Порядок списания бензина. Учет расходования горюче-смазочных материалов (ГСМ)

На производстве встречаются различные случаи по использованию автотранспортного средства. Не исключается ситуация, когда какой-либо сотрудник использует личный автомобиль в производственных целях.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Но он при этом заключает письменный договор аренды со своим работодатель, хотя нередко пользование осуществляется по устной договоренности.

Можно ли

Предприятие в целях налогообложения прибыли должно учесть расходы на покупку ГСМ, включая затраты на поддержание автотранспорта в надлежащем исправном виде, эксплуатационные расходы. Но оно должно заключить договор на аренду автомобиля со своим сотрудником.

На основе договора предприятие может без каких-либо затруднений списать ГСМ по предоставленным сотрудником путевым листам в установленном порядке.

При этом необходимо вести первичные документы, отражающие фактический израсходованный объем топлива и смазочного материала.

Также оно может производить списание на основе товарной накладной на отпуск ГСМ, которая выдается автозаправочной станцией.

Бухгалтерский учет на оприходование и списание нужно вести на протяжении одного месяца, по истечению которого списать горюче-смазочный материал сообразно норме потребления.

Для обоснования расходов предприятие должно осуществлять бухгалтерскую проводку. Оно должно списывать ГСМ вне зависимости от способа использования личного автотранспорта.

Списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях

Расход топлива и смазочных материалов на транспортное средство должно приниматься предприятием с учетом распоряжений Минтранса «О введении в действие методических рекомендаций «Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте», которое было опубликовано за номером .

Указанный документ был утвержден постановлением правительства № 395, обнародованного 30 июля 2004 года.

Сообразно правилам установленного на предприятии документооборота должно осуществляться :

оформление первичных документов по учету расхода топлива и смазочных материалов;
сроки передачи их в бухгалтерию для составления ведомости потребления ГСМ.

Если на предприятии организовано ежедневное движение ГСМ на счету бухгалтерского учета в количественно-суммовом выражении, то лучше использовать учетные цены. в такой ситуации оприходование следует производить на основе отчета водителя, к которому прилагаются чеки АЗС с объемом купленного топлива.

Списание ГСМ в сложившейся ситуации надлежит осуществлять аналогично первому варианту. В любом случае выбор способа учета определяет предприятие.

Учет по лимитам

Предприятие, использующее автомобиль сотрудника в производственных целях может установить систему контроля ГСМ «учет по лимитам».

Он подразумевает установление некого лимита ресурсов, которые предприятие каждый месяц тратит на покупку топлива на период служебных поездок и смазочных материалов, необходимых для поддержания автомобиля в надлежащем виде.

Денежные средства, потраченные на покупку топлива сверх лимита, водитель в такой ситуации вынужден платить из собственных сбережений. Такой пункт должен быть введен в трудовой договор либо в договор аренды автомобиля.

Такой вид контроля реализуется различными способами. В отдельных предприятиях применяют топливные карты, которые выдает поставщик топлива.

Средства перечисляются на счет поставщика, поэтому он выдает бензин соразмерно уплаченным средствам.

Топливная карта оформляется отдельно на каждый автомобиль, поэтому сумма денежных средств должна соответствовать установленному ежемесячному лимиту.

Не исключается вероятность выдачи на руки сотруднику всей суммы лимита из кассы предприятия, чтобы он своевременно заливал необходимый объем топлива, приобретал смазочные материалы.

Указанная система учета не вызывает проблем, если маршрут передвижения автомобиля и потребление топлива изо дня в день приблизительно одинаково.

При перерасходе ГСМ материальный бухгалтер должен оформить:

распоряжение директора на выделение дополнительных средств;
справку с расчетом сверхлимитной стоимости ГСМ.

В документах будет четко прослеживаться причина превышения лимита, размер переплаченной сотруднику суммы. По усмотрению руководства не исключается вероятность списания ГСМ за счет предприятия.

В сложившейся ситуации нужно будет отразить о превышении лимита в налоговом учете. Сотруднику полагается выдать разницу сумм лимита и превышения. В противном случае сотрудник должен погасить сумму превышения из собственных средств.

Компенсация расходов

Одним из наиболее распространенных способов стало использование личного автомобиля в служебных целях, который основан на указаниях Трудового кодекса.

В ней отмечено, что компания должна выплатить компенсацию, если работник использует свой личный автотранспорт и интересах работодателя. Но работник должен так поступать с его согласия и ведома.

В сложившейся ситуации работодатель должен выплатить работнику некие денежные средства за износ автотранспорта и покрыть все его расходы.

Оформляется такой вид использования автотранспорта в заявительной форме, для чего работник должен подать заявление.

К нему следует приложить копию технического паспорта автомобиля. На его основании руководство предприятия издает соответствующий приказ, в котором устанавливает размер компенсации и порядок его выплаты.

Бухгалтерия предприятия производит начисление компенсации, после чего списывает расходы на покупку ГСМ и эксплуатацию автомобиля.

Но в данной ситуации наиболее рациональным будет установление индивидуального размера компенсации, исходя из производственных заданий работника, загруженности автомобиля с учетом дальности поездок, их маршрута.

Сообразно предписаниям НК облагаемая налогом база уменьшается на величину определенной нормы.

Такого рода ограничения установлены постановлением правительства , которое было обнародовано 8 февраля 2002 года. Они предусмотрены для использования транспортных средств на период времени, равный одному месяцу.

Ограничения по размеру компенсации установлены для легковых автомобилей в зависимости от объема двигателя:

Также предусмотрена для мотоциклов норма, размер которой равен 600 рублей. На величину норматива расстояние поездок не влияет, она полностью обусловлена объемом двигателя.

В бухгалтерском учете отражается исключительно установленная норма, поэтому списание ГСМ производится по ней.

Если дополнительно заключить гражданско-правовой договор по подряду, то можно списать суммы, превышающие установленные нормы в качестве вознаграждения. О чем отмечено в письме Минфина РФ № 03-03-07/24, которое было опубликовано 15 октября 2008 года.

Недостаток указанного способа списания расходов на ГСМ заключается в возникновении необходимости уплаты отчислений в социальные фонды.

Компенсация и вознаграждение за использование личного автомобиля в производственных целях являются двумя независимыми друг от друга выплатами.

Данное положение разъяснено в статье 188 ТК, в которой дается четкое определение компенсации и возмещения. Первая выплата производится за износ автомобиля, вторая – возмещает расходы относительно его использования.

Списание ГСМ в бухгалтерском учете осуществляется на основе первичных документов, то есть путевом листе и накопительной ведомости, составленных по чекам автозаправочных станций выданных за покупку топлива.

И в заключении необходимо отметить, что использование личного автотранспорта в производственных целях оформляется в качестве аренды без экипажа. Сотрудник выступает в лице арендодателя, предприятие – арендатора. Он обязан платить каждый месяц арендную плату.

Как показывает практика, в сложившейся ситуации возникает много затруднений, так как сотрудник ездит на арендованной машине в служебное и свободное время.

При этом часть потребляемого топлива расходуется на служебные поездки, другая часть на личные поездки, поэтому трудно вычленить объем топлива, израсходованного на служебные поездки.

Видео: Учет ГСМ — Учет путевых листов

Внимание!

В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.

"Бухгалтерский учет", 2011, N 2

Продолжаем рассматривать вопросы учета ГСМ. Как исключить возможность расходования ГСМ на непроизводственные нужды? Каким образом вести учет расходования топлива? Как учитывать происходящие по разным причинам потери топлива?

Документальное оформление расходования ГСМ

Исключить расходование топлива на непроизводственные нужды, например его использование работниками в личных целях, можно путем правильной организации выдачи и учета ГСМ.

Топливо можно закупать централизованно, хранить в специальных емкостях и только по мере необходимости выдавать его водителям (причем не любым желающим, работающим на предприятии, а лишь тем, в отношении кого руководством предприятия предусмотрена такая выдача).

Чтобы водитель мог заправиться, он должен иметь путевой лист, утвержденный уполномоченным лицом. Заправка осуществляется на основании путевого листа, в котором в строке "Выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче нефтепродукта с учетом количества топлива в баке при выезде. Заметим, что в путевых листах для легковых автомобилей такая строка отсутствует. На наш взгляд, отметку о выдаче топлива можно сделать в строке "Опоздания, ожидания, простои в пути, заезды в гараж и прочие отметки".

Количество выданных ГСМ записывается в специальной ведомости учета выдачи нефтепродуктов, в которой водитель расписывается за полученное топливо, а в путевом листе расписывается материально ответственное лицо, отпустившее ГСМ.

Форма ведомости учета выдачи нефтепродуктов утверждена Госкомнефтепродуктом СССР от 15.08.1985 N 06/21-8-446.

Для усиления контроля выдачи топлива на основании путевых листов водителям могут выдаваться специальные талоны, которые и станут основанием для отпуска ГСМ. Талоны должны быть заверены печатью предприятия.

Повторная заправка транспортного средства может производиться только после сдачи полного отчета по ранее полученным ГСМ. Если заправка осуществляется по талонам, то неиспользованные талоны должны быть сданы, а данная операция отражена в ведомости возврата талонов.

Путевые листы. Расходы на горюче-смазочные средства могут быть признаны на основании документов, содержащих данные о фактическом пробеге и расходе топлива, а также подтверждающих производственный характер маршрута следования автотранспорта.

Документом, наиболее полно отражающим перечисленную информацию, является путевой лист автомобиля (формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78).

Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 указал, что форма путевого листа легкового автомобиля носит обязательный характер лишь для автотранспортных организаций. Остальные организации могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на покупку ГСМ, в которой должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Закона о бухгалтерском учете. Аналогичная точка зрения содержится и в Письме УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 N 20-12/064123.2.

Арбитражные суды указывают на то, что указанная форма носит обязательный характер только для автотранспортных организаций, а, следовательно, отсутствие каких-то реквизитов в путевом листе не говорит о неподтвержденности транспортных расходов (Постановления ФАС Московского округа от 26.08.2010 N КА-А41/9668-10, от 18.11.2009 N КА-А40/12213-09; Постановление ФАС Северо-Западного округа от 26.06.2009 по делу N А56-20450/2008).

Итак, путевой лист должен составляться, но предприятия, не являющиеся автотранспортными, не обязаны придерживаться унифицированной формы.

Тем не менее, во избежание возможных конфликтов, без необходимости унифицированную форму лучше не корректировать.

Как правило, путевой лист выписывается в одном экземпляре диспетчером или уполномоченным лицом, действителен только на один день или смену. На более длительный срок лист выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены). В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль.

Однако Минфин России в Письме от 07.04.2006 N 03-03-04/1/327 разъяснил, что путевые листы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании можно было судить об обоснованности произведенного расхода. К аналогичным выводам пришел и ФАС Центрального округа (Постановление от 04.04.2008 по делу N А09-3658/07-29).

В путевом листе необходимо указать начальный и конечный остаток топлива в баке, его расход, а также маршрут следования. Отражать в путевом листе данные о маршруте автомобиля нужно для того, чтобы подтвердить, что тот используется именно в производственных целях.

Для контроля за движением путевых листов, выданных водителям, и сдачей обработанных путевых листов в бухгалтерию применяется журнал учета движения путевых листов.

Учет ГСМ в местах хранения и оперативный контроль их движения

Учет ГСМ в местах хранения ведется материально ответственными лицами на карточках складского учета по ф. N М-17 или в книгах, содержащих реквизиты, указываемые в карточках складского учета, раздельно по каждому наименованию и марке нефтепродуктов.

На основании оформленных в установленном порядке первичных документов в карточки (книгу) заносятся данные по приходу и отпуску топлива и выводятся количественные остатки после каждой записи или после отражения последней операции дня. Учет топлива ведется в показателях массы (килограммы и тонны) и объема (литры). Следует знать, что объем и плотность горючего зависят от колебаний температуры: при ее повышении объем топлива увеличивается, а при понижении - уменьшается. При этом масса ГСМ остается постоянной.

Пример 1 . На предприятие от поставщика поступил бензин. В документах поставщика количество топлива указано в тоннах - 0,8 т бензина плотностью 0,78 кг/л, что соответствует 1025,641 л (800 кг: 0,78 кг/л).

Как мы видим из примера 1, для пересчета веса топлива в объем необходимо располагать данными о плотности конкретных ГСМ. Где же эти данные брать?

Обратимся к Письму ФНС России от 24.03.2005 N 03-3-09/0412/23@, в нем указано, что в зависимости от температурного режима и пределов испаряемости автомобильного бензина показатель плотности по маркам этого бензина может варьироваться в следующих пределах:

для А-76 (АИ-80) - от 0,700 до 0,750 г/куб. см;
для АИ-92 - от 0,715 до 0,760 г/куб. см;
для АИ-95 - от 0,720 до 0,775 г/куб. см;
для АИ-98 - от 0,730 до 0,780 г/куб. см.

ФНС России предложила на основе этих данных, используя среднее значение указанных показателей, пересчитывать количество нефтепродуктов из одних единиц измерения в другие.

Можно обратиться и к Инструкции по получению, хранению, выдаче и учету топлив и смазочных материалов в автотранспортных предприятиях РД-200-РСФСР-12-0053-84 (утв. Минавтотрансом РСФСР от 27.07.1984), которая определяет, что топлива и смазочные материалы на складах (в заправочных пунктах) учитываются в массовом выражении.

Ежедневный расход ГСМ пересчитывается из единиц измерения объема в единицы массы по средней плотности, указанной в счете-накладной на талоны, или же определяется следующим образом. При выдаче топлива заправщик (кладовщик) за время своего дежурства (смены) проверяет плотность и температуру отпускаемого топлива не менее трех раз в смену (в начале, середине и конце смены). Отбор проб для определения плотности нефтепродукта должен производиться в соответствии с требованием ГОСТ 2517-80 "Нефть и нефтепродукты. Отбор проб". Полученные результаты замеров заправщик заносит в ведомость (произвольной формы) с обязательным указанием емкости, из которой производится отпуск продукта, и наименования продукта. За среднюю плотность отпущенного за смену продукта принимается среднее арифметическое значение из проведенных замеров плотности продукта.

Данные раздаточных ведомостей и лимитно-заборных карт об отпуске топлива, в том числе талонами, должны отражаться в карточках (книгах) складского учета по мере их закрытия, включая операции последних дней отчетного месяца, в соответствующих единицах измерения.

При сменной организации работы на предприятии материально ответственных лиц для учета движения нефтепродуктов может быть использована книга учета топлива, смазочных материалов и талонов.

По окончании смены остаток нефтепродуктов инвентаризуется и после сверки с данными учета сдается под расписку одним материально ответственным лицом другому.

На основании документов, по которым на предприятии производились прием и отпуск нефтепродуктов: товарно-транспортных накладных, актов, ведомостей учета возврата талонов, требований, ведомостей учета выдачи топлива и смазочных материалов, ведомостей определения плотности и температуры, удостоверяющих правильность пересчета количеств ГСМ из объемных единиц в массовые и обратно, материально ответственное лицо составляет отчет о движении топлива, который вместе с документами по приходу и расходу в сроки, установленные руководителем предприятия, представляется в бухгалтерию и служит основанием для отражения в учете движения ГСМ.

Учет выбытия ГСМ

На основе данных путевого листа бухгалтер должен произвести списание израсходованных ГСМ. Стоимость ГСМ, израсходованных на производственные нужды, списывается в большинстве случаев на счета учета затрат. Но есть и исключения: если расход топлива связан с приобретением внеоборотных активов (например, основных средств), то его стоимость включается в первоначальную стоимость объекта внеоборотных активов (пример 2).

Пример 2 . Предприятие приобрело станок стоимостью 4 200 000 руб. на условиях самовывоза со склада поставщика, находящегося в другом городе. Для доставки станка командированы экспедитор и водитель. Сумма расходов на командировочные нужды - 6000 руб. (в том числе водителю выделено 2750 руб. на бензин). При возвращении из командировки стоимость остатка топлива в баке машины - 155 руб.

В учете предприятия произведены записи:

Д-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

К-т сч. 50 "Касса"

8750 руб. (6000 + 2750)

выдано под отчет на командировку водителю и экспедитору;

Д-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

водитель отчитался за приобретенный бензин, ГСМ приняты к учету;

К-т сч. 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками"

4 200 000 руб.

отражена стоимость приобретенного станка;

Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"

2595 руб. (2750 - 155)

стоимость топлива, израсходованного для доставки станка, включена в его первоначальную стоимость;

Д-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"

К-т сч. 71 "Расчеты с подотчетными лицами"

командировочные расходы, связанные с доставкой станка, включены в его первоначальную стоимость;

Д-т сч. 01 "Основные средства"

К-т сч. 08 "Вложения во внеоборотные активы"

4 208 595 руб. (4 200 000 + 6000 + 2595)

станок введен в эксплуатацию.

Сумма фактических затрат на приобретение внеоборотных активов накапливается на счете 08 "Вложения во внеоборотные активы", который в момент ввода этих активов в эксплуатацию закрывается соответственно на счет 01 "Основные средства" и др.

Учет выбытия ГСМ, похищенных, испорченных, израсходованных на непроизводственные нужды. У бухгалтера, отражающего в учете выбытие ГСМ в связи с перечисленными причинами, должны быть в наличии следующие документы:

заявление о краже в правоохранительные органы;
акт, в котором указывались бы причина выбытия и характеристики выбывшего объекта;
приказ о проведении инвентаризации;
инвентаризационная опись, сличительная ведомость, ведомость результатов, выявленных инвентаризацией;
постановление об отказе в возбуждении уголовного дела или уведомление о его приостановлении или прекращении.

Для отражения в учете информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей используется счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Если конкретный виновник хищения найден, то сумма убытков относится на счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами" (в разрезе аналитического учета по виновному лицу для ведения последующего учета расчетов по возмещению причиненного ущерба) (пример 3).

Пример 3 . На предприятии выявлено хищение ГСМ на общую сумму 23 200 руб. Руководство предприятия обратилось в правоохранительные органы, виновник хищения найден, суд обязал его возместить ущерб. В учете произведены записи:

К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

выявлена недостача ГСМ;

Д-т сч. 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами"

убытки от кражи ГСМ отнесены на виновное лицо.

В случае если виновное лицо не может погасить сумму убытка, а обращение взыскания на его имущество невозможно, сумма убытка со счета 94 списывается в дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет "Прочие расходы".

Водитель компенсирует стоимость перерасходованного сверх нормативов топлива. Рассмотрим на примере 4, как отражаются в учете расчеты, производимые в такой ситуации. При отсутствии согласия работника возместить ущерб данные суммы можно взыскать только через суд, доказав, что в этом перерасходе имеется вина работника.

Пример 4 . Сверхнормативный расход топлива водителем обошелся предприятию в сумму 617 руб. Работник не смог объяснить причину сверхнормативного расходования топлива и согласился компенсировать его стоимость.

В бухгалтерском учете были произведены следующие записи:

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

отражена сумма сверхнормативного расхода ГСМ;

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

сумма сверхнормативного расхода топлива отнесена на водителя;

Д-т сч. 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда"

К-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",

сумма ущерба удержана из зарплаты водителя.

Расходование ГСМ на цели, не связанные с производственной деятельностью предприятия. В этом случае их стоимость не подлежит списанию в состав расходов, уменьшающих базу по налогу на прибыль.

Допустим, предприятие по просьбе дома-интерната для престарелых выделило строительные материалы для ремонта помещений. Для перевозки материалов было израсходовано топливо. В бухгалтерском учете стоимость выделенных материалов и истраченного топлива нужно отражать по дебету счета 91, в налоговом учете - в регистре расходов, не уменьшающих базу по налогу на прибыль. Если по данному топливу имелся "входной" НДС, ранее отнесенный на вычет, его нужно восстановить. Сумма восстановленного налога отражается записью по дебету счета 91 и кредиту счета 68, субсчет "Расчеты по НДС".

Учет потерь ГСМ, возникших в результате естественной убыли

Потери топлива могут возникать не только в результате таких событий, как хищения. ГСМ могут испаряться, налипать и т.п. Иначе говоря, бухгалтер может столкнуться с фактом потерь топлива в результате влияния естественных условий. В этом случае можно говорить о необходимости расчета норм естественной убыли.

Вообще, нормы естественной убыли - это нормы потерь, представляющие собой естественную убыль товаров в массе или объеме, возникающую вследствие физических и химических процессов при нормальных условиях транспортировки, хранения и отпуска.

Потери, не связанные с естественными процессами (например, протечка резервуара, ремонт, зачистка резервуара), при расчете норм естественной убыли не учитываются.

С 20 ноября 2009 г. действует Приказ Минэнерго России от 13.08.2009 N 364 "Об утверждении Норм естественной убыли нефтепродуктов при хранении". Данные Нормы являются предельными и применяются только в случае фактической недостачи (пример 5).

Пример 5 . Бухгалтер транспортного предприятия, постоянно имеющего на хранении (зачастую длительном) значительные запасы бензина, произвел расчет норм естественной убыли. Норма составила 4 л, которые он и списал. Однако данные инвентаризации показали, что количество топлива не менялось, а недостачи нет.

Действия бухгалтера не верны, так как нормы естественной убыли необходимо рассчитывать только при факте выявления недостачи.

Естественная убыль нефтепродукта определяется умножением соответствующей нормы на массу принятого нефтепродукта в тоннах и зависит от: климатической зоны (Распределение территории по климатическим зонам для применения норм естественной убыли нефтепродуктов приведено в Приложении N 3 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); времени года (осенне-зимнего (с 1 октября по 31 марта) или весенне-летнего (с 1 апреля по 30 сентября) периодов); группы нефтепродуктов (разделение на группы исходя из физико-химических свойств приведено в Приложениях N N 1 и 2 к Нормам естественной убыли нефтепродуктов при хранении); продолжительности хранения (первый месяц хранения, свыше одного месяца); типа резервуаров, в которых хранятся нефтепродукты (наземные стальные, наземные стальные с понтоном, заглубленные), и их вместимости (пример 6).

Пример 6 . Инвентаризация, проведенная в июне, хранящихся в наземных стальных резервуарах емкостью до 1000 куб. м на предприятии (вторая климатическая зона) нефтепродуктов первой группы показала недостачу бензина автомобильного (первая группа нефтепродуктов) в количестве 6 литров на сумму 138 руб. В учете произведена запись:

Д-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

К-т сч. 10 "Материалы", субсч. "Топливо",

отражена стоимость недостающего ГСМ.

Начиная со второго месяца хранения в резервуаре хранилось 1,2 т бензина плотностью 0,76 кг/л.

Норма естественной убыли согласно Приказу Минэнерго России от 13.08.2009 N 364, исходя из имевшихся условий составила 0,288 кг на 1 т топлива и была равна 0,346 кг (0,288 кг/т x 1,2 т) или 0,455 л (0,346 кг: 0,76 кг/л).

Соответственно, недостача в размере 0,455 л - недостача в пределах норм естественной убыли, которая и была списана:

Д-т сч. 20 "Основное производство"

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

10,47 руб. (0,455 л x (138 руб. : 6 л))

стоимость недостающего ГСМ в пределах норм естественной убыли списана на себестоимость продукции.

Недостача сверх норм естественной убыли отнесена на виновное лицо:

Д-т сч. 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсч. 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба",

К-т сч. 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

127,53 руб. (138 - 10,47)

сумма недостачи сверх норм естественной убыли отнесена на материально ответственное лицо.

Подпункт 2 п. 7 ст. 254 НК РФ устанавливает, что для целей налогообложения к материальным расходам приравниваются потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ. Таким образом, организация вправе включить в материальные расходы по налогу на прибыль убытки от потерь при хранении нефтепродуктов в пределах Норм естественной убыли, утвержденных Минэнерго России от 13.08.2009 N 364.

Расходы на приобретение ГСМ связаны с обслуживанием перевозочного процесса и относятся к расходам по обычным видам деятельности по элементу "Материальные затраты" (п. 7, 8 ПБУ 10/99 "Расходы организации"). В расходы включается сумма всех фактических затрат организации (п. 6 ПБУ 10/99)

Бухгалтерия организации ведет количественно-суммовой учет ГСМ и специальных жидкостей. Заправка автотранспорта производится на автозаправочных станциях за наличный расчет или в безналичном порядке по талонам или специальным картам.

Не касаясь специфики формирования первоначальной стоимости ГСМ и учета НДС, скажем, что бухгалтер на основании первичных документов (авансовых отчетов, накладных и др.) приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости. ГСМ учитываются на счете 10 "Материалы" субсчет 3 "Топливо". Это предусмотрено Планом счетов (утв. приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н).

"ГСМ на складах (бензин, дизельное топливо, газ, масло и др.)";
"Оплаченные талоны на бензин (дизельное топливо, масло)";
"Бензин, дизельное топливо в баках автомобилей и талоны у водителей" и др.

Поскольку разновидностей ГСМ много, то для их учета открывают субсчета второго, третьего и четвертого порядков, например:

счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-98";
счет 10 субсчет "Топливо", субсчет "ГСМ на складах", субсчет "Бензин", субсчет "Бензин АИ-95".

Кроме того, аналитический учет выданных ГСМ ведется по материально ответственным лицам - водителям автотранспорта.

Бухгалтер записывает поступление ГСМ в карточку учета материалов по форме № М-17. В организации может быть разработана своя форма карточки учета поступления и списания ГСМ, которая утверждается приказом руководителя или является приложением к учетной политике организации.

Источник фото: сайт

Расходы на содержание автотранспортных средств организации списывают на себестоимость продукции (работ, услуг). В бухгалтерском учете затраты, связанные с перевозочным процессом, отражают на балансовом счете 20 "Основное производство" или 44 "Расходы на продажу" (только для торговых организаций). Затраты на содержание служебного автотранспорта отражаются на балансовом счете 26 "Общехозяйственные расходы". Предприятия, имеющие парк автомобилей, отражают затраты, связанные с их содержанием и эксплуатацией, на балансовом счете 23 "Вспомогательные производства".

Применение конкретного счета учета затрат зависит от направленности использования автомобилей. Например, если грузовой автомобиль перевозил грузы по заказам сторонней организации, то затраты на ГСМ отражаются на счете 20, а если легковой автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организацией, то затраты отражаются на счете 26.

Источник фото: сайт

В учете списание ГСМ отражается бухгалтерской проводкой

Дебет 20 (23, 26, 44) Кредит 10-3 "Топливо" (аналитический учет: "ГСМ в баках транспортных средств" и др. соответствующие субсчета)

в фактически израсходованном количестве на основании первичных документов.

При отпуске ГСМ в производство и ином выбытии их оценка в бухгалтерском учете производится одним из следующих способов (п. 16 ПБУ 5/01 "Учет материально-производственных запасов"):

по себестоимости единицы запасов,
по себестоимости первых по времени закупок (ФИФО),
по себестоимости последних по времени закупок (ЛИФО),
по средней себестоимости.

Последний способ является наиболее распространенным. Выбранный организацией способ должен быть зафиксирован в приказе об учетной политике.

Обращаем внимание бухгалтеров на то, что как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Этот остаток нужно и далее учитывать на счете отдельном субсчете "Бензин в баках автомобилей" (в аналитическом учете по материально-ответственным лицам (водителям).

Ежемесячно бухгалтер проводит сверку результатов по выдаче, расходу и остатку нефтепродуктов в баках транспортных средств.

Источник фото: сайт

Если стоимость принятых к расходу затрат по ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете будет различна (например, в связи с превышением водителем норм, принятых в организации для его автомобиля), то налогоплательщикам, применяющим ПБУ 18/02, придется отражать постоянные налоговые обязательства. Таково требование пункта 7 указанного положения, которое утверждено приказом Минфина России от 19.11.2002 № 114н.

Приведем пример бухгалтерского учета ГСМ на примере учета бензина для конкретного водителя.

Пример расхода на ГСМ

Водитель легкового служебного автомобиля А.А. Сидоров получает из кассы ООО "Зима" под отчет денежные средства для приобретения ГСМ и представляет авансовые отчеты с отражением расходов по их приобретению с приложением первичных документов. Списание бензина происходит по нормам на основании путевых листов, сдаваемых водителем в бухгалтерию.

Количественно-суммовой учет ГСМ ведется с использованием лицевых карточек, форма которой разработана организацией самостоятельно и утверждена приказом руководителя. Карточка открывается на каждого водителя.

Остаток несписанного бензина на начало апреля у водителя составил 18 литров по 10 руб.

Организация применяет при списании материалов метод скользящей средней себестоимости, которая рассчитывается на дату выполнения операции.

Дата	Приход		Расход		Остаток
Дата	количество	стоимость	количество	стоимость	количество	стоимость
Остаток на 01.04

В бухгалтерском учете организации сделаны следующие проводки:

70 руб. - списано по нормам 7 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 1 апреля;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А."

100 руб. - списано по нормам 10 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 2 апреля;

Дебет 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А." Кредит 71 субсчет "Сидоров"

220 руб. - оприходовано 11 литров бензин на основании чека ККМ, приложенного к авансовому отчету водителя;

Дебет 26 Кредит 10-3 субсчет "Бензин А-95 в баке машины Сидорова А.А."

120,48 руб. - списано по нормам 11 литров бензина по путевому листу легкового автомобиля формы № 3 за 3 апреля.

Арендованный транспорт

Получить транспортное средство (автомобиль, грузовик, гусеничный экскаватор, фронтальный погрузчик) во временное владение и пользование можно, заключив договор аренды транспортного средства с юридическим или физическим лицом.

По договору аренды арендодатель (наймодатель) обязуется предоставить арендатору (нанимателю) имущество за плату во временное владение и пользование. Если иное не предусмотрено договором аренды транспортного средства, арендатор несет расходы, возникающие в связи с коммерческой эксплуатацией транспортного средства, в том числе расходы на оплату топлива и других расходуемых в процессе эксплуатации материалов (ст. 646 ГК РФ). Стороны могут предусмотреть смешанные условия оплаты аренды в виде фиксированной доли (непосредственно арендная плата) и оплаты компенсации на текущее содержание арендованного имущества, которая может меняться в зависимости от внешних факторов.

Источник фото: сайт

В случае, когда расходы на ГСМ несет наниматель транспорта, учет ГСМ идентичен ситуации с эксплуатацией собственного транспортного средства. Просто учитывается такой автомобиль не в составе основных средств, а на забалансовом счете 001 "Арендованные основные средства" в оценке, принятой в договоре. За его использование начисляется арендная плата, а амортизация не начисляется. Арендная плата учитывается в состав прочих расходов, связанных с производством и (или) реализацией вне зависимости от того, у кого арендуется автомобиль - у юридического или физического лица (подп. 10 п. 1 ст. 264 НК РФ).

В то же время статус арендодателя влияет на налоговые последствия по другим налогам. Так, если автомобиль арендуется у физического лица, у него возникает налогооблагаемый доход. Что касается ЕСН, то нужно различать аренду транспортного средства с экипажем и без него (п. 1 ст. 236 и 3 ст. 238 НК РФ).

Источник фото: сайт

На арендованную машину выписывается путевой лист на время работы, поскольку распоряжается машиной организация. А пп.2 п.1 ст.253 НК РФ разрешает включать в расходы, уменьшающие налогооблагаемый доход, все средства, истраченные на содержание и эксплуатацию основных средств и иного имущества, которое используется в производственной деятельности. Это касается и ГСМ, которые используются на арендованном автомобиле.

Безвозмездное пользование автомобилем

Организация может заключить договор безвозмездного пользования автомобилем (ссуды), согласно которому ссудополучатель обязан содержать вещь, полученную в безвозмездное пользование, в исправном состоянии, включая осуществление текущего и капитального ремонта, а также несение всех расходов на ее содержание, если иное не предусмотрено договором.

Расходы организации по содержанию и эксплуатации автомобиля, полученного по договору безвозмездного пользования, уменьшают налогооблагаемую прибыль в общеустановленном порядке, если договором предусмотрено, что данные расходы несет ссудополучатель.

Источник фото: сайт

К договорам безвозмездного пользования (ссуды) применяются отдельные правила, предусмотренные для договора аренды. Расходы на ГСМ учитываются аналогично арендованной машине, поскольку распоряжается ею организация.

Передача имущества во временное пользование по договору ссуды - для целей налогообложения есть не что иное, как безвозмездно оказанная услуга. Стоимость такой услуги включается ссудополучателем во внереализационные доходы (п. 8 ст. 250 НК РФ). Эту стоимость нужно определить самостоятельно, основываясь на данных о рыночной стоимости аренды аналогичного автомобиля.

Компенсации работникам

Работникам выплачивается компенсация за износ личного транспорта и возмещаются расходы, если личный транспорт используется с согласия работодателя в служебных целях (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Часто по приказу работнику выплачивают компенсацию по норме, установленной Правительством РФ и сверх этого расходы на бензин.

Источник фото: сайт

Поскольку такое положение прямо не предусмотрено письмом Минфина России от 21.07.1992 № 57, то представляется правомерным и позиция налоговых органов по данному вопросу. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля: сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419).

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях выплачивается работникам в тех случаях, когда их работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями.

Изначальный документ, который установил данную компенсацию - письмо Минфина России от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок". Документ действующий, хотя сами нормы выплат менялись в дальнейшем. Вот его мы и рекомендуем прочитать бухгалтеру особенно внимательно.

Источник фото: сайт

В пункте 3 сказано, что конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок. В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на ГСМ, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Расчет размеров компенсации производится по формуле:

К = А + ГСМ + ТО + ТР, где

К - сумма компенсации,

А - амортизация автомобиля;

ГСМ - затраты на горюче-смазочные материалы;

ТО - техническое обслуживание;

ТР - текущий ремонт.

Компенсация начисляется ежемесячно в твердой сумме, независимо от количества календарных дней в месяце. За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Самым трудным в данной ситуации представляется подтверждение именно факта и интенсивности использования машины сотрудником. Поэтому основанием для начисления компенсации, кроме приказа руководителя, может быть разъездная ведомость или иной аналогичный документ, форма которого утверждена в приказе по учетной политике организации. Путевые листы в данном случае не составляются.

Источник фото: сайт

Выплачиваемые работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля в служебных целях являются для организации расходами по обычным видам деятельности на основании пункта 7 ПБУ 10/99.

Компенсация, выплачиваемая работнику в соответствии с законодательством, в пределах утвержденных норм не облагается налогом на доходы физических лиц (ст. 217 НК РФ) и единым социальным налогом (ст. 238 НК РФ). В данном случае законодательный документ - Трудовой кодекс РФ. В силу того, что Правительством РФ разработаны нормы компенсации применительно только к пункту 11 статьи 264 НК РФ (налог на прибыль), они не подлежат применению в целях определения налоговой базы по налогу на доходы физических лиц.

Налоговые органы стоят на том, нормы, применяемые в организации, не могут быть применены для НДФЛ, поскольку не являются нормами, установленными в соответствии с действующим законодательством РФ (письмо МНС России от 02.06.2004 № 04-2-06/419@ "О возмещении расходов при использовании работниками личного транспорта").

Источник фото: сайт

Однако в своем Постановлении от 26.01.2004 № Ф09-5007/03-АК ФАС Уральского округа пришел к выводу, что применять нормы компенсационных выплат, установленные главой 25 НК РФ, для исчисления НДФЛ неправомерно. Компенсация за личный транспорт освобождается от налога на доходы в размере, установленном письменным соглашением организации и работника. Это косвенным образом подтверждает и решение ВАС РФ от 26.01.2005 № 16141/04.

Таким образом, на наш взгляд, в рассматриваемой ситуации не возникает налогооблагаемой базы по налогу на доходы физических лиц.

Компенсация за использование личных легковых автомобилей в служебных целях в целях исчисления налога на прибыль является нормируемой величиной. Действующие в настоящее время нормы установлены постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов в пределах норм для целей налогообложения относятся к прочим расходам (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ). В налоговом учете эти расходы признаются на дату фактической выплаты начисленной компенсации.

Сумма компенсации, начисленная работнику сверх предельных норм, не может уменьшать налоговую базу для исчисления налога на прибыль организации. Эти расходы в целях налогообложения рассматриваются как сверхнормативные.

Разумеется, эту точку зрения можно пытаться оспорить, опираясь на более свежую позицию ст. 188 Трудового кодекса РФ. Но ведь и в письме Минфина речь шла о том, что при расчете компенсации нужно учесть все особенности использования личного автомобиля работником в производственных целях. А для налогообложения существует норма, и она однозначна. Поэтому расходы на приобретение ГСМ параллельно с выплатой компенсации не учитываются для целей обложения налогом на прибыль, поскольку данный автомобиль не является служебным (пп.11 п.1 ст.264 НК РФ).

Расходы по компенсации работнику сверх установленных норм, а также стоимость израсходованных ГСМ, исключаемые из расчета налоговой базы по налогу на прибыль как отчетного, так и последующих отчетных периодов, признаются постоянной разницей (п.4 ПБУ 18/02).

На сумму постоянного налогового обязательства, рассчитанного на ее основе, организация корректирует величину условного расхода (условного дохода) по налогу на прибыль (п.п.20, 21 ПБУ 18/02).

Учет ГСМ в "1С:Бухгалтерии 7.7"

Учет ГСМ в конфигурации "1С:Бухгалтерия 7.7" (ред. 4.5) ведется на счете 10.3 "Топливо". В справочнике "Материалы" для элементов, относящихся к ГСМ, следует указать вид "(10.3) Топливо" (см. рис. 1).

Рис. 1

Приобретение ГСМ отражается документами "Поступление материалов" или "Авансовый отчет", в последнем документе следует указать корреспондирующий счет 10.3.

Для отражения расхода ГСМ удобно пользоваться документом "Перемещение материалов", выбрав вид перемещения: "Передача в производство" (см. рис. 2). В документе нужно указать счет затрат, соответствующий направлению использования автомобиля (20, 23, 25, 44) и статью затрат.

Рис. 2

Рекомендуется в справочнике статей затрат задать две статьи для отражения расходов по ГСМ, для одной из которых установить "Вид расходов" для целей налогового учета "Другие расходы, принимаемые для целей налогообложения", а для второй (расходы сверх нормы) - "Не принимаемые для целей налогообложения" (рис. 3).

Рис. 3

Если произведенные расходы не превысили норматива, то все затраты следует отнести на статью расходов, учитываемую для налогообложения. Если норматив превышен, то следует ввести два документа "Перемещение материалов": первый на сумму норматива, указав статью, учитываемую для налогообложения, второй на сумму превышения норматива, указав статью, не учитываемую для налогообложения.

В случае применения организацией ПБУ 18\02, при проведении документа "Закрытие месяца" будет учтена постоянная разница и сформирована проводка по отражению постоянного налогового обязательства.

Компенсационные выплаты работникам за использование личного транспорта в служебных целях можно отразить документом "Бухгалтерская справка" (см. рис. 4).

Рис. 4

На закладке "Бухгалтерский учет" счет отнесения затрат и статья затрат указывается по аналогии с отражением расходов по ГСМ, затем можно автоматически сформировать проводки по налоговому учету по кнопке "Заполнить НУ".

Горюче-смазочные материалы (ГСМ) являются основной статьей расходов при эксплуатации автотранспорта.

Под ГСМ понимаются бензин, дизельное топливо, керосин, дизельное и автотракторное масла, сжатый и сжиженный газ, используемые в качестве моторного топлива, а также другие технические и специальные жидкости, используемые при эксплуатации транспортных средств.

ГСМ, используемые организациями для эксплуатации автотранспортных средств, относятся к материально-производственным запасам, бухгалтерский учет которых следует вести в соответствии с Положением по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденным Приказом Минфина России от 9 июня 2001 г. N 44н (далее – ПБУ 5/01).

В соответствии с рекомендованным Планом счетов горюче-смазочные материалы учитываются на субсчете "Топливо" счета 10 "Материалы". На этом субсчете отражается наличие и движение нефтепродуктов (нефть, дизельное топливо, керосин, бензин и др.) и смазочных материалов, предназначенных для эксплуатации транспортных средств. При использовании талонов на нефтепродукты учет их ведется также на субсчете "Топливо" счета 10.

Учет поступления ГСМ

Приобретение ГСМ может производиться предприятием:

За наличный расчет – ГСМ приобретаются подотчетными лицами, которыми обычно являются водители предприятия. В этом случае водителям выдаются из кассы наличные денежные средства под отчет для приобретения бензина (дизельного топлива).

В бухгалтерском учете операции по выдаче наличных денежных средств под отчет для закупки ГСМ отражаются проводкой:

Дебет 71 "Расчеты с подотчетными лицами" Кредит 50 "Касса" – выданы наличные деньги под отчет.

После совершения покупки водитель организации, получивший денежные средства на приобретение ГСМ, обязан отчет по унифицированной форме N АО-1, утвержденной Постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. N 55 "Об утверждении унифицированной формы первичной документации N АО-1 "Авансовый отчет", с приложением всех оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы. К авансовому отчету прилагаются чеки ККМ, выдаваемые автозаправочной станцией (АЗС). Наличие чека ККМ с необходимыми реквизитами является основанием для заполнения налогоплательщиком соответствующего налогового регистра и отнесения в состав расходов, принимаемых для целей , использованных в производственной деятельности предприятия.

Бухгалтер на основании авансового отчета приходует ГСМ по маркам, количеству и стоимости.

В бухгалтерском учете на основании авансового отчета делается проводка:

Дебет 10 "Топливо" Кредит 71 "Расчеты с подотчетными лицами".

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке, перерасход компенсируется и выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

В безналичной форме – производятся путем перечисления денежных средств на расчетный счет поставщика – специализированной организации. После этого компания получает талоны, которые предъявляет при получении топлива на автозаправочных станциях.

В бухгалтерском учете операции по оплате топлива через банк отражается следующим образом:

Дебет 60 "Расчеты с поставщиками" Кредит 51 "Расчетный счет" - предоплата за топливо

Для приобретения ГСМ по талонам организация заключает договор купли-продажи с продавцом ГСМ, который организует отпуск автомобильного топлива через определенную сеть АЗС. Оплатив определенное договором количество бензина соответствующей марки, организация получает талоны, по которым водители заправляют автомобили на АЗС.

Для получения, хранения и выдачи талонов водителям приказом руководителя назначается материально ответственное лицо. Получив талоны, материально ответственное лицо на основании документов поставщика составляет приходный ордер по форме N М-4 (утв. Постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 N 71а) и сдает приходные . В приходном ордере необходимо указать марку бензина, серию и номера полученных талонов, номинал талонов в в рублях исходя из стоимости бензина, указанной в договоре и счете на оплату.

Талоны на право получения топлива должны выдаваться водителям только по предъявлении ими путевого листа, на котором уполномоченным на то руководителем предприятия лицом в строке "выдать горючее" записано прописью количество разрешенного к выдаче топлива по талонам согласно заданию и с бензина в баках при выезде.

Выдача талонов отражается в талонов, в которой за полученные талоны расписывается водитель, а на каждую марку топлива ведется отдельная Ведомость.

Если водители транспортных средств не использовали полученные талоны, то по окончании работы они обязаны их сдать материально ответственному лицу. Материально ответственное лицо производит соответствующие записи в ведомости возврата талонов.

Поступление ГСМ отражается проводками на дату обналичивания талона на АЗС:

Дебет 10 «Топливо» Кредит 60 "Расчеты с поставщиками" – поступило топливо

Дебет 19 «НДС» Кредит 60 "Расчеты с поставщиками" – выделен НДС

Поступившие в организацию ГСМ могут учитываться на счете 10 либо по фактической себестоимости их приобретения (заготовления), либо по учетным ценам. Если аналитический учет материальных ценностей ведется по фактической себестоимости, то на счете 10 "Материалы" отражается информация о наличии и движении товарно-материальных ценностей в оценке по фактической себестоимости.

Согласно требованиям Положения по бухгалтерскому учету "Учет материально-производственных запасов" ПБУ 5/01, утвержденного Приказом Минфина России от 09.06.2001 N 44н, фактической себестоимостью материально-производственных запасов, приобретенных за плату, признается сумма фактических затрат организации на приобретение, за исключением налога на добавленную стоимость и иных возмещаемых налогов (кроме случаев, предусмотренных законодательством РФ).

К фактическим затратам на приобретение материально-производственных запасов относятся:

суммы, уплачиваемые в соответствии с договором поставщику (продавцу);
суммы, уплачиваемые организациям за информационные и консультационные услуги, связанные с приобретением материально-производственных запасов;
таможенные пошлины;
невозмещаемые налоги, уплачиваемые в связи с приобретением единицы материально-производственных запасов. Так, например, при приобретении ГСМ за наличный расчет на АЗС суммы НДС, уплаченные продавцу топлива, включаются в стоимость ГСМ в связи с невозможностью вычета сумм налога из-за отсутствия счета-фактуры;
вознаграждения, уплачиваемые посреднической организации, через которую приобретены материально-производственные запасы;
затраты по заготовке и доставке материально-производственных запасов до места их использования, включая расходы по страхованию. Сюда входят следующие затраты: по заготовке и доставке ГСМ; по содержанию заготовительно-складского подразделения организации, на услуги транспорта по доставке материально-производственных запасов до места их использования, если они не включены в цену материально-производственных запасов, установленную договором; начисленные проценты по кредитам, предоставленным поставщиками (коммерческий кредит); начисленные до принятия к бухгалтерскому учету материально-производственных запасов проценты по заемным средствам, если они привлечены для приобретения этих запасов.

Таким образом, в фактическую себестоимость ГСМ включаются все расходы, которые непосредственно связаны с приобретением этих материалов.

Если же аналитический учет материальных ценностей ведется по планово-учетным ценам, то их фактическая себестоимость предварительно накапливается на счете 15 "Заготовление и приобретение материальных ценностей", а отклонения (разница между стоимостью ценностей по учетным ценам и их фактической себестоимостью) относят на счет 16 "Отклонение в стоимости материалов".

Эти суммы отклонений в последующем списывают по направлениям использования материалов пропорционально их стоимости расхода (использования) по учетным ценам.

Выбор одного из указанных методов учета ГСМ должен в обязательном порядке отражаться в учетной политике организации.

При этом в качестве учетных цен на материалы применяются:

договорные цены;
фактическая себестоимость материалов по данным предыдущего месяца или отчетного периода (отчетного года);
планово-расчетные цены, разрабатываемые и утверждаемые организацией применительно к уровню фактической себестоимости соответствующих материалов. Планово-расчетные цены предназначены для использования внутри организации;
средняя цена группы, представляющая разновидность планово-расчетной цены и устанавливаемая в случаях укрупнения номенклатурных номеров материалов путем объединения в один номенклатурный номер нескольких видов однородных материалов, имеющих незначительные колебания в ценах. При этом на складе такие материалы учитываются на одной карточке. При существенных отклонениях планово-расчетных цен и средних цен от рыночных они подлежат пересмотру. Такие отклонения не должны превышать, как правило, десять процентов.

Списание ГСМ в производство

Согласно Положению по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ организации при формировании своей учетной политики могут самостоятельно выбирать способ исчисления фактической себестоимости материальных ресурсов, списываемых на производство, и обязательно указать это в учетной политике организации. Наиболее распространенный метод списания топлива по средней себестоимости. При его применении оценка ГСМ производится по каждой марке топлива путем деления общей себестоимости определенной марки ГСМ на их количество, складывающихся из себестоимости и количества остатка на начало месяца и поступивших ГСМ в течение данного месяца.

Основным оправдательным документом, на основании которого определяется расход и списание бензина, является путевой лист.

Путевой лист дает право водителю:

на выезд автомобиля из гаража (места стоянки) на дороги общего пользования для выполнения установленного в нем задания.
на въезд автотранспортного средства и находящихся в нем лиц, указанных в путевом листе, на территорию грузоотправителя или грузополучателя, если для этого не требуется специальный пропуск.

Формы путевых листов, утвержденные Госкомстатом, обязательны только для автотранспортных организаций. Все остальные организации могут разработать их формы самостоятельно. Разработанную организацией форму путевого листа следует утвердить приказом об учетной политике организации и привести в приложении к этому приказу.

В путевом листе обязательно должны быть проставлены порядковый номер, дата выдачи, штамп и печать организации, которой принадлежит автомобиль. Если автомобиль перевозит груз, то к путевым листам должны быть приложены товарно-транспортные накладные, оформленные надлежащим образом. Сведения о пробеге автомобиля и о массе перевозимого груза, приведенные в путевом листе и товарно-транспортной накладной, служат расчетной базой для определения нормируемого расхода топлива по конкретному автомобилю.

Путевой лист действителен только на один день или смену. На более длительный срок он выдается только в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).

Все путевые листы выписывают в одном экземпляре и хранят пять лет.

Основными показателями для определения количества израсходованного бензина, является пробег автомобиля, который определяется на основании показаний спидометра, которые в обязательном порядке отражаются в путевом листе и норм расхода бензина. В связи с этим организации должны вести журналы учета показаний спидометра, составлять акты снятия показаний спидометра и ежемесячные акты замеров остатков бензина в топливных баках.

Как правило, в баках автомобилей всегда имеется количество бензина (или иного топлива), которое представляет собой переходящий остаток на следующий месяц (квартал). Количество бензина в баках автомобилей должно соответствовать данным бухгалтерского учета. Для этого целесообразно периодически проводить фактический замер топлива.

Нормы расходования бензина организация разрабатывает самостоятельно для контроля над расходом ГСМ. Они утверждаются приказом руководителя организации на основании технической документации на автомобиль. Нормы включают расход топлива, необходимый для осуществления транспортного процесса. Расход топлива на гаражные и прочие хозяйственные нужды, не связанные непосредственно с технологическим процессом перевозок пассажиров и грузов, в состав норм не включается и устанавливается отдельно.

Учет дорожно-транспортных, климатических и других эксплуатационных факторов производится с помощью поправочных коэффициентов, регламентированных в виде процентов повышения или снижения исходного значения нормы (их значения устанавливаются распоряжением руководителей предприятий, эксплуатирующих автотранспортные средства, или руководителями местных администраций).

Необходимым условием для отнесения расходов на ГСМ в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль является только наличие правильно оформленных первичных документов, подтверждающих фактические суммы затрат на приобретение ГСМ и производственные цели эксплуатации автомобиля (оформленные в установленном порядке режим работы автомобиля, путевые листы и т.д.). Поэтому каждая организация вправе самостоятельно определить нормы расхода топлива, смазочных материалов и специальных жидкостей с учетом технологических особенностей своего производства при условии правильного и полного документального оформления.

Списание бензина на расходы, связанные с производством и реализацией, производится с кредита счета 10 в дебет счетов учета затрат только в фактически израсходованном количестве, которое зависит от фактического пробега автомобиля за определенный период времени.

Стоимость израсходованных ГСМ отражается в бухгалтерском учете следующими записями:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 Кредит 10

– списывается стоимость ГСМ, отнесенные на затраты в зависимости от направления расходования ГСМ.

Как правильно списать ГСМ? Это достаточно сложный вопрос для многих организаций. Не для кого не секрет, что списывать ГСМ нужно согласно установленным нормативами, но что это за нормативы, откуда брать нормы расхода ГСМ? В статье поговорим о том, как происходит бухгалтерский и налоговый учет ГСМ на предприятии.

Организации, использующие транспорт, постоянно сталкиваются с вопросом учета расходов, связанных с их эксплуатацией и обслуживанием. Правильно учесть эти расходы в бухгалтерском и налоговом учете – это очень важно, ведь данные расходы могут уменьшить налоговую базу при расчете налога на прибыль, поэтому важно, чтобы расходы были правильно определены, экономически обоснованы и документально подтверждены. Все это нужно для того, чтобы при возникновении вопросов у налогового органа, вы сумели доказать необходимость списать горюче-смазочные материалы именно в таком количестве.

Что относится к ГСМ?

топливо (бензин, дизель, газ);
смазочные материалы (различного вида смазки, масла, используемые в обслуживании и ремонте транспорта);
жидкости (тормозная, охлаждающая).

То есть, как видим, ГСМ это не только топливо, но и сопутствующие материалы, применяемые для ремонта и обслуживания транспорта.

Каким образом происходит списание расходов на ГСМ в бухгалтерском и налоговом учете? Для списания горюче-смазочных материаловв используются определенные нормативы.

Минтрансом России установлены нормы списание ГСМ в расходы организации, можно воспользоваться этими нормативами. При этом НК РФ не запрещает разработать собственные нормы расхода горюче-смазочных материалов и руководствоваться при списании своими нормами.

Как рассчитать нормы расхода ГСМ?

Устанавливая для себя свои лимиты использования топлива, смазочных материалов, нужно помнить, что полученные нормы должны быть экономически обоснованы и документально подтверждены. Только тогда будет возможность списать ГСМ в расходы организации и уменьшить на эту величину .

Для разработки собственных нормативов можно воспользоваться имеющейся технической документацией к транспортному средству. Согласно этой документации установить расход топлива и прочих смазочных материалов в зависимости от сезонности, времени года и прочих факторов.

Помимо этого, расчет нормы расхода ГСМ можно выполнить и другим способом: проанализировать статистику фактического использования данного транспорта и произвести замеры.

Для того чтобы правильно провести замеры, нужно создать комиссию, которая будет контролировать процесс. Сама процедура замеров происходит следующим образом: в пустой бак заливается топливо, отмечается показания спидометра. Далее автомобиль используется до полного опустошения бака. Когда бак станет пустым, опять отмечаются показания спидометра. На основе начальных и конечных данных спидометра определяется количество километров, которые автомобиль проехал на залитом количестве топлива. После этого количество топлива делим на количество километров и получаем расход топлива на 1 км. Эта величина будет выступать нормой расхода. Данный способ расчета норм расхода ГСМ используется наиболее часто.

Выполняя замеры, следует помнить, что на конечный результат может повлиять множество факторов:

загруженность автомобиля;
наличие дорожных пробок;
время года;
наличие простоев автомобиля с включенным двигателем.

Для того чтобы учесть все эти факторы, нужно провести замеры в различных ситуациях. При этом получится несколько различных нормативов, которыми стоит руководствоваться при списании ГСМ в расходы организации.

Для того, чтобы утвердить полученные нормы, нужно составить акт, отражающий все результаты замеров. Члены комиссии должны подписать документ.

Кроме того, должен быть составлен приказ на списание ГСМ, утверждающий полученные нормы.

Организация может использовать несколько различных норм в зависимости от условий эксплуатации, а может определить один норматив в стандартной ситуации и к нему различные поправочные коэффициенты, отражающие различные условия работы транспорта.

Бухгалтерский учет ГСМ на предприятии:

В бухгалтерии ГСМ списываются на (работ, услуг) для производственных предприятий или в расходы на продажу для торговых предприятий.

Проводка по списанию ГСМ выглядит следующим образом Д20 (23, 26, 44) К10/3.

Данная проводка выполняется на основании следующих первичных документов:

путевой лист: на основании этого документа списывается используемое топливо;
акт на списание ГСМ: на основании этого документы могут списываться прочие смазочные материалы.

ГСМ в бухгалтерии списывается в дебет счета 20 «Основное производство» в том случае, если автомобиль используется в рабочих целях, например, для доставки грузов покупателям.

Если автомобиль использовался для служебных поездок, связанных с управлением организации, то ГСМ списывается в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы».

На счет 23 «Вспомогательное производство» ГСМ обычно списывают предприятия, имеющие целый транспортный парк.

Указанная выше проводка по списанию топлива выполняется на сумму фактически использованного топлива. Зачастую определить, сколько топлива по факту было израсходовано, достаточно проблематично, ведь нет возможности точно определить, сколько топлива осталось в баке автомобиля. В этом случае организация может списывать топливо по установленным нормативам. Очень часто именно так организации и делают, списывают топливо на основании разработанных норм расхода ГСМ.

Приобретение ГСМ происходит либо за наличные средства, либо за безналичные. В случае, если водитель, например, заправляет автомобиль на заправочной станции за наличный расчет, то необходимая сумма денег выдается ему под отчет на основании авансового отчета. Купленное топливо приходуется в дебет счета 10/3 на основании этого авансового отчета, а также приложенных к нему документов, подтверждающих оплату, например, чек.

Если же ГСМ приобретается за безналичный расчет, то приходуются эти материалы в дебет счета 10/3 на основании накладных и прочих документов, подтверждающих безналичную оплату.

Учет ГСМ в бухгалтерии проводки:

		Название операции
Приобретение ГСМ за наличный расчет
		Выданы деньги под отчет на покупку ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за наличный расчет
		Возвращены в кассу неизрасходованные наличные деньги
Приобретение ГСМ за безналичный расчет
		Перечислена оплата поставщику за ГСМ
		Оприходованы приобретенные ГСМ за безналичный расчет
		Выделен НДС из стоимости ГСМ, предъявленный поставщиком
		Выделенный НДС направлен к вычету
Списание ГСМ
		Списана стоимость израсходованных ГСМ в расходы на продажу (для торговых предприятий)
		Списана стоимость израсходованы ГСМ на себестоимость продукции, работ, услуг (для производственных предприятий)

Инвентаризация ГСМ:

Периодически организация должна проводить инвентаризацию ГСМ, сверять фактические остатки в баках автомобилей с учетными данными. Для того, чтобы провести инвентаризацию, можно воспользоваться следующими способами:

слить полностью топливо из бака и определить его количество, после чего сверить с остатками на счете 10/3;
долить топливо в бак до его наполнения, зная полный объем бака и объем долитого топлива, можно путем вычитания из первого значения второго определить, сколько топлива было в баке изначально.

Инвентаризация ГСМ должна проводиться с необходимой периодичностью, например, раз в неделю или в месяц, зачастую организация проверяет остатки ГСМ ежедневно.