-3 и впишите сумму из этой формы в графу 15.

Графа 16: подпись кассира.

После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе.

Очень часто кассиром, администратором и руководителем является одно лицо, поэтому в графах 16, 17,18 ставится одна подпись.

Графа 17: подпись администратора.

Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

Графа 18: подпись руководителя.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные в кассовую книгу.

Примеры некоторых Z — отчетов и информация на них для заполнения формы КМ-4.

Меркурий 180К Альфа 400К Меркурий 130К

Нужно ли заполнять журнал кассира-операциониста если на кассе ничего не пробивали?

Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять ненадо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста.

Когда нужно заполнять журнал кассира-операциониста?

Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня. А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Можно ли делать несколько отчетов за день?

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста. Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен.

Если кассир забыл снять Z — отчет.

Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят. Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если кассир случайно снял несколько лишних отчетов за день.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами но за одну дату. Обычно это отчеты с нулевыми суммами. Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Можно ли восстановить утерянный Z — отчет?

Z — отчет можно восстановить двумя способами:

  • Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
  • Снять отчет по ЭКЛЗ . В ЭКЛЗ храниться вся информация по всем кассовым чекам, пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Исправления в журнале кассира — операциониста.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.

Журнал кассира — операциониста и кассовая книга это одно и то же?

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности.

Штраф за отсутствие журнала кассира — операциониста.

Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств (одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели. Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой. Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет.

И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области. Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Как зарегистрировать журнал кассира операциониста.

Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату. Поэтому журнал регистрируется вместе с регистрацией кассового аппарата . Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в налоговую инспекцию и заверить его. Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением ЭКЛЗ- теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира.


Где зарегистрировать журнал кассира-операциониста.

В налоговой инспекции — в отделе оперативного контроля ИФНС (отдел регистрации кассовых аппаратов) , в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или обособленного подразделения.

Документы, необходимые для регистрации нового журнала кассира — операциониста.

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала. В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

  • паспорт (формуляр) на кассу.
  • старый журнал кассира-операциониста.
  • естественно — новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
  • регистрационную карточку на кассовый аппарат
  • паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.

Первая запись в журнале.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4.

Лицо, ответственное за ведение журнала кассира-операциониста.

Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение. Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать должностную инструкцию кассира-операциониста. На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП.

Типы журналов кассира — операциониста.

Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

  1. Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице — хватает на большее количество записей — реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы — большие суммы не помещаются.
  2. Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении — широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей — придется часто менять.

На сколько хватает журнала кассира операциониста?

В горизонтальном журнале кассира-операциониста — около 50 листов и 20 строчек на каждом листе. 20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно натысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен).

Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Как оформлять возврат в журнале кассира операциониста.

Возврат по кассе оформляется в графе 15. Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов (хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить форму КМ-3 .

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов):

Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Оформление продажи по банковской карте / безналичным расчетом / кредитом

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате. В вечернем Z — отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету. Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста.

Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет — то есть любыми другими способами:

  • банковской картой — пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды:
    1 — на самом банковском терминале
    2 — на кассовом аппарате
  • дорожными чеками
  • продажей в кредит и др.

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 — пишется количество чеков по безналу.
В графе 13 — общая сумма чеков по безналу.
В графе 11 — сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть:

графа 14 — графа 13 = графа 11

Пример заполнения безналичного расчета в журнале: (за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей).

Как прошивать и нумеровать журнал кассира — операциониста.

Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимание. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы. Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.

Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке. Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки.

Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: «пронумеровано и прошнуровано 50 листов», поставить подпись директора и печать организации. Примерно как на рисунках:


Прошивают км-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота.

Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.

Заполнение титульного листа

Пример заполнения титульного листа (обложки). Все графы заполнять не обязательно, только самые важные:


Как оформлять замену ЭКЛЗ и ремонты

Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z — отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста. Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z — отчеты.

Где купить журнал кассира-операциониста.

Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине. Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно. Если Вы приобретаете кассовый аппарат в нашем ЦТО, то журнал кассира операциониста входит в стоимость комплекта документов при регистрации кассового аппарата.

Что делать при утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4? При утере «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 Вам нужно вызвать специалиста Вашего Центра технического обслуживания контрольно-кассовых машин, он снимет фискальный отчет (или отчет с блока ЭКЛЗ, если у Вас современный кассовый аппарат с буквой «К») с контрольно-кассовой машины за весь период, с момента ведения утерянного журнала. Хотя период лучше уточнить у Вашего налогового инспектора, так как сам процесс восстановления «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 нигде не регламентирован и для каждой ИФНС может быть разным. После этого Вам нужно будет написать заявление в произвольной форме в Вашу районную ИФНС об утере журнала кассира-операциониста, взять доверенность с печатью на оформление «Журнала кассира-операциониста» КМ-4 (для организации), приобрести новый журнал и со снятым фискальным отчетом (или с отчетом с блока ЭКЛЗ) обратиться в налоговую службу (в день снятия фискального отчета). Там на основании предоставленных Вами документов оформят новый «Журнал кассира-операциониста» КМ-4.

Кассовый узел в любом торговом предприятии – важнейшая точка, своеобразный «контрольный пункт», на котором должна проводиться тщательная проверка банкнот. Эта ответственная..

error: Content is protected !!