Diario di cassa e compilazione. Diario di bordo e compilazione Km 4 istruzioni per la compilazione

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Il giornale dell'operatore di cassa nel modulo n. KM-4 è un documento che riflette il movimento di contanti nella cassa operativa di un'organizzazione commerciale. Viene effettuato da un cassiere-operatore separatamente per ciascun registratore di cassa. Il diario è cucito, numerato e firmato dal capo e dal capo contabile dell'organizzazione; mettere un timbro. Successivamente, il giornale viene certificato dall'ispettore fiscale al Servizio fiscale federale.

Il modulo unificato n. KM-4 è stato approvato con decreto del Comitato statistico statale della Russia del 25 dicembre 1998 n. 132.

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Come compilare correttamente il giornale di cassa

Se vengono apportate correzioni al giornale di cassa, queste devono essere concordate in anticipo e ulteriormente certificate con le firme del cassiere-operatore, del direttore e del capo contabile, nonché con il sigillo dell'organizzazione.

La colonna 5 rimane vuota. Questa colonna viene compilata durante il controllo, la nuova registrazione, la cancellazione del registratore di cassa o quando lo si invia in riparazione. Da compilare a cura di un addetto dell'ufficio imposte o di un addetto al centro servizi tecnici.

L'importo nella colonna 6 deve essere uguale all'importo nella colonna 9 del giorno precedente.
L'importo nella colonna 10 è pari alla somma delle colonne 14 e 15.

L'importo nella colonna 10 viene calcolato come segue: l'importo della colonna 9 meno l'importo della colonna 6.

La colonna 14 è uguale alla somma delle colonne 11 e 13.

La colonna 15 è compilata solo se il reso è stato effettuato il giorno dell'acquisto o se lo scontrino è stato erroneamente timbrato.

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Forma unificata KM-4- uno dei documenti di cassa redatti dal cassiere. In questo articolo ti diremo quando è necessario compilare questo modulo, come farlo correttamente e dove puoi trovare il modulo unificato KM-4.

Ricevere proventi in contanti: cosa deve sapere il cassiere

Sia i contribuenti grandi che quelli piccoli devono lavorare con i contanti. In alcuni casi consentiti dalla legge, quando accetta contanti, il cassiere non timbra lo scontrino del registratore di cassa e il contribuente potrebbe non avere un registratore di cassa. Ma una parte significativa dei contribuenti è ancora costretta a lavorare con apparecchiature di registratori di cassa.

IMPORTANTE!Il requisito per l'uso obbligatorio dei sistemi di registratori di cassa quando si lavora con contanti è contenuto nel paragrafo 1 dell'art. 2 della legge "Sull'applicazione del PCC" del 22 maggio 2003 n. 54-FZ.

Lavorare con il registratore di cassa significa rispettare tutte le regole stabilite dai documenti normativi e redigere tutti i documenti e i rapporti di cassa necessari. La violazione di queste regole comporta sanzioni.

Per ulteriori informazioni su ciò a cui un contribuente dovrebbe prepararsi se non rispetta le regole per lavorare con i registratori di cassa e viola la disciplina del contante, consultare il materiale .

Uno dei moduli utilizzati quando si lavora su registratori di cassa dotati di EKLZ è KM-4 "Giornale del cassiere-operatore", approvato con Risoluzione del Comitato statistico statale del 25 dicembre 1998 n. 132.

Dalla metà del 2016, con le modifiche alla legge n. 54-FZ, questo modulo ha cessato di essere considerato obbligatorio e può essere sostituito con un documento simile in forma libera. E con il ritiro dall'uso dei registratori di cassa dotati di EKLZ a causa della loro sostituzione con registratori di cassa online (dal 07/01/2017), il modulo KM-4 diventa superfluo, poiché tutte le informazioni necessarie verranno accumulate e archiviate in un documento fiscale dispositivo di conservazione, che consente la generazione di un report di analoga natura per ogni turno (vedi lettera del Ministero delle Finanze del 16 giugno 2017 n. 03-01-15/37692). Sebbene, se lo si desidera, tale documento può essere inoltre creato manualmente, anche utilizzando il modulo unificato KM-4, in cui i dati che non si presentano quando si lavora con esso non verranno compilati relativi al registratore di cassa online.

Compila il modulo KM-4

Il registro del modulo KM-4 viene compilato dal cassiere alla fine del turno (che per un registratore di cassa con EKLZ viene registrato eseguendo un rapporto Z) e serve a riflettere le letture dei contatori KKM (per un registratore di cassa registrarsi presso EKLZ) e dati sulle entrate in contanti. In totale, contiene 18 colonne, che riflettono le seguenti informazioni:

sulla data di completamento (colonna 1);
sul numero del dipartimento (colonna 2);
sul cognome del cassiere (colonna 3);
sui numeri dei contatori di controllo (colonne 4-5);
sui numeri dei contatori sommatori all'inizio e alla fine della giornata lavorativa (colonne 6, 9);
circa l'importo delle entrate in contanti ricevute per turno (colonna 10);
la quantità di contanti depositati (colonna 11) e il numero di pagamenti non in contanti - pagamenti con carte, assegni, ecc. (colonna 12);
importo totale (colonna 13);
l'importo dei pagamenti non in contanti e in contanti, esclusi i resi (colonna 14);
importo dei resi (colonna 15);
firme delle persone responsabili: cassiere, cassiere senior, direttore (colonne 16-18).

Puoi scaricare il modulo KM-4 sul nostro sito web.

Per legge, le aziende che accettano pagamenti per beni, servizi o lavori sotto forma di contanti devono utilizzare registratori di cassa nelle loro attività. Inoltre, ogni transazione registrata con la partecipazione della cassa è confermata da un assegno cartaceo, che contiene i seguenti dati: numero, data ed essenza della transazione, nonché l'importo speso per essa.

Tutte le azioni eseguite per un certo periodo di tempo utilizzando un registratore di cassa sono incluse nel giornale dell'operatore del cassiere.

FILE

Quali scopi e obiettivi risolve il documento?

Il giornale è un mezzo per registrare tutte le transazioni eseguite utilizzando un registratore di cassa. Contiene informazioni sia sulla ricezione che sulla spesa dei fondi.

Nei casi in cui un'organizzazione dispone di più registratori di cassa, per ciascuno di essi viene tenuto un giornale separatamente.

In generale, avere una rivista ti permette di risolvere diversi problemi contemporaneamente. Ad esempio, con l'aiuto di un diario, il capo dell'impresa può determinare rapidamente in qualsiasi momento quanti soldi sono passati durante un periodo specifico e i dipendenti del servizio fiscale, durante gli audit, hanno l'opportunità di confrontare rapidamente le letture del registratore di cassa e cifre tratte da documenti di reporting con informazioni tratte dalla rivista.

Devo registrarmi?

Come un registratore di cassa, il giornale deve essere registrato presso le autorità fiscali.

Anche il primo riempimento del giornale avviene contemporaneamente alla registrazione del registratore di cassa (l'ispettore fora un assegno con l'importo di 1 rublo e 11 centesimi - questo valore non viene successivamente preso in considerazione né dai contabili né dalle autorità fiscali).

Per garantire che l'ispettore non rifiuti di registrare un registratore di cassa, insieme al dispositivo stesso e alla rivista è necessario fornire una serie di altri documenti:

domanda di registrazione del registratore di cassa;
certificato di persona giuridica o imprenditore individuale;
Passaporto KKM;
contratto di locazione di spazi commerciali (se l'azienda non dispone di metri quadrati propri);
contratto di servizio del registratore di cassa concluso con un centro specializzato, ecc.

Un elenco completo dei documenti può essere ottenuto presso il servizio fiscale territoriale.

Qual è la sanzione per non avere il giornale del cassiere-operatore?

Tenere un diario è un requisito legale, quindi gli ispettori durante le verifiche fiscali in loco devono verificarne la presenza e il contenuto. La mancata registrazione di una rivista può comportare una multa (sebbene questa sanzione non sia specificata nella legge).

Va notato che su questo tema si sono verificati spesso conflitti tra rappresentanti delle imprese e autorità fiscali, che hanno portato a procedimenti giudiziari. E, come ha dimostrato la pratica, nella maggior parte dei casi gli è stata rimossa la sanzione amministrativa per il fatto che l'impresa non ha tenuto un registro del cassiere-operatore.

Chi ha il compito di compilarlo?

Il giornale viene compilato dal dipendente aziendale nominato responsabile della sua tenuta. Potrebbe trattarsi di un amministratore, uno specialista nel reparto contabilità o un capo contabile, lo stesso capo dell'organizzazione, ecc.

Le informazioni vengono solitamente inserite nel giornale all'inizio e alla fine della giornata e il cassiere seduto alla cassa deve firmarle.

Con la sua firma conferma l'esattezza delle informazioni contenute nel giornale.

Caratteristiche del documento

Dal 2013 sono stati aboliti i modelli unificati per i documenti primari, quindi oggi i dipendenti di organizzazioni e imprese hanno la possibilità di scegliere se tenere un registro cassiere-operatore in formato libero, sviluppare un proprio modulo di documento o utilizzare il modulo unificato, precedentemente obbligatorio. KM-4. La maggior parte, devo dire, segue la terza strada, poiché il modulo standard contiene tutti i dettagli e le righe necessarie, il che significa che non è necessario perdere tempo nella creazione della struttura e del contenuto della rivista.

Il documento deve essere conservato in forma cartacea (stampata). In questo caso tutti i suoi fogli devono essere numerati e fissati insieme utilizzando un filo grosso (ma non con una cucitrice). Per compilare il diario è possibile utilizzare una penna a sfera di qualsiasi colore scuro (non sono ammessi altri strumenti di scrittura: pennarelli, matite, ecc.).

Nell'ultima pagina del documento è necessario indicare il numero di fogli, apporre un timbro (a meno che, ovviamente, l'uso dei timbri non sia sancito dalla politica contabile dell'azienda) e la firma della persona responsabile (specialista del reparto contabilità o capo contabile).

Le voci nel diario sono effettuate rigorosamente in ordine cronologico (senza lacune), mentre le macchie e gli errori sono estremamente indesiderabili.

Se si verifica una tale svista, i dati errati dovrebbero essere corretti cancellando attentamente le informazioni errate e inserendo le informazioni corrette, annotando accanto ad esse “credere alle informazioni corrette”. Tutte le rettifiche dovranno essere datate e certificate dalla firma del cassiere-operatore e del capo contabile.

Il libro può essere mantenuto regolarmente (se un punto vendita o un'impresa opera ogni giorno) o secondo necessità.

Se durante il periodo contabile non sono state effettuate transazioni che coinvolgono un registratore di cassa, non è necessario compilare il modulo.

Documento di esempio

All'inizio del documento, sul titolo, è scritto:

nome dell'organizzazione, suo indirizzo, nonché (a destra) codici: OKUD, OKPO, OKPD, numero INN;
Il registratore di cassa su cui è conservato il registro: nome (modello, marca), numeri (produttore e registrazione);
il periodo durante il quale le informazioni in esso specificate sono state inserite nel giornale;
designare il dipendente responsabile della creazione del giornale.

Nella seconda parte del documento, nella tabella, si inseriscono in ordine:

giorno-mese-anno di riempimento e, inoltre, se il registratore di cassa funziona su due turni, numero di turno;
dipartimento (qui puoi mettere dei trattini se il registratore di cassa serve un dipartimento, oppure inserire tutti i numeri del dipartimento a cui sono “andati” gli assegni durante il turno corrente);
Nome completo del dipendente seduto alla cassa;
numero di serie del contatore di controllo al momento della consegna del turno (ovvero numero di serie dello Z-report - il suo tipo dipende dal modello del registratore di cassa);
vengono registrati i valori del contatore di controllo, l'importo di denaro che è passato attraverso il registratore di cassa dalla sua registrazione presso gli enti governativi, più l'importo ricevuto durante il turno in corso;
Viene immediatamente apposta la firma dell'amministratore e del cassiere (se si tratta della stessa persona, è necessario firmare in entrambe le celle);
l'ultima colonna comprende l'importo delle entrate del giorno precedente.

importo depositato in contanti
l'importo restituito ai clienti a causa del mancato utilizzo degli incassi,
firme delle persone responsabili.

Dopo aver compilato il diario

Poiché il giornale è un documento contabile, la procedura per il suo contenuto e la sua conservazione è determinata dalla legge o dai regolamenti interni dell'organizzazione. Per quanto riguarda la conservazione di un documento durante il periodo di validità, si può dire una cosa: dovrebbe trovarsi nel reparto contabilità o accanto al registratore di cassa in un luogo inaccessibile agli estranei.

Alla scadenza il giornale deve essere trasferito nell'archivio aziendale, dove deve rimanere per almeno tre anni, dopodiché potrà essere smaltito secondo la procedura prescritta dalla legislazione della Federazione Russa.

la documentazione contabile primaria per la contabilizzazione dei pagamenti in contanti con la popolazione durante lo svolgimento di operazioni commerciali utilizzando registratori di cassa è approvata dalla Risoluzione del Comitato statistico statale della Federazione Russa del 25 dicembre 1998 n. 132.

Quando si contabilizzano i pagamenti in contanti con la popolazione quando si effettuano operazioni commerciali utilizzando registratori di cassa, moduli di documentazione contabile primaria n. n. KM-1, KM-2, KM-3, KM-4, KM-5, KM-6, KM -7 vengono utilizzati, KM-8, KM-9.

Numero del modulo	Nome del modulo
	Un atto sul trasferimento delle letture della somma dei contatori di cassa a zero e sulla registrazione dei contatori di controllo di un registratore di cassa.
	Agire prendendo le letture di controllo e sommando i contatori di cassa quando si consegna (invia) un registratore di cassa per la riparazione e quando lo restituisce all'organizzazione
	Agire sulla restituzione dei fondi agli acquirenti (clienti) per le ricevute di cassa non utilizzate
	Diario del cassiere
	Giornale di registrazione delle letture dei contatori di cassa e di controllo dei registratori di cassa che funzionano senza cassiere - operatore
	Certificato-rapporto del cassiere - operatore
	Informazioni sulle letture dei contatori del registratore di cassa e sulle entrate dell'organizzazione
	Giornale delle chiamate agli specialisti tecnici e registrazione del lavoro svolto
	Rapporto di verifica del contante

Quando si commissionano nuove apparecchiature per registratori di cassa e si esegue un inventario nelle organizzazioni, la legge sul trasferimento delle letture dei contatori sommatori a zero e sulla registrazione dei contatori di controllo (rapporto di memoria fiscale) prima e dopo il loro trasferimento a zero viene utilizzata per formalizzare il trasferimento delle letture dei contatori sommatori e dei contatori di controllo della registrazione contatori del registratore di cassa (modulo n. KM-1).

Il trasferimento a zero delle letture dei contatori sommatori e la registrazione dei contatori di controllo dei registratori di cassa viene effettuato in presenza di una commissione, che deve includere un rappresentante dell'organizzazione di controllo o un rappresentante del dipartimento fiscale. L'atto è redatto in due copie, una delle quali viene trasferita come copia di controllo all'organizzazione che mantiene e controlla le apparecchiature del registratore di cassa, la seconda copia rimane nell'organizzazione.

L'atto è firmato dai responsabili della commissione composta da un rappresentante dell'organizzazione di controllo, un manager, un capo contabile, un cassiere senior e un cassiere dell'organizzazione e registra le letture dei seguenti contatori:

· controllo contatori (report memoria fiscale);

· registrazione del numero di trasferimenti delle letture dei contatori sommatori a zero;

· contatore sommatore principale;

· contatori di cassa sommatori sezionali.

Durante la compilazione dell'atto, nella riga "Numero"/"Produttore" è indicato il numero dell'attrezzatura del registratore di cassa specificato nel suo passaporto tecnico, nella riga "Numero"/"Registrazione" il numero con cui è registrato questo registratore di cassa con il dipartimento delle imposte è indicato.

Il motivo della redazione dell'atto è indicato nella riga "Basi".

Quando si riparano i registratori di cassa da parte di specialisti del centro di assistenza tecnica e quando li si trasferisce per lavoro ad altre organizzazioni, la legge sulla presa delle letture di controllo e sulla somma dei contatori di cassa quando si consegna (invia) il registratore di cassa per la riparazione e quando lo si restituisce all'organizzazione ( modulo n. KM-2). La riparazione delle apparecchiature del registratore di cassa viene effettuata con il permesso dell'amministrazione dell'organizzazione solo dopo aver effettuato le letture dai contatori di cassa e di controllo (rapporto di memoria fiscale).

L'atto è redatto e firmato dai membri della commissione, che, come quando si redige il modulo di legge n. KM-1, include necessariamente un rappresentante dell'organizzazione di controllo o un rappresentante fiscale, nonché il manager, cassiere senior , cassiere dell'organizzazione e specialista del centro servizi tecnici del registratore di cassa.

Viene redatta una fattura per il trasferimento delle apparecchiature del registratore di cassa ad un'altra organizzazione o ad un centro di assistenza tecnica per la riparazione. L'atto, insieme alla fattura compilata, viene presentato al reparto contabilità dell'organizzazione entro e non oltre il giorno successivo. Le note a riguardo sono inserite nel giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4) alla fine delle registrazioni della giornata lavorativa.

Dopo la riparazione, le letture del contatore vengono controllate e registrate nel rapporto e l'involucro dell'apparecchiatura del registratore di cassa viene sigillato.

Ci sono spesso casi in cui l'acquirente rifiuta l'acquisto e si rivolge all'amministrazione dell'organizzazione commerciale chiedendogli di restituirgli il denaro. In questo caso il gestore firma l'assegno timbrato alla cassa e consente al cassiere di restituire il denaro all'acquirente, mentre il denaro può essere restituito solo per l'assegno timbrato alla cassa e per l'importo indicato sull'assegno.

Per elaborare la restituzione di denaro agli acquirenti (clienti) utilizzando ricevute di cassa non utilizzate, comprese ricevute di cassa forate erroneamente, viene utilizzato Agire sulla restituzione dei fondi agli acquirenti (clienti) per le ricevute di cassa non utilizzate (modulo n. KM-3). L'atto è redatto e sottoscritto in unico esemplare da una commissione, di cui fanno parte il dirigente, il capo dipartimento o sezione, il cassiere senior e il cassiere-operatore. L'atto, che elenca il numero e l'importo di ciascun assegno, insieme agli assegni annullati incollati su un pezzo di carta, viene presentato al reparto contabilità dell'organizzazione, dove viene archiviato nei documenti per questa data.

Va notato che l'importo di denaro sugli assegni restituiti dagli acquirenti (clienti) viene ridotto dalle entrate del registratore di cassa e viene inserito nel giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4).

In tutte le organizzazioni che effettuano pagamenti in contanti con la popolazione utilizzando le apparecchiature del registratore di cassa, viene presa in considerazione la ricezione e la spesa di contanti per ciascuna apparecchiatura del registratore di cassa. A questo scopo viene utilizzato Giornale del cassiere-operatore (modulo n. KM-4), che oltretutto costituisce anche un documento di controllo e registrazione delle letture dei contatori.

Il giornale deve essere cucito, numerato e sigillato con le firme di un rappresentante dell'autorità fiscale, nonché del capo e capo contabile (senior) dell'organizzazione. Il giornale tiene traccia delle entrate ricevute utilizzando le apparecchiature del registratore di cassa.

Le registrazioni del giornale vengono conservate quotidianamente dal cassiere-operatore in ordine cronologico con inchiostro o penna a sfera. Se vengono commessi errori durante la registrazione dei dati nel giornale, le correzioni apportate devono essere concordate e certificate dalle firme del cassiere-operatore, del manager e del capo contabile (senior) dell'organizzazione.

Se le letture coincidono, vengono annotate sul giornale del giorno o turno corrente di inizio lavoro e certificate dalle firme del cassiere e dell'amministratore di turno.

La data del rapporto è indicata nella colonna 1, le letture degli sportelli cassa all'inizio e alla fine del turno sono registrate nelle colonne 6 e 9, l'importo totale delle entrate è indicato nella colonna 10, l'importo delle entrate depositate in contanti è registrato nella colonna 11 del giornale, l'importo delle entrate da carte di credito è indicato nella colonna 12 “Pagato secondo i documenti”.

Per registrare gli importi emessi sugli assegni restituiti dai clienti, sulla base dei dati della legge nel modulo n. KM-3, nonché il numero di assegni zero stampati per giorno lavorativo (turno), viene fornita la colonna 4 del giornale. Alla fine della giornata lavorativa (turno), il cassiere redige un rapporto di cassa, insieme al quale consegna il ricavato al cassiere senior secondo l'ordine di ricevimento cassa.

Una registrazione nel giornale del cassiere-operatore viene effettuata dopo aver effettuato le letture dei contatori e verificato l'importo effettivo delle entrate; la registrazione effettuata è confermata dalle firme del cassiere, del cassiere senior e dell'amministratore dell'organizzazione.

Se c'è una discrepanza tra i risultati degli importi sul nastro di controllo e le entrate, si dovrebbe scoprire il motivo della discrepanza e le carenze o le eccedenze identificate dovrebbero essere inserite nelle colonne appropriate del giornale cassiere-operatore.

In molte organizzazioni che operano senza un cassiere-operatore (installazione di registratori di cassa sugli scaffali dei negozi, per il lavoro dei camerieri), viene utilizzato un registro per registrare le letture dei contatori sommatori e di controllo delle macchine del registratore di cassa per registrare le transazioni per la ricezione di contanti (entrate) per ciascuna apparecchiatura di registratore di cassa che funziona senza cassiere-operatore (modulo n. KM-5). Come il giornale precedente, è anche un documento di controllo e registrazione delle letture dei contatori e deve essere cucito, numerato e sigillato con le firme di un rappresentante dell'autorità fiscale, del capo e del capo contabile (senior) dell'organizzazione.

Le registrazioni nel diario vengono effettuate da uno specialista che lavora al registratore di cassa ogni giorno in ordine cronologico dopo la fine della giornata lavorativa (turno) con inchiostro o penna a sfera. Il registro registra le letture dei contatori di cassa di controllo e somma e l'importo delle entrate. Ricezione: la consegna dei fondi è formalizzata con le firme di un rappresentante dell'amministrazione dell'organizzazione, del cassiere, del venditore, del cameriere e di altri. In caso di discrepanze tra l'importo delle entrate effettive e il risultato degli importi sul nastro di controllo, vengono identificate le ragioni della discrepanza e le carenze o le eccedenze identificate vengono inserite nelle colonne appropriate del giornale.

Se vengono apportate correzioni al giornale, le correzioni apportate sono stipulate e certificate dalle firme del cassiere, del controllore di cassa, del venditore o cameriere, del manager e del capo contabile dell'organizzazione.

Ogni giorno, l'operatore-cassiere redige un rapporto in una copia sulle letture dei contatori delle apparecchiature del registratore di cassa e sulle entrate della giornata lavorativa (turno). Utilizzato per generare un report Rapporto certificato dell'operatore cassiere (modulo n. KM-6). Il verbale firmato, insieme alle entrate dell'ordine di ricevuta, viene consegnato dal cassiere-operatore al cassiere senior o al capo dell'organizzazione. Se l'organizzazione è piccola e dispone di una o due casse, è consentito al cassiere-operatore consegnare i fondi direttamente all'esattore della banca. La consegna dei fondi alla banca si riflette nel rapporto.

Le entrate per una giornata lavorativa (turno) sono determinate dalle letture della somma dei contatori di cassa all'inizio e alla fine della giornata lavorativa (turno), mentre vengono detratti gli importi restituiti ai clienti (clienti) utilizzando le ricevute di cassa non utilizzate. Le entrate vengono confermate dalle firme dei capi dipartimento, mentre le entrate vengono accettate e accreditate al registratore di cassa sulla base di un ordine di ricevuta di cassa e il verbale viene firmato dal cassiere senior e dal capo dell'organizzazione.

Il certificato-rapporto del cassiere-operatore costituisce la base per redigere un rapporto riepilogativo Informazioni sulle letture dei contatori dei registratori di cassa e sulle entrate dell'organizzazione (modulo n. KM-7). Questo rapporto viene compilato quotidianamente dal cassiere senior e, insieme ad atti, certificati-rapporti di cassieri-operatori, ricevute di cassa e ordini di addebito, viene presentato al reparto contabilità dell'organizzazione prima dell'inizio del turno successivo. Questo modulo è una tabella in cui, in base alle letture dei contatori all'inizio e alla fine del lavoro per ciascuna apparecchiatura del registratore di cassa, le entrate vengono calcolate e distribuite tra i dipartimenti, il che è confermato dalle firme dei capi dipartimento (sezioni). I totali delle letture dei contatori di tutte le apparecchiature del registratore di cassa e le entrate totali dell'organizzazione con la sua distribuzione per dipartimenti, nonché l'importo totale dei fondi emessi ai clienti in base alle ricevute restituite del registratore di cassa, sono riepilogati alla fine del tavolo. Il modulo è firmato dal capo e dal cassiere senior dell'organizzazione.

In caso di guasto del registratore di cassa, se è impossibile eliminare il malfunzionamento da parte del cassiere, l'amministrazione chiama uno specialista del centro servizi tecnici del registratore di cassa. Inoltre, gli specialisti del centro di assistenza tecnica effettuano ispezioni tecniche programmate, durante le quali viene controllato lo stato dei meccanismi delle parti elettroniche e software del registratore di cassa e vengono eliminati i difetti minori.

Nelle organizzazioni, per riflettere questi fatti, usano Giornale delle chiamate per specialisti tecnici e registrazione del lavoro svolto (modulo n. KM-8). Il diario è tenuto dal capo dell'organizzazione o dal suo vice, ma è gestito da uno specialista del centro tecnico, che prende nota del lavoro svolto, in particolare, sulla sigillatura e sul contenuto dell'impronta del francobollo. Se è necessario riparare un registratore di cassa presso un centro di assistenza tecnica, la direzione dell'organizzazione ne viene informata e nel giornale viene inserita anche una registrazione corrispondente, che è confermata dalle firme di uno specialista del centro di assistenza tecnica e il responsabile dell'organizzazione per quanto riguarda l'accettazione dei lavori di riparazione del registratore di cassa.

Colonna 1: Data (modifica)

Viene fissata la data per il ritiro di Z: il rapporto che viene inserito nel giornale. Se per questa data sono stati eseguiti più rapporti Z, è necessario inserirli tutti in una riga separata, ma avranno tutti la stessa data. La parola “turno” in questa colonna significa che se in una data hai lavorato su due turni e due cassieri diversi, puoi (non necessariamente) mettere tra parentesi il numero del turno, ad esempio: 02/01/2013 (1).

Colonna 2: Numero del dipartimento (sezione).

In questa colonna sono riportati i numeri dei dipartimenti a cui sono stati versati gli importi relativi a questo spostamento. Non è necessario compilare questa colonna se stai concentrando tutto su un dipartimento, ad esempio il primo. Anche suddividendo gli importi in più reparti, è possibile che questa colonna non venga compilata, soprattutto perché nei resoconti Z di molti registratori di cassa non è prevista la divisione per reparto.

Colonna 3: cognome, nome, patronimico del cassiere.

Il nome completo è scritto qui. cassiere. Se il cassiere, l'amministratore, il contabile, il direttore generale sono una sola persona, è necessario inserire i loro nomi in questa colonna.

Colonna 4: Numero di serie dello sportello di controllo (report di memoria fiscale) alla fine della giornata lavorativa (turno).

Qui è scritto il numero di serie Z del verbale, ricavabile dal verbale stesso (vedi).

Colonna 5: Numero di serie del contatore di controllo (report di memoria fiscale), che registra il numero di trasferimenti delle letture del contatore di denaro sommatore.

Colonna 10: importo delle entrate per giorno lavorativo (turno).

Ciò include l'importo delle entrate giornaliere. Ciò include tutti i proventi in contanti (colonna 11), non in contanti (colonna 12), rendimenti (colonna 15). Questi dati possono anche essere presi da Z-report.

Casella 11: consegnata in contanti.

Le entrate in contanti sono incluse qui; non includono resi e pagamenti non in contanti.

Colonna 12: Pagato in base ai documenti, quantità

Questa colonna contiene il numero di pagamenti non in contanti (pagamenti con carte bancarie, traveller's cheque, assegni bancari, ecc.). Cioè se sei stato pagato tramite bonifico 5 volte durante la giornata, inserisci nella colonna il numero “5”. Se non è possibile calcolare questo importo, poiché molti registratori di cassa non dispongono di contatori per i pagamenti senza contanti, non è necessario inserire nulla.

Colonna 13: Pagato secondo i documenti, importo.

Qui viene inserito l'importo totale dei pagamenti non in contanti, che viene evidenziato anche nel report Z (non su tutti i registratori di cassa).

Alcuni registratori di cassa non dispongono di una funzione di pagamento senza contanti, quindi spesso un determinato dipartimento (sezione) viene assegnato alle transazioni non in contanti e lì viene elaborato il pagamento non in contanti. Se invii tutti i fondi non in contanti a uno dei dipartimenti, inserisci esattamente nella colonna 13 l'importo delle vendite per questo dipartimento.

Vedi esempio di riempimento.

Colonna 14: Totale consegnato.

L'importo dei pagamenti non in contanti e in contanti meno i rimborsi è scritto qui.

Colonna 15: Importo del rimborso.

L'importo totale dei resi per il turno è scritto qui. Questa riga è presa dal rapporto Z. Se hai effettuato un rimborso dal registratore di cassa (in caso di restituzione da parte dei clienti o di un assegno forato in modo errato), non dimenticare di compilare l'atto KM-3 e inserire l'importo da questo modulo nella colonna 15.

Colonna 16: firma del cassiere.

Dopo aver compilato il giornale di cassa, il cassiere lo completa, lo consegna all'amministratore insieme al denaro e firma in questa colonna.

Molto spesso, il cassiere, l'amministratore e il manager sono una persona, quindi una firma viene inserita nelle colonne 16, 17,18.

Casella 17: firma dell'amministratore.

Dopo aver accettato contanti dal cassiere, l'amministratore controlla l'accuratezza dei calcoli e firma in questa colonna.

Casella 18: firma del gestore.

Una volta completato il turno, il manager firma qui.

Dopo aver compilato il giornale del cassiere-operatore, non dimenticare di inserire i dati nel libro cassa.

Esempi di alcuni rapporti Z e informazioni su di essi per la compilazione del modulo KM-4.

Mercurio 180K	Alfa 400K	Mercurio 130K

È necessario compilare il registro del cassiere-operatore se non è stato timbrato nulla alla cassa?

Se il registratore di cassa non ha visualizzato alcun importo durante la giornata corrente, non è necessario effettuare un report, soprattutto perché molti registratori di cassa non consentono di effettuare un report Z. In una parola, se non lavori su un registratore di cassa, non è necessario compilare il registro del cassiere-operatore.

Ma se vuoi ancora scrivere qualcosa nel diario del cassiere-operatore, rimuovi l'assegno zero e fai un rapporto Z serale, quindi inseriscilo nel diario del cassiere-operatore.

Quando è necessario compilare il registro cassiere-operatore?

Il giornale del cassiere-operatore viene compilato immediatamente dopo la creazione del rapporto Z. Questo può avvenire una volta al giorno, ad esempio la sera, alla fine della giornata lavorativa. O forse il tuo negozio è aperto 24 ore su 24 e il turno termina la mattina, quindi il rapporto viene redatto al mattino.

È possibile effettuare più report al giorno?

Se hai due o tre turni al giorno, allora tiri rispettivamente due o tre rapporti al giorno, ma la cosa più importante è che ciascuno dei rapporti Z venga inserito in una riga separata nel giornale del cassiere-operatore. Ciò si traduce in diversi record con la stessa data, ma con numeri di turno diversi.

Se il cassiere ha dimenticato di ritirare Z, segnala.

Se il referto non è stato redatto la sera, non importa; può essere redatto la mattina del giorno successivo o anche il giorno dopo. In questo caso, nel giornale di cassa, l'operatore deve inserire la data ricavata dal rapporto Z e spendere il denaro nella data in cui è stato ritirato. Oppure, se il denaro è già stato registrato nel libretto di cassa, puoi inserire la data richiesta nel diario del cassiere e chiedere al cassiere di scrivere una nota esplicativa in forma gratuita indirizzata al direttore: questo costringerà il cassiere ad essere più attento la prossima volta.

Se il cassiere ha rimosso accidentalmente diversi rapporti extra durante la giornata.

Se per sbaglio vengono ritirati alla cassa più resoconti Z serali della giornata, ciascuno di essi dovrà essere registrato separatamente nel registro cassiere-operatore; verranno emessi più resoconti con numeri diversi ma per la stessa data. In genere si tratta di report con importo pari a zero. Puoi anche chiedere al cassiere di scrivere una spiegazione a scopo didattico.

È possibile recuperare uno Z-report perduto?

Z - il report può essere ripristinato in due modi:

Creare un report sulla memoria fiscale. Per fare questo serve la password dell’ispettore delle imposte; se non la conosci è meglio chiamare un meccanico registratore di cassa che ti aiuterà a ottenere il verbale. Non tentare di rimuovere tu stesso il rapporto fiscale, poiché il tuo registratore di cassa potrebbe essere bloccato se inserisci la password dell'ispettore fiscale in modo errato. Il resoconto fiscale ti darà informazioni solo sull'importo totale della giornata, cioè non conterrà informazioni su ciascun acquisto della giornata.
Fare un rapporto su ECLZ. L'EKLZ memorizza tutte le informazioni su tutte le ricevute di cassa timbrate sul registratore di cassa. Cioè dal blocco ECLZ puoi estrarre informazioni dettagliate per qualsiasi giorno lavorativo. Ricorda che il blocco EKLZ cambia una volta all'anno, quindi le informazioni possono essere ottenute solo dal blocco corrente.

Correzioni nel giornale di cassa.

Ogni errore presente nel giornale del cassiere-operatore deve essere certificato dalla firma del responsabile della tenuta del giornale. Cioè, accanto ad ogni correzione devi scrivere: "credi a quello corretto" e firmare.

Il giornale di cassa e il libretto di cassa sono la stessa cosa?

NO. Un libretto di cassa è un altro documento che anche i singoli imprenditori e le organizzazioni sono tenuti ad avere per mantenere i registri contabili.

Multa per l'assenza del diario di cassa.

Gli ispettori fiscali tentano di tanto in tanto di multare gli imprenditori per l'assenza o la mancata compilazione del registro degli operatori di cassa, attirando , e la multa ai sensi di questo articolo è piuttosto elevata: da 40.000 a 50.000 rubli. Ci sono stati quindi diversi procedimenti giudiziari (uno di questi: n. A56-9691/2005 del 28 luglio 2005), che gli imprenditori hanno vinto ogni volta. Ma quanti imprenditori non hanno intentato causa contro le azioni illegali dei funzionari fiscali rimane un mistero. Pertanto, decidi tu stesso se devi tenere un diario o meno.

E sembra assolutamente brutto che gli ispettori fiscali cerchino di far rientrare l’assenza del registro del cassiere ai sensi dell’art. 14.5 Codice degli illeciti amministrativi. Nella mia pratica, si è verificato un caso del genere nella regione di Leningrado. L'imprenditore ha scelto di non rivolgersi al fisco e ha pagato una multa di 4.000 rubli. Per le organizzazioni sarebbero 40.000 rubli.

Come registrare il giornale di cassa.

Il giornale di cassa è legato ad uno specifico registratore di cassa. Pertanto, il giornale viene registrato insieme alla registrazione del registratore di cassa. Quando la rivista finisce, bisogna comprarne una nuova, cucirla e numerarla, poi andare all'ufficio delle imposte e farla certificare. La certificazione dei giornali KM 4 viene effettuata dai dipartimenti di controllo operativo dell'Ispettorato fiscale interdistrettuale competente in cui è stato registrato il registratore di cassa. Il vecchio log compilato dovrà essere conservato negli archivi dell’organizzazione per 5 anni. Anche se con l’introduzione dell’EKLZ la loro memorizzazione è diventata priva di significato, ora tutte le informazioni vengono archiviate su supporti elettronici.

Esempi di giornale di cassa certificato.

Dove registrare il giornale del cassiere-operatore.

All'ufficio delle imposte - nel dipartimento di controllo operativo del Servizio fiscale federale (dipartimento di registrazione del registratore di cassa), in cui è stato registrato il registratore di cassa. Per i singoli imprenditori - nel luogo di registrazione e per le organizzazioni (LLC, OJSC, CJSC, ecc.) nel luogo di registrazione dell'impresa o divisione separata.

Documenti necessari per la registrazione di un nuovo giornale cassiere-operatore.

Diversi uffici fiscali possono avere regole diverse per quanto riguarda i documenti presentati. La legge inoltre non specifica i documenti necessari per la registrazione di un giornale sostitutivo. In ogni caso specifico, è meglio chiamare l'ufficio delle imposte e chiedere cosa vogliono. Ecco diversi tipi di documenti richiesti dalle autorità fiscali di San Pietroburgo:

passaporto (modulo) alla cassa.
vecchio diario del cassiere-operatore.
Naturalmente, un nuovo diario del cassiere-operatore, cucito e numerato
scheda di registrazione per il registratore di cassa
passaporto della persona che presenta i documenti e procura, se non è il capo dell'impresa.

Prima annotazione nel diario.

Durante la registrazione iniziale del giornale del cassiere-operatore insieme al registratore di cassa, l'ispettore fiscale effettua la prima registrazione nel giornale, sulla Z rimossa - un rapporto e perfora 1 rublo e 11 centesimi, sebbene alcune autorità fiscali non lo facciano , ma è sufficiente certificare la rivista con firma e timbro.

Un esempio della prima voce lasciata dall'ispettore fiscale durante la registrazione del giornale KM-4.

La persona responsabile della tenuta del giornale del cassiere-operatore.

Nominato per ordine del direttore se il direttore non vuole essere responsabile del suo mantenimento. Di solito si tratta di un cassiere, amministratore o capo contabile. Sarebbe una buona idea per un manager creare una descrizione del lavoro per un cassiere-operatore. In pratica nessuno compila questa colonna e gli ispettori fiscali non la criticano: se la colonna non viene compilata, la responsabilità del suo mantenimento ricade automaticamente sul capo dell'azienda o sul singolo imprenditore.

Tipologie di giornali cassiere-operatore.

Ne ho incontrati due tipi. Esempi di registri cassiere-operatore:

Rivista verticale. Pro: più righe sulla pagina - sufficienti per un numero maggiore di record - meno spesso dovrai cambiarle all'ufficio delle imposte. Svantaggi: le colonne sono troppo strette e grandi quantità non si adattano.
Rivista orizzontale. Pro: facile da riempire: linee larghe che possono contenere grandi quantità. Contro: sufficiente per meno record - dovrà essere cambiato frequentemente.

Quanto dura il diario di cassa?

In una rivista orizzontale cassiere-operatore - circa 50 fogli e 20 righe per foglio. 20 moltiplicato per 50 fa 1000, cioè la rivista durerà circa mille giorni o turni

In una rivista verticale da 29 a 40 righe e 50 pagine, cioè sufficienti per circa 2000 giorni (turni).

Noterai che le colonne 6 e 9 sono troppo strette (specialmente in un diario verticale) per scrivervi grandi quantità di risparmi, e colonne come 5 e 15 sono troppo larghe per il loro significato. I funzionari russi avrebbero potuto inventare qualcosa di più intelligente?

Come registrare un reso nel giornale di cassa.

I rimborsi alla cassa vengono emessi nella colonna 15. Se ci sono stati più resi per il giorno corrente, vengono tutti sommati e compilati con un unico importo. Al momento della restituzione, non è necessario timbrare le ricevute di rimborso alla cassa (anche se puoi farlo per bellezza), ma devi compilare il modulo KM-3.

Un esempio di compilazione di una dichiarazione in KM-4 (restituzioni per un totale di 1000, non importa Quanti ci sono stati dei ritorni):

Tieni presente che le colonne 11 (depositato in contanti) e 14 (depositato in totale) sono meno dell'importo dei rimborsi.

Registrazione delle vendite con carta bancaria/non in contanti/credito

Se effettui vendite utilizzando carte bancarie tramite terminali bancari o accetti denaro tramite un libretto degli assegni o qualsiasi altro pagamento non in contanti, anche questo denaro deve essere inserito nel registratore di cassa. Nel report Z serale avrai una riga separata che mostra il numero di vendite tramite bonifico bancario e l'importo totale della giornata tramite bonifico bancario. Questi due parametri devono essere annotati nelle colonne 12 e 13 del giornale di cassa.

Le colonne 12 e 13 sono responsabili dello sfondamento dei fondi Non in contanti, ovvero con qualsiasi altro mezzo:

tramite carta bancaria— l'immissione dei fondi ricevuti tramite il terminale bancario deve avvenire due volte:
1 - sul terminale della banca stessa
2 - sul registratore di cassa
assegni di viaggio
vendite a credito, ecc.

Non è necessario inserire nel giornale i fondi ricevuti su un conto bancario non in contanti.

Nella colonna 12— è scritto il numero degli assegni tramite bonifico bancario.
Nella colonna 13— importo totale degli assegni tramite bonifico bancario.
Nella colonna 11— l'importo depositato in contanti deve essere inferiore all'importo della colonna 14 dell'importo della colonna 13, ovvero:

colonna 14 - colonna 13 = colonna 11

Un esempio di compilazione di un pagamento non in contanti nel giornale: (durante il turno sono state effettuate 3 vendite senza contanti per un importo totale di 1000 rubli).

Come cucire e numerare il diario di cassa.

I fogli possono essere numerati solo a mano, anche se alcune autorità fiscali non prestano attenzione a questo. Non è necessario numerare ogni pagina; è sufficiente numerare solo i fogli. Non è nemmeno necessario numerare la copertina. La numerazione inizia dalla prima pagina interna.

In generale, non esiste uno standard per la numerazione e il firmware. È vero che alcuni ispettori fiscali insistono affinché le pagine siano numerate a mano.

La rivista viene cucita praticando due fori nella parte inferiore, infilandovi un filo spesso e incollando un piccolo pezzo di carta sull'ultima pagina. Su un foglio di carta devi scrivere a mano: “50 fogli numerati e cuciti”, apporre la firma del direttore e il sigillo dell'organizzazione. Approssimativamente come nelle immagini:

Anche KM-4 è cucito in modi diversi, a volte su tutte le pagine, a volte partendo dalla doppia pagina.

Non esiste una normativa sul giornale del cassiere-operatore.

Compilazione del frontespizio

Un esempio di compilazione del frontespizio (copertina). Non è necessario compilare tutti i campi, solo quelli più importanti:

Come organizzare la sostituzione e la riparazione di EKLZ

Se l'ECLZ sul registratore di cassa veniva sostituito, l'importo di 1 rublo veniva punzonato nel centro servizi centrale. 11 centesimi e la Z in più è stata rimossa: il rapporto lasciato all'ufficio delle imposte. Tale verbale dovrà essere compilato anche nel giornale del cassiere-operatore. Lo stesso deve essere fatto durante la riparazione dei registratori di cassa, se il dipartimento di assistenza ha ricevuto rapporti Z.

Dove acquistare la rivista del cassiere-operatore.

Il modulo KM-4 può essere acquistato presso qualsiasi cartoleria più o meno che si rispetti. Devi solo cucirlo e numerarlo tu stesso. Se acquisti un registratore di cassa presso il nostro centro servizi, il registratore di cassa è incluso nel costo del set di documenti al momento della registrazione del registratore di cassa.

Cosa fare se si perde il Giornale Cassiere-Operatore KM-4? Se perdi il "Giornale cassiere-operatore" KM-4, devi chiamare uno specialista del tuo Centro di manutenzione del registratore di cassa, lui farà un rapporto fiscale (o un rapporto dall'unità EKLZ, se disponi di un registratore di cassa moderno con la lettera “K”) dal registratore di cassa per l'intero periodo dal momento in cui è stato mantenuto il giornale smarrito. Anche se è meglio verificare il periodo con il proprio ispettore fiscale, poiché il processo di ripristino del "Giornale cassiere-operatore" KM-4 non è regolamentato da nessuna parte e potrebbe essere diverso per ciascun Ispettorato del servizio fiscale federale. Successivamente, dovrai scrivere una dichiarazione in qualsiasi forma al tuo Servizio fiscale federale regionale sulla perdita del giornale dell'operatore di cassa, prendere una procura timbrata per redigere il "Giornale dell'operatore di cassa" KM-4 (per un'organizzazione), acquistare un nuovo giornale e con il rapporto fiscale rimosso (o con un rapporto dell'unità EKLZ) contattare il servizio fiscale (il giorno in cui viene redatto il rapporto fiscale). Lì, sulla base dei documenti forniti, emetteranno un nuovo "Giornale cassiere-operatore" KM-4.

Il registratore di cassa in qualsiasi impresa commerciale è il punto più importante, una sorta di "punto di controllo" in cui deve essere effettuato un controllo approfondito delle banconote. Questo responsabile...