Как сделать запрос в архив рф. Как сделать правильный запрос в архив о предках

Если Вы хотите узнать, как сделать запрос в архив о родственниках или предках, то эта публикация, определенно, для Вас. Запросы населения делятся на три типа: социально-правовые (справки по трудовому стажу и т.д.), тематические (информация биографического характера о человеке) и генеалогические. Для первых двух видов предусмотрены отдельные материалы, а здесь мы подробно рассмотрим вопрос о том, как сделать запрос в архив о предках. Ссылка на бесплатное скачивание образцов нескольких форм находится в конце статьи, но перед отправкой рекомендуем ознакомиться с разъяснениями, чтобы повысить вероятность положительного ответа со сведениями о предках от государственного учреждения. Для тех читателей, кто хочет сэкономить время и нервы, предлагаем заказать генеалогический запрос в архив о родственниках в нашем бюро фамильных исследований. В рамках этой услуги, мы за символическую плату составим грамотный текст и сообщим точные координаты архивов, куда необходимо направить заявление. Далее читайте интересные нюансы взаимоотношений с сотрудниками читальных залов и отделов хранения документов, так как, в большинстве случаев, именно они работают с запросами о родственниках, которые приходят от граждан.

Перед тем, как сделать запрос в архив о предках, обратите внимание на немаловажный психологический фактор при общении с представителями региональных организаций, куда должны передаваться документы возрастом более ста лет из органов ЗАГС. Основатели сайта сайт проводили поиск родственников более чем в пятидесяти регионах страны и, учитывая эту статистику, выявлено, что большинство персонала государственных архивов является образованными и интеллигентными людьми. По словам сотрудников, не в их интересах затягивать процесс обработки архивных запросов, так как, чем скорее они помогут заявителю, тем быстрее приступят к непосредственным обязанностям. Стоит учесть и тот факт, что доходы от решения задач по запросам о родственниках (а это платная услуга) идут в казну, а не какому-либо конкретному исполнителю. Ввиду того, что ответы на запросы в архив о предках не относятся к основной деятельности работников, Ваша заявка может быть отклонена без объяснения причин отказа или с предоставлением формальной отписки. На некоторых интернет-ресурсах федеральных учреждений так и написано: "архив не обрабатывает запросы генеалогического характера о родственниках из-за сильной занятости специалистов".

С органами ЗАГС (записи актов гражданского состояния) дела обстоят иначе. Ответить на запрос в архив о родственниках они обязаны. Заявки кардинально различаются, кого-то интересует брак или его расторжение между старшими членами семьи, другие ищут свидетельство о рождении или смерти родственника. Законодательство периодически меняется, из-за чего точную процедуру исполнения запросов в архив о предках следует узнавать на момент обращения. В учреждении могут потребовать доказательство родства с личностью или свидетельство о ее смерти. Например, в ходе одного из исследований рода, сотрудник отдела хранения документов в органе ЗАГС уточнил, что допускается запрашивать сведения только об умерших, причем делать это без дополнительных разрешений могут лишь дети. Предполагается, что люди будут восстанавливать свидетельства лично либо через полномочных представителей. То есть, внук, при живых родителях, не получит положительный результат на запрос в архив о родственниках третьего поколения (дедушках или бабушках). Если отец или мать не могут заниматься поиском данных, то они должны оформить у нотариуса доверенность на имя исполнителя, которым может быть кто угодно. Однако, как уже сказано, актуальный алгоритм действий становится известен в конкретной ситуации в период ее возникновения и зависит от степени родства гражданина, посылающего запрос в архив о предках , с искомой персоной. В строгих правилах присутствует логика. Мало кто из читателей обрадуется тому факту, что некто чужой беспрепятственно "копается" в биографии и отношениях их родственников либо проводит изучение истории семьи , стараясь найти компромат в корыстных целях.

Как сделать запрос в архив о родственниках семьи

После разъяснения базовой концепции подхода к общению с архивистами перейдем к сути темы публикации на генеалогическом сайте Livemem. Как сделать запрос в архив о родственниках так, чтобы его не проигнорировали и исполнили в кратчайшие сроки? Сначала определите, в какой городской архив или орган ЗАГС необходимо обратиться со своим заявлением о поиске предка. Выбор учреждения для отправки запроса о родственниках зависит от вида задачи (восстановление свидетельств или получение сведений) и даты события (рождение, бракосочетание или смерть). По нормативам, если с момента создания документа не прошло сто лет, то он должен храниться у территориальных органов ЗАГС. Но из практики деятельности нашего бюро фамильных исследований известно, что более "молодые" записи актов гражданского состояния встречаются и в хранилищах региональных архивов. То есть, когда интересуют семейные документы советского происхождения, то направлять запрос о родственниках следует отделу ЗАГС по месту события, а если они уже переданы в фонды федеральных архивов, то Вам об этом сообщат в ответном письме. Государственными службами ведется разработка централизованной электронной базы данных с соответствующей информацией о гражданах, поэтому, не исключено, что скоро появится возможность посылать запросы о предках в местные организации.

Рассматривая случай с запросом поиска фактов о родственниках из метрических тетрадей церкви (предшественники книг с актами гражданского состояния, которые являлись официальным документом ~ до 1917 года), стоит обратить внимание на то, что поступать необходимо наоборот. Первоначально, запрашивайте сведения о предках у федеральных архивов в зависимости от региона, где произошло событие, а если записи не были переданы им на хранение, то заявителя перенаправят к органам ЗАГС. Отметим запутанную неразбериху с районами, где в рамках административно-территориального деления иногда менялись границы. Встречаются неоднозначные ситуации, когда деревня (село, город) и приход ее церкви, например, в 1850 году относилась к одной губернии, а в 1851 - уже к другой. Значит, и церковные метрические книги с семейной историей предков по данному населенному пункту могут находиться у двух региональных архивов. Есть вероятность, что гражданину об этом не сообщат, а на запрос ответят классической отпиской "не обнаружено". При сомнениях на тему тщательности обработки запроса в архив о родственниках - продублируйте письмо в учреждения соседних городов, куда могли быть отправлены книги с записями обрядов предков по спорным территориям.

Теперь объясним непосредственно саму процедуру оформления архивной заявки на поиск сведений о предках с написанием правильного текстового сопровождения. Рассмотрим ситуацию на примере генеалогического запроса в государственный архив, так как в случае с органами ЗАГС - действия достаточно схожи, а подготовленные нами формы по ссылке для бесплатного скачивания в конце публикации не нуждаются в дополнительном разъяснении. Запрос в архив о родственниках можно условно разделить на три блока (как в образце на первой фотографии): куда отправляется обращение, его суть и кем направлено. Сразу скажем, что все части обязательны к заполнению, если хотя бы одна будет пропущена, то с вероятностью 99% Ваше заявление будет отклонено. Перед тем, как сделать запрос в архив о предках , зайдите на сайт учреждения или уточните по телефону, занимаются ли сотрудники их исполнением в принципе. И если работа с обращениями граждан на тему поиска данных о родственниках ведется, узнайте, каким способом архиву будет удобнее принять заявление - по электронной почте или традиционным письмом. Когда запросы обрабатываются только на физическом носителе (в письменном виде), не лишним будет укомплектовать посылку вторым конвертом. Увы, по рассказам архивистов, иногда именно из-за отсутствия собственных средств пересылки, запросы о родственниках могут быть проигнорированы (чем меньше архив, тем скромнее бюджет на общение о предках семьи).

Что касается содержания документа, то необходимо знать следующие нюансы. Архив, куда посылается запрос о предках семьи, и отправитель располагаются в визуально едином пространстве - в левом верхнем углу. При этом, заявка должна направляться на имя директора. Точное наименование и актуального руководителя Вы найдете на сайте учреждения. Выглядит эта часть запроса сведений о родственниках примерно так: "Директору государственного архива такого-то субъекта Российской Федерации (области, республики, края и т.д.), его фамилия, имя, отчество (с новой строки)". Далее укажите в бланке Ф.И.О. заявителя, его адрес фактического проживания (где Вы сможете получать корреспонденцию), а также контактные данные (номер телефона или электронную почту, а лучше оба варианта). Анонимные запросы в архив о родственниках семьи и обращения без указания средств обратной связи по понятным причинам к исполнению сотрудниками не принимаются.

Как составить текст заявления, чтобы повысить шансы на положительный результат? Считаем нужным опровергнуть распространенный миф, который гласит: "чем подробнее изложить суть запроса в архив о предках, тем выше вероятность получить ответ со сведениями родственников". Такой подход актуален при взаимодействии с частными генеалогами или профильными организациями наподобие нашего бюро фамильных исследований "Хранители семейных тайн". Но с государственными учреждениями все должно происходить абсолютно наоборот. Чем четче и лаконичнее сформулирована задача, тем больше шансов добиться от архива решения поставленного вопроса и рассмотрения запроса о родственниках в небольшие сроки. Не стоит писать сочинение об уважении к предкам, укажите лишь точные факты: место с датой рождения, населенный пункт, имя родственника, степень родства, а также тип записи. Можно написать примерные данные, но это увеличит стоимость и время исполнения генеалогического запроса в архив о предках, а в некоторых случаях сделает поиск информации о родственниках невозможным. В конце архивного запроса отметьте, что интерес связан с восстановлением родословной, и Вы обязуетесь оплатить работу. Постарайтесь уместить суть в 3-4 строки.

Грамотное обращение в архив с запросом о восстановлении истории предков выглядит примерно так: "Прошу найти в метрической книге запись о рождении (или смерти) моего прадедушки такого-то (его фамилия, имя, отчество) за X год в деревне (селе, городе) N. При отсутствии метрик, буду признателен, если сообщите о сохранности ревизских сказок, исповедных ведомостей и других генеалогических источников за указанный период. При успешном поиске родственника, хотелось бы оформить архивную справку (сделать выписку, ксерокопирование или фотографию страницы). Готов оплатить услуги." Когда интересует обряд бракосочетания предков, то просто замените фразу о рождении на соответствующий текст о браке. Сотрудниками архивов не приветствуются расплывчатые формулировки и масштабные запросы о родственниках в виде "проведите генеалогическое исследование рода" либо "хочу узнать родословную своей фамилии". Решение таких задач довольно затруднено, и архив вряд ли за них возьмется, так как генеалогия семьи - не профильное направление его деятельности. В неформальных беседах архивисты отмечают, что вежливое и культурное общение дополнительно мотивирует на качественное выполнение работы, что, в принципе, вполне закономерно. На отдельных сайтах учреждений в разделе с правилами обработки заявлений пишут: "не рассматриваются запросы в архив о родственниках, содержащие нецензурные выражения". Страшно представить, с каким населением приходится иметь дело. Не теряйте лицо, не порочьте память о предках и ведите себя достойно!

Внизу бланка поставьте дату и распишитесь. То есть, Вам необходимо распечатать документ, подписать и отсканировать его (если речь о пересылке по электронной почте). Обращаем внимание читателей на то, что нет никакого смысла дублировать отправку запроса в архив о родственниках, так как новое обращение встанет в конец очереди и создаст лишнюю нагрузку на сотрудников. Лучше, направьте в учреждение вопрос: "прошу уточнить стадию исполнения моего запроса от даты Y, заявитель такой-то". По поводу сроков выделим тот факт, что выполнение работы архивом может занять как считанные дни, так и несколько месяцев. В интернете известны подтвержденные случаи, когда ответа приходилось ждать и 10 месяцев. Однако, справедливости ради отметим, что на архивные запросы о предках, подготовленные специалистами сайт, результат, обычно, приходит в течение 1-2 недель, что еще раз подтверждает важность правильного оформления и четкой постановки задачи. Учитывая все наши советы при подготовке заявления, Вы сможете сделать корректный запрос в архив о родственниках и получить сведения о членах семьи. Кстати, рекомендуем заказать в нашем генеалогическом бюро подробный план проведения исследования , который ощутимо облегчит реализацию поиска предков, а также повысит эффективность затраченного времени и вложенных средств на восстановление родословной.

скачать типовые запросы о предках в архивы и органы ЗАГС (185 Kb; формат: docx).

Если у Вас есть дополнения - сообщите об этом в комментарии, сделаем полезный ресурс вместе!

Все права защищены, копирование текста допустимо только с размещением ссылки на сайт

Здравствуйте, дорогие читатели! В прошлом месяце я опубликовала целый цикл статей, посвящённых истории становления архивной системы России. Хватит теории! Сегодня мы немного попрактикуемся. Допустим, вы задались целью получить какую-либо информацию о ваших предках или событиях прошлого. Но где ее взять? Ведь современников событий столетней и большей давности не найти. Даже о жизни современников не всегда можно узнать из личной беседы.

Причины могут быть разными. Но выход есть - можно обратиться с запросом в архив . К сожалению, не всегда архивные работники на них отвечают. Одно из оснований- неверно составленный запрос. Давайте разберемся, как это сделать правильно.

Определяемся с видом запроса

• Хотите познакомиться с биографией предка, получить историческую справку и т.п. - вам нужнее тематический запрос.
• Интересуетесь историей сразу целой семьи или рода, хотите узнать родственник вам человек или нет - создаем генеалогический запрос.
• Если нужен материал по обеспечению законных интересов или прав кого-либо - социально-правовой запрос (служебные; от физического или юридического лица; консульские — от иностранцев в русские архивы, от россиян — в зарубежные).

Составляем запрос

1. Пишем на имя директора архива.
2. Указываем сведенья о себе или организации, от имени которой запрос создается.
3. Указываем обратный адрес и контактный телефон. Иначе куда вам будут отвечать?
4. В свободной форме четко и лаконично сформулируем вопрос. Чем более конкретно вы определите суть задачи, тем больше шансов будет получить именно ту информацию, на которую вы рассчитываете. Да и ответ получите скорее.
5. Для того чтобы ускорить работу сотрудников архива и получить нужные сведенья, указываем как можно более точное время и место. На какой территории проживали люди или происходили события, которые вас интересуют? В какое время это было?

Теперь нужно определиться с тем, куда ваш запрос направить.

• Если нужно узнать дату рождения, смерти или заключения брака – обращаемся в ЗАГС района . Но только при условии, что не прошло более 75 лет.
• Если нужно установить точную дату, с момента которой прошло больше, чем 75 лет - запрос отправляем в государственный областной архив .
• Если хотите узнать о работе родственника, достижениях, наградах, заслугах, обращайтесь в архив организации , где он состоял. Если ваш родственник был военным, обращайтесь в Российский государственный военный архив, если моряком - в Центральный военно-морской архив.

Почему нет ответа

Если не ответили в течение 3 месяцев, возможно, вы использовали слишком размытые формулировки, и работники архива просто никак не могут закончить работу, передавая ваш запрос из отдела в отдел. Или он просто потерялся. В любом случае можно направить запрос повторно.

Особенности сотрудничество с архивами

Сделать запрос в архив будет полезно не только тогда, когда вы ищите родственников. Это пригодится, если вы пишете диплом, докторскую диссертацию или любую другую научную работу . Чтобы получить доступ к историческим документам, в вашем научном учреждении нужно предоставить в архив «Отношение», где будет отмечена организация, которая направила вас в архив, и тема запроса.

Обращаетесь по личной инициативе - спросят только паспорт . Бланк заявления, которое нужно заполнить, получите на месте.

Некоторые услуги можно получить только за плату , например, сканирование, ксерокопия, распечатка. За срочность подготовки документов тоже иногда приходится доплачивать.

Собирая информацию о событиях и людях прошлого, мы иногда сталкиваемся с трудностями. Но чем сложнее путь нами пройден, тем большее удовлетворение мы получим от результата.

Если Вам понравилась статья, поделитесь информацией с друзьями:

9 комментариев в “Как составить запрос в архив? ”

1. Инга

   Несмотря на то, что я уже неоднократно отправляла запросы в архиве было интересно почитать. Кстати, в С-Петербурге мне приходили ответы на запросы через 6-8 месяцев после отправки. Так что ответов можно ждать очень долго.

   Лена, а у вас есть опыт отправления запросов в другие страны, которые раньше были нашими республиками? Прибалтика, Белорусь, Украина, Молдавия и т.д.? Ведь наш народ так колесил по стране, что очень часто надо обращаться в бывшие братские республики. Я отправляла запрос в Беларусь — никто не ответил...=((

2. admin автор поста

   Здравствуйте, Инга! Вы правы, иногда ответы на запросы можно ждать и больше 6 месяцев. Лучше отправлять заказным письмом, так хоть будете уверенны, что запрос архивом получен. Нашей почтой у меня письмо только туда как-то 3 мес шло. Опыта запросов в другие страны пока не было, сейчас готовлю запрос в Государственный архив Черниговской области Украины (как оказалось мои предки переселились на Дальний Восток с Черниговской губернии в конце 19 века), обязательно расскажу на блоге, что из этого получится. Архивам также был посвящен последний номер нашего журнала.

3. Наталья Мельникова

   Спасибо за информацию! Как раз на днях задумалась о происхождении своей фамилии и своих предках! Ваш блог оказался очень кстати!

4. Юльчатка

   Ни разу ещё не обращалась в архивы, но желание возникает всё чаще, ведь слишком много «белых пятен» в истории нашей семьи. Спасибо за советы))

5. Виктория

   Лена, здравствуйте!

   Подскажите, как написать тот же генеалогический запрос — какова структура его написания, какие сведения необходимо там указать о себе и о родных, чтобы запрос не проигнорировали? Живу в Украине, а большинство корней — в России (Новгородская, Тверская области).

   Мысль о том, чтобы составить такой запрос, уже давно есть, а как это на практике осуществить (тем более другое государство — могут быть другие требования) — не знаю.

   Буду благодарна, если хотя бы подскажите, где эту информацию можно найти.

   С искренними пожеланиями всех благ Вам и Вашему роду!

6. Мария

   Здравствуйте! Можете ли вы мне помочь? Я просто не знаю к кому обратиться. Дело в том, что у меня был прадед по линии матери. По рассказам моего деда, которого уже нет в живых, его отец (мой прадед) был родом из Москвы, по крайней мере жил там до революции, его родители владели обувной фабрикой, а сам он служил в царской армии, имел награды, но вот где служил, кем, мы не знаем. После революции уехал в Сибирь, скрывался там, там же женился на простой женщине, работал простым сапожником, и там же скончался. Так вот, у меня вопрос, могу ли я что то узнать о нем через архив, но я почти ничего не знаю конкретно, ни его дату рождения, только приблизительно, ни точное место рождения, только Москва, не знаю ничего про его родителей, только имя его отца и то, что у них была обувная фабрика. Еще знаю год рождения родной сестры прадеда, а больше ничего и не знаю. Ну еще предположительно, что он участвовал в первой мировой, и служил тогда в Забайкальском крае, городе Верхнеудинске, сейчас переименован в Улан-Удэ, там похоже и остался, когда произошла революция. Так вот, скажите, пожалуйста, можно ли на основании этих данных, не зная точных дат, обратиться в архив? Будут ли они искать? или этого недостаточно? Хотелось бы узнать когда и где родился прадед, и если возможно, то и его родители. Узнать, где они жили, и хоть что то о них. И куда в таком случае мне лучше обратиться, в какой архив написать, я живу не в Москве. Потребуют ли они доказательство, что я являюсь родственницей, я могу предъявить только свидетельство о рождении моего деда, других документов нет. Извините если много написала. Спасибо.

7. Елена

   Здравствуйте, Инга. Вы не подскажите, если я не знаю, где родилась моя бабушка, только знаю где и когда умерла, куда я могу сделать запрос, чтобы узнать ее родителей, подняв метрическую запись, наверно. Про сестру дедушки и ее мужа знаю все, и что был ребенок, который сейчас живет в Таллине, но его имени и даты рождения не знаю, только фамилию Ренвальд, как найти? Что можно попробовать в моих безнадежных ситуациях?

Что делают люди, когда возникает необходимость восстановить утраченные сведения различного характера или просто узнать социально-значимую информацию (это могут быть данные о родственниках, получение копий утерянных документов, восстановление сведений о работе, награждениях, местонахождении людей или учреждений и прочая справочная информация)? Конечно, обращаются в архив. Правда, чтобы это сделать, важно знать, какой именно архив вам нужен, и как сделать запрос в архив. Именно об этом мы и поговорим в этой статье.

Немного об архивах
Начнем с того, что архив является государственным (реже - частным) учреждением, в котором в определенных условиях, гарантирующих максимальную безопасность, хранятся официальные документы. При этом архив занимается не только ответственным хранением, но и предоставляет имеющуюся информацию, как органам государственной власти, так и гражданам.

Архивное дело появилось в незапамятные времена. Об этом свидетельствуют исторические находки, подтверждающие, что у всех цивилизаций, достигших определенного уровня развития, были государственные архивы. До наших дней дошли документы из архивов Вавилона, Египта, Ассирийского царства, Древнего Рима (там был не только архив сената и консулов, но и архив жрецов, а также отдельные архивы известных семей), Византии, Древней Греции, а также из архивов средневековой Европы. Надо сказать, что уже много тысяч лет назад архивы подразделялись по территориальному признаку: на центральные архивы и хранилища и те, которые были в провинциях. В Европе же были сначала архивы сюзеренов и вассалов, а потом – городские и церковные архивы.

Современные архивы
В наши дни архивы фондируются по региональному и ведомственному принципу. Это значит, что хранящаяся в них документация, которую сдают организации, и информация относится к конкретной территории (области, городу, району) или ведомству, например, Министерству Обороны (у которого также есть центральный и региональные архивы).

Все архивы делятся на:

• федеральные, правительственные, государственные, текущие, исторические;
  
• муниципальные и городские;
  
• общественные, частные, общинные.
  

Сделать запрос в архив по поводу получения той или иной информации могут как частные лица, так и организации, а также органы власти (такие запросы, как правило, имеют служебный характер) и лица, проживающие за границей (такие запросы называются консульскими).

Кроме того, в архивы не всегда обращаются за сведениями, касающимися определенного физического лица, довольно часто запрашивают также исторические документы. Это делают те, кто нуждается в них по роду деятельности, например, сценаристы, писатели, ученые. Архивные документы часто используются при написании диссертаций или научных трудов. В случае, когда документы нужны для написания научной работы, кроме паспорта и заявления на их предоставление потребуется также документ из той организации, где учится или работает заявитель, подтверждающий его статус и тематику работы.

Куда именно нужно обращаться?
Часто, собираясь запросить какие-то документы или информацию из архива, люди не знают, куда именно им нужно обратиться. Тут все зависит от того, что конкретно вас интересует. Например, получить общегражданские сведения (дату, место рождения, смерти, заключения брака) можно в архиве районного ЗАГСа. Но тут нужно учитывать, что в районном архиве документы хранятся максимум семьдесят пять лет, так что если вас интересуют более ранние сведения, придется обратиться уже в областной архив ЗАГС, куда передаются все документы из районов. Если же речь идет о восстановлении записей в трудовой книжке, то нужно обращаться в ведомственные архивы, например, Российский Государственный военный архив (если речь идет о военнослужащих или гражданском персонале) или территориальные архивы в тех населенных пунктах или областях, где расположено предприятие, на котором работал человек. Для получения информации о моряках следует обращаться в Центральный военно-морской архив. Если же вы разыскиваете сведения о ком-то, но не знаете, с чего начать поиск информации, то лучше обратиться в районный или городской архив по месту предполагаемого пребывания или работы этого человека.

Можно также воспользоваться онлайн путеводителем по отечественным архивам - guides.rusarchives.ru. Там можно осуществлять поиск по 49 региональным архивам и 31 федеральному. Можно также зайти на официальный сайт Росархива.

Архивные запросы: классификация и сроки исполнения
Что касается архивных запросов, то все они делятся на:

• тематические – это запросы о сведениях, которые касаются определенного события, факта или темы; сделав такой запрос, можно установить сведения, уточняющие факты биографии конкретного человека;
  
• генеалогические – такие запросы подразумевают получение информации, которая позволит установить родство или уточнить историю отдельной семьи или рода;
  
• социально-правовые – такие запросы, как правило, связаны с получением информации, которая нужна для соблюдения законных прав и интересов лиц или организаций; к социально-правовым относятся служебные запросы от органов власти, консульские запросы, а также запросы от юридических и физических лиц (последние могут касаться состояния здоровья, размера заработной платы, трудового стажа, службы в армии, получения образования, применения репрессий, награждений, актов гражданского состояния и прочего).
  

Архивные запросы исполняются в соответствии с установленным порядком, который четко прописан в Федеральном законе №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации». Это значит, что с момента поступления и регистрации запроса до получения ответа может пройти тридцать дней. Этот срок может быть увеличен по решению руководства архива, но не более чем еще на тридцать дней. При этом сотрудники архива, куда поступил запрос, обязаны уведомить заявителя о продлении срока исполнения запроса.

Но бывают ситуации, когда люди, не разобравшись, подают запрос не по адресу. В этом случае он будет признан непрофильным и отправлен по принадлежности в другой архив в течение пяти дней с момента поступления. При этом работники архива должны уведомить заявителя о пересылке запроса и указать адрес другого архива.

Составляем запрос
Чтобы сделать запрос в архив, нужно составить заявление в свободной форме, так как жестких требований по этому поводу не существует (хотя некоторые учреждения предлагают заявителям свой бланк). Но есть ряд моментов, которые обязательно должны быть отражены в документе. Так, в «шапке» (она пишется в правом верхнем углу листа) указываем:

• кому направляется запрос (можно указать наименование организации и ФИО ее руководителя);
  
• ФИО и адрес заявителя;
  
• контактный телефон заявителя;
  
• исходящий номер, реквизиты учреждения, юридический адрес (эти данные указываются, если запрос подает юридическое лицо).
  

Далее следует наименование документа: «Заявление», но можно написать и так: «О получении архивной справки». После наименования следует указать:

• о чем запрос (тут важно четко, конкретно и понятно изложить суть вопроса, а также указать временные и территориальные рамки, которые очень важны, например, при поиске родственников);
  
• причину, по которой запрашивается информация;
  
• адрес, по которому следует выслать ответ на запрос (это может быть и электронная почта);
  
• дату составления запроса;
  
• подпись физического лица, ответственного исполнителя или директора учреждения (если запрос подает организация).
  

Как подать запрос?
Запрос в архив можно подать несколькими способами: лично (принести заявление и зарегистрировать его, предоставив свой паспорт), отправить по почте заказным письмом с уведомлением, через интернет (в последнем случае на адрес электронной почты придет уведомление из архива о поступлении запроса).

Что выдают архивы?
В ответ на запрос архив выдает либо архивную справку, в которой содержатся сведения, относящиеся к предмету запроса, либо архивную выписку с извлечением содержания архивного документа-оригинала, либо архивную копию запрашиваемого документа.

А если информации по запросу в архиве нет, то заявитель получит письмо, в котором будут изложены причины отсутствия документов и рекомендации по дальнейшим действиям.

Если вам нужно разыскать родственников, восстановить утерянное свидетельство о рождении или изучить исторические документы для написания диссертации, нужно просто сделать запрос в архив, грамотно составив заявление.

Здравствуйте, уважаемые читатели. Поскольку тема поиска своих предков стала в последние годы популярной, многие “загорелись” желанием создать свое родословное древо, написать семейную энциклопедию или книгу жизни своего рода. Сразу скажу, что ресурсов на которых можно найти рекомендации для этой работы много, стоит всего лишь задать поиск в яндексе или гугле, типа ” как составить свою родословную”, ” как создать родословную книгу”.

На нашем ресурсе тоже есть .

Но сейчас коротко о том, где брать материал для родословной книги. После опроса родственников, и “шуршания” по семейным архивам, пора отправляться в архив. И самое простое дело отправиться государственный архив того областного центра в котором вы проживаете. В архиве, с хорошо отработанным алгоритмом работы с семейными историками,с вами проведут собеседование. Не пугайтесь! Это для того, чтобы определить насколько вы подготовлены к работе в архиве.

Исследователь-поисковик из меня какой? Определим степень своей готовности к работе

Совершенно очевидно, что если вы идете в архив впервые, и у вас всего-то навсего жгучее желание найти информацию о предках,то для работы в архиве подготовлены вы слабо. Кстати, к фондам вас не допустят. Только в читальный зал. Но в руки попадут исторические документы. И работать с ними надо знать как.

Не чувствуете в себе силы самостоятельно работать с архивными делами?

Сделайте генеалогический запрос, и служащие архива сами найдут нужную информацию.

Какой запрос делать?

Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос - запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту. Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Генеалогический запрос - запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода.
Запрос социально-правового характера - запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.

На какие запросы архив должен отвечать?
Архив обязан отвечать не на все запросы, а только на такие, при написании которых выполнены определенные правила. Запрос должен содержать:

сведения о том, кто его написал – название организации или фамилию имя и отчество гражданина,
почтовый адрес, чтобы можно было ответить на ваш запрос по почте,
тему – то есть должно быть четко сформулировано, что именно вы хотите узнать, просто пересказывать историю своей семьи и высказывать желание, что вы хотели бы узнать что-нибудь еще, бесполезно, нужен конкретный вопрос,
хронологические рамки запрашиваемой информации – просить найти всех носителей вашей фамилии во всех документах архива бессмысленно, но попросить сделать это по определенному региону и хронологическому периоду вполне допустимо.

На запросы, в которых эти условия не соблюдены, архивы, скорее всего, просто не ответят. На остальные запросы ответить они обязаны, но иногда случаются и странные случаи – один архив, например, не мог отвечать на запросы, потому что вследствие тяжелого материального положения не имел конвертов (это совершенно реальный случай).

Архивисты меня не похвалят, но я все же дам маленький совет

После того как вы отправили запрос, имеет смысл позвонить в архив и узнать, получен ли ваш запрос, а потом звонить еще неоднократно, чтобы узнавать, как дела. Повторю, это из разряда “вредные советы”, но это действительно помогает.

Сроки исполнения тематического или генеалогического запроса установят по предварительному согласованию с вами – они зависят от сложности поиска нужной информации.
Запрос пишем на имя директора архива. Строгой формы запроса нет, главное, чтобы все было написано понятно.
Не надо спешить и просить составить вам родословную, двигайтесь постепенно.
Письмо пишете такое:
Директору архива такого-то
Адрес
От (ваше ФИО и адрес)
Заявление

Я, (ФИО), (если вы предполагаете, что вам могут быть предоставлены льготы, напишите это сразу, то есть ветеран войны, многодетная мать, персональный пенсионер и т.п.) прошу помочь мне в генеалогическом поиске (если вы считаете, что это может рассматриваться как тематический запрос или запрос социально правового характера, напишите об этом здесь, для этого нужно указать причину поиска, например, в связи с вопросом о наследстве).
Мой (степень родства) (ФИО), (такого-то) вероисповедания, родился в таком-то населенном пункте такого-то числа такого-то года, что указано в (таком-то документе, допустим, в свидетельстве о браке). Прошу, используя имеющиеся в вашем архиве метрические книги или другие фонды, сообщить мне сведения о его родителях и прислать копии имеющихся документов. Оплату гарантирую (этот пункт можете опустить, некоторые архивы выполняют часть запросов бесплатно).
С уважением
ФИО
Дата.

А теперь пояснения “если”
1) Если вы не знаете точно, когда ваш предок родился, можете быть менее конкретны, тогда надо написать: «по семейному преданию родился в таком-то населенном пункте примерно в таком-то году» и, соответственно, в заявлении попросите уточнить дату рождения.

2)Если ваш предок жил не в деревне, а в городе, особенно в большом, где было много церковных приходов, желательно знать его адрес (тогда, скорее всего, он был прихожанином ближайшего к месту жительства прихода). Может быть, архив и согласится просмотреть сведения обо всех приходах, но стоить это будет очень дорого.

3)Если поступил непрофильный запрос (например, вы перепутали Великий и Нижний Новгород и отправили письмо не туда), архив направляет его в нужный архив или пишет в ответе, что вы ошиблись, объясняя, куда нужно обратиться. Реакция на непрофильный запрос по закону не должна быть более 5 дней с момента поступления запроса в архив.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
Архив проводит работу по исполнению тематических запросов пользователей в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению запросов пользователей согласовываются с ними – обратите внимание на этот пункт, вам должны заранее сказать о том, сколько вам придется заплатить.
При необходимости проведения поиска по значительному комплексу документов и организации их копирования архив письменно сообщает пользователю о промежуточных результатах работы.

Остались вопросы?

На сайте Федерального архивного агентства еще ответы на вопросы связанные с запросами по восстановлению родственных связей и создания генеалогического древа.

Нет времени и уверенности что справитесь, наймите частного генеалога

К созданию статьи подтолкнул комментарий:

Вот бы написали статью о том, как победить архивы и выбить справку. Невозможно дождаться ведь.

Речь идет о начальном этапе программы "НРЯ" - сборе документов, которые доказывают, что ваш предок по восходящей линии проживал в нужное время в нужном месте:

16.4. Иностранные граждане и лица без гражданства, указанные в пункте 16.1 настоящего Положения, имеющие (имевшие) родственников по прямой восходящей линии, постоянно проживающих или ранее постоянно проживавших на территории Российской Федерации либо на территории, относившейся к Российской империи или СССР, в пределах государственной границы Российской Федерации, дополнительно представляют один из документов (документы), подтверждающих (подтверждающие) наличие указанных родственников, а также факт их постоянного проживания на соответствующей территории (свидетельство о рождении, документ о заключении брака, свидетельство об усыновлении, свидетельство о смерти родственника, вид на жительство, выписку из домовой книги, копию поквартирной карточки, документ, содержащий сведения о постановке на воинский учет, военный билет или иной документ (документы).

16.5. В случае отсутствия документов, указанных в пунктах 16.3 и 16.4 настоящего Положения, заявители представляют архивные справки, выписки из архивных документов, копии документов Архивного фонда Российской Федерации и (или) иных архивных документов.

Напомню: если вы планируете пойти по НРЯ, имея вид на жительство, полученный по другой программе, собирать справки на предка не надо.

В статьях о достигнутых успехах по НРЯ ( , ) про сбор справок мало кто пишет подробно, тем не менее, этот этап является одним из самых сложных, потому что нельзя даже примерно рассчитать, сколько времени он займет и увенчается ли положительным результатом вообще. И даже на миграционную службу не попеняешь - здесь ее роль незначительна, на уровне "примем свидетельство о рождении - нет, недостаточно". Всё зависит только от вашей настойчивости, сообразительности и от желания сотрудников архива вам помочь.

Действительно ли добыть справку так сложно?

Да. Во-первых, единой базы данных, одного учреждения, или организации, одного адреса, куда можно обратиться и получить справку/выписку о подтверждении постоянного проживания на территории России (РСФСР) (тем более через интернет, в режиме "онлайн") НЕ СУЩЕСТВУЕТ .

Такую справку/документ можно получить в разных организациях, перечень которых достаточно велик (паспортные столы, управляющие организации, архивы и т.д.).

Во-вторых, сотрудники этих организаций отнюдь не всегда настроены поскорее бесплатно помочь незнакомому человеку. В ваших интересах не только собрать максимальное количество данных для запроса самостоятельно, но и регулярно напоминать о себе (например, звонить).

Ниже изложен принцип подхода к вопросу.

Из основных документов, которые можно восстановить или получить повторно (дубликат) - документы по ЗАГСу: св-ва о рождении, браке, смерти (надо точно знать даты, или хотя бы в каком году сделана актовая запись, иначе в ЗАГСе могут отказать, пояснив, что не имеют возможности перелопачивать весь архив).

Обязательно в этой цепочке от Вас до предка кроме свидетельств о рождении, на умерших надо брать свидетельства о смерти. По возможности - и о браке.

Если направляете запрос в ЗАГС другого города, обязательно: кроме почтового адреса проживания (индекс и т.д.) указывайте в запросе адрес ближайшего к вам ЗАГСа , куда Вам будет направлен ответ.

В запросе в произвольной форме излагаете суть, какой документ Вам необходим, указываете наиболее подробно известные сведения, а так же полные личные данные.

Срок рассмотрения - до 30 дней. Долго не ждите. Звоните и спрашивайте о результатах запроса (сейчас никаких проблем ни с адресом учреждения, ни с номерами телефонов, легко узнать через интернет). Если актовая запись найдена, документ вышлют.

В местном ЗАГСе при получении документа потребуют подтвердить родство: необходимы свидетельства о рождении Ваше и далее по цепочке (например родителя, если берете документ на деда); + свидетельство о смерти предка (если предок умер), и Ваш паспорт с нотариальным переводом на русский язык (можно сразу приходить с ксерокопиями).

Будьте готовы, что при получении документа "через поколение" - если получаете, например, дубликат свидетельства о рождении деда, а ваш родитель (папа или мама) живы, могут потребовать нотариальную доверенность (от папы-мамы), либо - выдадут только им. Т.е. наверняка лично Вам без доверенности дадут документ только на родителя.

На более дальних родственников по цепочке: либо доверенность от живого промежуточного предка - либо свидетельство о смерти (св-во о смерти тогда подтверждает, что вы единый прямой потомок).

Срок хранения книг государственной регистрации актов гражданского состояния в органах ЗАГС составляет 100 лет (ст. 77 ФЗ "Об актах гражданского состояния").

Форма №9 содержит информацию о зарегистрированных на жилплощади людях. Ее часто получают для осуществления сделок купли-продажи, других сделок с недвижимостью. Для получения обращаемся в организацию, которая ведет регистрационный учет по данному домостроению (ТСЖ, и т.п.). Следует иметь в виду, что для посторонних (незарегистрированных) на данной жилплощади граждан, для получения справки попросят доверенность от владельца квартиры.

Справку о регистрации так же можно получить в "паспортном столе" УВМ. Однако, сведения о снятии с регистрационного учета (в связи с выездом в другой населенный пункт, либо по смерти), согласно Адм.регламента исполнения ФМС государственной функции по организации и ведению адресно-справочной работы, приказ №422 от 29.10.2007г. п.52 хранятся в течение 10 лет, после чего подлежат уничтожению.

Предок был кадровым военным - экземпляр его личного дела будет храниться в Центральном архиве Министерства обороны РФ (ЦАМО) http://archive.mil.ru/ (МО, г.Подольск, ул.Кирова, 74).

Если был кадровым военным до 1941г. - подавайте запрос в Российский государственный военный архив http://rgvarchive.ru/ (Москва, Адм.Макарова, 29).

Для поиска информации о предках, как об участниках ВОВ, может быть полезной такая ссылка:

Общее: когда направляете запрос по почте в любую организацию, учреждение: вложите в конверт ксерокопии документов, подтверждающих Ваше родство с лицом, на которое запрашиваете сведения. Это действительно необходимо.

Районный, городской и областной архивы (в зависимости от административного подчинения населенного пункта). В любом случае, в каждой области/субъекте имеется Государственный областной архив. Ведомственные архивы, и архивы конкретных учреждений/организаций. Как конечная инстанция - федеральные архивы РФ.

Узнаем в интернете адреса (в т.ч. электронные) и телефоны. Звоним (так более рационально), выясняем, располагают ли они необходимыми сведениями (иначе выясняем к кому можно еще обратиться). Далее направляем к ним письменный запрос.

Запрос составляем в произвольной форме.

Обязательно следует указать адресата, причину обращения (в нашем случае запрос будет "социально-правовым" и выполняется бесплатно), сформулировать конкретные вопросы. Известные сведения следует изложить максимально подробно. Попросить при невозможности помочь по сути запроса, подсказать адрес уполномоченной организации, либо попросить передать запрос по компетенции.

Сначала кратко излагаете с какой целью запрашиваете сведения. Далее - максимально известные сведения про предка. Можно приложить копию свидетельства о его рождении. Для удобства и простоты восприятия (в архиве, ведь тоже живые люди работают!) обязательно излагайте известную информацию в хронологическом порядке.

Максимально четко задайте вопросы, которые следует выяснить.

Отдельным предложением, попросите в случае отсутствия требуемых сведений, подсказать куда еще можно обратиться, либо попросите переадресовать ваш запрос по компетенции.

Так же обязательно указать свои личные данные: ФИО, и обратный адрес, с указанием почтового индекса. Рекомендуется указать телефон и адрес электронной почты.

На сайтах Государственных архивов можете так же обнаружить платную услугу "генеалогического запроса". С прейскурантом цен и порядком оказания услуги можно ознакомиться на сайте госархива. Как правило, в данном случае предлагается направить в архив письмо-анкету, в которой указаны обязательные пункты, без которых поиск невозможен. Если указанных сведений достаточно для проведения поиска по документам госархива, заявителю направляется квитанция на предоплату. По завершении работы высылается окончательный расчет стоимости (с учетом предоплаты) и квитанция. Плата взимается независимо от результата поиска.

Так же не следует забывать о возможности самостоятельного поиска в читальных залах архивов.

Частные лица (организации), оказывающие услуги по генеалогическому поиску на платной основе - как возможный выбор, однако, в итоге полученные Вами документы (копии) должны быть правильным образом заверены.

Выводы. Алгоритм действий

1. Перебираете личный архив, садитесь за стол, на основании документов и известных Вам сведений ВЫПИСЫВАЕТЕ все известные достоверные факты биографии. Обращаетесь к живым родственникам за информацией, возможно у них сохранились какие документы. Будет полезным при помощи интернета так же получить информацию о данном месте, времени, политических и экономических событиях (какой населенный пункт, занятие населения, промышленные объекты, храмы и прочее).

2. Когда станет понятна общая картина, можно переходить к запросам. От городских до областных и федеральных архивов. В том числе и ведомственных. Обращаемся с запросами как о подтверждении известных фактов - для документального подтверждения. Так и в обратном направлении: значится ли в списках рабочих на предприятии Ваш родственник (Вы, например, узнали, что в известное время в данном населенном пункте было единственное предприятие). Все репрессии, ссылки, эвакуации так или иначе отражались в общих ведомственных "базах".